Bir tatilden sonra e -postaları nasıl yakalayacağınıza dair 6 harika ipucu

Gelen kutusu korkusu gerçek.

En son tatile çıktığımda, geri döndüğümde gelen kutumun nasıl görüneceğinden korkmak için neredeyse ayrılmak istemedim. (İpucu: Güzel değildi.) İlk gününüzde işyerinde ilk gününüzde daha iniltici bir şey yok.

Günlük e -posta telaşının norm olduğu işlerde çalıştım, bu da bir hafta boyunca uzak olmanın dijital çığ ile sonuçlandığı anlamına geliyordu. İşte böyle hazırladım ve sonra kazdım.

1 Ayrılmadan önce ofis dışı bir mesaj ayarlayın.

Tatil otomatik yanıtlayıcıya sahip olmak, sizinle iletişim kuran kişi sayısını azaltmaz, ancak gönderdikleri takip sayısını azaltacaktır. Ayrıca, onlara cevap veremediğinizde insanlara haber vermek de iyi bir formdur.

Ofis dışı mesajınız basit olabilir. İnsanlara, geri döndüğünüzde, ne zaman döneceğinizi ve siz giderken acil ihtiyaçlarla kiminle iletişim kurmaları gerektiğini bildirin. Mesajınızla biraz daha eğlenmek istiyorsanız, bazı seçenekler.

2 Önce reklamı ve diğer gereksiz şeyleri ayıklayın.

Gazillion e -postaları beklemek için Gmail gelen kutuma döndüğümde, yaptığım ilk şey önemsiz postayı ayıklamak. Reklam, elbette, ilk giden. Ancak Gelen Kutusu Zero'ya geri dönmeye çalıştığınızda, abone olduğunuz bültenler bile yolunuza çıkabilir.

Gmail'in sekmeleri sistemi kullanışlıdır. E-posta mesajlarım zaten önceden sıralandığında, sosyal ve promosyon sekmelerini hızlı bir şekilde gözden geçirebilirim ve bu e-postaların çoğunu hepsini seçerek, hiçbir şeyin önemli görünmediğinden emin olmak için konu satırlarını gözden geçirerek ve arşive veya silmek için konu satırlarını ortadan kaldırabilirim.

3 Yüksek öncelikli gönderenler için filtreler kullanın.

İletişim listenizde e -postaları kaçırmak istemediğiniz birkaç kişi muhtemelen var. Öncelik gönderenler adlı bir Gmail klasörüm var ve burada daha acil eyleme ihtiyaç duyan önemli mesajları saklıyorum.

Filtreleri bu klasöre otomatik olarak seçmek için kullanabilirsiniz, bu da bir süre ofisimden çıktığımda yaptığım şey budur. Sonra, geri döndüğümde, önce ne ele alacağımı biliyorum.

Ayrıca, gelen kutunuzun geri kalanını sıralarken, Güvenli Tepki için mesajları öncelikli gönderenler klasörüne taşıyarak geriye dönük olarak filtreleyebilirsiniz.

4 Bir yakalama klasörü yapın.

Artık yüksek öncelikli e -postanızı ayrı bir klasöre ayırdığınıza göre, gerisini ele alabilirsiniz. . . erteleyerek. En azından geçici olarak.

Ofiste geri dönen ilk gününüzde taşan bir gelen kutusuna bakmak, tatilinizin rahatlatıcı etkilerini geri almak için yeterli stres getirebilir. Ancak boş bir gelen kutusu mutluluktur! Bu çözüm hile gibi hissedebilir, ama bana güven, yüzlerce e -postanın işlenmesi ve bunları işlemek için zaman yok.

Bir yakalama klasörü oluşturun. Bu kadar basit. “E -posta, İşlemden”, “buraya giren tüm umutları terk etmek” e kadar istediğiniz her şeyi adlandırabilirsiniz. Ardından, tümünü seçin ve tatil e-postanızı yakalama klasörüne taşıyın. Gözsüz olacak ve gelen kutunuz asla ortaya çıkmayacağınız dipsiz bir çukur gibi hissetmek yerine, sanal depolama odanıza girebilir ve yedek zamanınız olduğunda bu daha az önemli e -postaları sıralayabilirsiniz.

Oranlar, zaten yüksek öncelikli e-posta mesajlarını sıraladıysanız, yakalama klasörünüzdeki hiçbir şeyin kritik öneme sahip olmayacağını görür. Yanlışlıkla önemli bir şeyi kaçırdıysanız (hey, en iyimizin başına gelir) bir takip e-postası alacağınızdan emin olabilirsiniz, bu sırada sorunla başa çıkabilirsiniz. Bir ay sonra yakalama klasörünüzde herhangi bir e-posta kalırsa, muhtemelen silmek veya arşivlemek güvenlidir.

5 Uygulama "ilk önce."

Şimdiye kadar, gelen kutunuz biraz daha az ezici görünüyor. Daha yüksek öncelikli mesajlarla başa çıkma zamanı. “Son, ilk çıkış” yaklaşımı yardımcı olabilir.

Aldığınız e -postaların bir kısmı sizden uzaktayken kendini halletti. Önce en son e-postayı okuduğunuzda, neyin hemen dikkat çekmesi gerektiğini ve daha sonra yakalama klasörünüze neleri filtreleyebileceğinizi hızlı bir şekilde anlayabilirsiniz. Bu yüzden aldığınız en son e -postaları kazmaya başlayın ve hatırlayın. . .

6 Yanıtları geciktirme dürtüsüne karşı koyun.

Önemli e -postaları belirledikten sonra cevaplayın. Şimdi, şimdi.

Hepimiz oradaydık. Şu anda bununla başa çıkmak için psişik enerjiden yoksun olmanız dışında, kesinlikle bir yanıta ihtiyaç duyan bir e -postaya bakıyorsunuz. Bu tür e -postaları erteleme cazibesi yoğun. Direnmek! Sıkıcı e -postalar, onları ne kadar uzun süre görmezden gelirseniz daha güçlü canavarlara dönüşür. Acil e -postalarınızdan geçmeye başladığınızda, kendinize açılırken her biriyle uğraşacağınıza dair bir söz verin. Uzun vadede kendinize teşekkür edeceksiniz.

Biraz öngörü ve bir organizasyonla, gelen kutusu çığınızın sizi gömmesini engelleyebilirsiniz. Şimdi, geri dönene kadar ofis e -postanızı yalnız bırakın ve o tatilin tadını çıkarın. Kazandın!