6 เคล็ดลับที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับวิธีการติดตามอีเมลหลังจากวันหยุดพักผ่อน

กล่องจดหมายกลัวเป็นเรื่องจริง

ครั้งสุดท้ายที่ฉันไปเที่ยวพักผ่อนฉันแทบจะไม่อยากจากไปเพราะกลัวว่ากล่องจดหมายของฉันจะเป็นอย่างไรเมื่อฉันกลับมา (คำแนะนำ: มันไม่สวย) ไม่มีอะไรจะคร่ำครวญในวันแรกของคุณกลับมาทำงานมากกว่าเปิดไคลเอนต์อีเมลของคุณเพื่อดูว่าคุณมีอีเมล 1,487 ฉบับรอ

ฉันทำงานในงานที่ได้รับอีเมลประจำวันที่วุ่นวายเป็นบรรทัดฐานซึ่งหมายความว่าการออกไปเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ส่งผลให้มีหิมะถล่มดิจิตอล นี่คือวิธีที่ฉันเตรียมไว้แล้วขุดออกมา

1 ตั้งค่าข้อความนอกสำนักงานก่อนออกเดินทาง

การมีการตอบกลับอัตโนมัติในช่วงวันหยุดจะไม่ลดจำนวนคนที่ติดต่อคุณ แต่มันจะลดจำนวนการติดตามที่พวกเขาส่ง นอกจากนี้ยังเป็นรูปแบบที่ดีที่จะให้คนอื่นรู้ว่าเมื่อคุณไม่สามารถตอบคำถามได้

ข้อความนอกสำนักงานของคุณอาจเป็นเรื่องง่าย เพียงแค่ให้คนอื่นรู้ว่าคุณไม่พร้อมใช้งานเมื่อคุณจะกลับมาและพวกเขาควรติดต่อกับความต้องการเร่งด่วนใด ๆ ในขณะที่คุณจากไป หากคุณต้องการสนุกกับข้อความของคุณมากขึ้นนี่คือตัวเลือกบางอย่าง

2 วัชพืชโฆษณาและสิ่งอื่น ๆ ที่ไม่จำเป็นก่อน

เมื่อฉันกลับไปที่กล่องจดหมาย Gmail ของฉันเพื่อค้นหาอีเมลที่รอคอยมาหลายพันล้านเรื่องสิ่งแรกที่ฉันทำคือกำจัดจดหมายขยะ การโฆษณาแน่นอนเป็นคนแรกที่ไป แต่เมื่อคุณพยายามกลับไปที่กล่องจดหมายถึง Zero แม้กระทั่งจดหมายข่าวที่คุณสมัครสมาชิกสามารถไปได้ในแบบของคุณ

ระบบแท็บของ Gmail มีประโยชน์ เมื่อข้อความอีเมลของฉันถูกจัดเรียงไว้ล่วงหน้าแล้วฉันสามารถผ่านแท็บโซเชียลและโปรโมชั่นได้อย่างรวดเร็วและกำจัดอีเมลเหล่านั้นส่วนใหญ่ออกจากค้างคาวโดยเลือกพวกเขาทั้งหมดอ่านหัวเรื่องเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรสำคัญ

3 ใช้ตัวกรองสำหรับผู้ส่งที่มีลำดับความสำคัญสูง

มีแนวโน้มว่าจะมีคนไม่กี่คนในรายชื่อติดต่อของคุณที่คุณไม่อยากพลาดอีเมล ฉันมีโฟลเดอร์ Gmail ที่เรียกว่าผู้ส่งลำดับความสำคัญซึ่งฉันเก็บข้อความสำคัญที่ต้องการการดำเนินการทันที

คุณสามารถใช้ตัวกรองเพื่อให้มีข้อความเรียงลำดับอัตโนมัติไปยังโฟลเดอร์นี้ซึ่งเป็นสิ่งที่ฉันทำเมื่อฉันออกจากสำนักงานสักพัก จากนั้นเมื่อฉันกลับมาฉันรู้ว่าจะจัดการอะไรก่อน

นอกจากนี้คุณยังสามารถกรองย้อนหลังได้โดยการย้ายข้อความไปยังโฟลเดอร์ผู้ส่งลำดับความสำคัญเพื่อความปลอดภัยในขณะที่คุณเรียงลำดับกล่องจดหมายที่เหลือ

4 สร้างโฟลเดอร์ติดตาม

ตอนนี้คุณได้จัดเรียงอีเมลลำดับความสำคัญสูงของคุณลงในโฟลเดอร์แยกต่างหากคุณสามารถจัดการกับส่วนที่เหลือได้ - - โดยวางมันออก อย่างน้อยก็ชั่วคราว

การจ้องมองที่กล่องจดหมายที่ล้นในวันแรกของคุณกลับมาที่สำนักงานสามารถนำความเครียดมาให้เพียงพอในการยกเลิกผลกระทบที่ผ่อนคลายของวันหยุดพักผ่อนของคุณ อย่างไรก็ตามกล่องจดหมายที่ว่างเปล่าคือความสุข! วิธีแก้ปัญหานี้อาจรู้สึกเหมือนโกง แต่เชื่อใจฉันมันเป็นวิธีที่ดีในการบรรเทาความเครียดของการมีอีเมลหลายร้อยฉบับในการประมวลผลและไม่มีเวลาประมวลผล

สร้างโฟลเดอร์ Catch-Up มันง่ายอย่างที่ คุณสามารถตั้งชื่อได้ทุกอย่างที่คุณต้องการตั้งแต่“ อีเมลถึงกระบวนการ” ถึง“ ละทิ้งความหวังทั้งหมดที่คุณเข้ามาที่นี่” จากนั้นเพียงเลือกทั้งหมดและย้ายอีเมลวันหยุดของคุณไปยังโฟลเดอร์ Catch-Up มันจะไม่อยู่ในสายตาและแทนที่จะรู้สึกเหมือนกล่องจดหมายของคุณเป็นหลุมที่ไม่มีจุดต่ำสุดที่คุณจะไม่ปรากฏตัวคุณจะสามารถเข้าไปในห้องเก็บของเสมือนจริงของคุณและจัดเรียงอีเมลที่สำคัญน้อยกว่าเมื่อใดก็ตามที่คุณมีเวลาว่าง

อัตราต่อรองเป็นสิ่งที่ดีที่หากคุณเรียงลำดับข้อความอีเมลลำดับความสำคัญสูงอยู่แล้วไม่มีอะไรในโฟลเดอร์ Catch-Up ของคุณจะมีความสำคัญอย่างยิ่ง หากคุณพลาดสิ่งที่สำคัญโดยไม่ตั้งใจ (เฮ้มันเกิดขึ้นกับสิ่งที่ดีที่สุดของเรา) คุณจะได้รับอีเมลติดตามผลในเวลาที่คุณสามารถจัดการกับปัญหาได้ หากอีเมลใด ๆ ยังคงอยู่ในโฟลเดอร์การติดตามของคุณหลังจากผ่านไปหนึ่งเดือนมันอาจปลอดภัยในการลบหรือเก็บถาวร

5 ฝึกซ้อม“ สุดท้ายก่อนออก”

ถึงตอนนี้กล่องจดหมายของคุณควรดูน้อยลงเล็กน้อย ถึงเวลาจัดการกับข้อความลำดับความสำคัญที่สูงขึ้น การใช้วิธีการ“ เข้ามาครั้งสุดท้ายก่อน” สามารถช่วยได้

อีเมลบางส่วนที่คุณได้รับได้แยกตัวออกไปแล้วในขณะที่คุณไม่อยู่ เมื่อคุณอ่านอีเมลล่าสุดก่อนคุณสามารถทราบได้อย่างรวดเร็วว่าต้องการความสนใจทันทีและสิ่งที่คุณสามารถกรองลงในโฟลเดอร์ Catch-Up ของคุณได้ในภายหลัง ดังนั้นเริ่มขุดลงในอีเมลล่าสุดที่คุณได้รับและจำไว้ - -

6 ต่อต้านการกระตุ้นที่จะชะลอการตอบสนอง

เมื่อคุณระบุอีเมลที่สำคัญแล้วให้ตอบ ชอบตอนนี้

เราทุกคนอยู่ที่นั่น คุณกำลังจ้องมองอีเมลที่ต้องการการตอบกลับอย่างแน่นอนยกเว้นว่าคุณขาดพลังจิตที่จะจัดการกับมันในขณะนี้ สิ่งล่อใจที่จะปิดอีเมลประเภทนั้นรุนแรง ต้านทาน! อีเมลที่น่ารำคาญเติบโตขึ้นเป็นสัตว์ประหลาดที่ทรงพลังยิ่งกว่าที่คุณไม่สนใจ เมื่อคุณเริ่มผ่านอีเมลเร่งด่วนของคุณให้สัญญากับตัวเองว่าคุณจะจัดการกับแต่ละคนในขณะที่คุณเปิด คุณจะขอบคุณตัวเองในระยะยาว

ด้วยความสุขุมเล็กน้อยและบางองค์กรคุณสามารถป้องกันไม่ให้ Inbox Avalanche ของคุณฝังคุณ ตอนนี้ออกจากอีเมลสำนักงานของคุณคนเดียวจนกว่าคุณจะกลับมาและไปสนุกกับวันหยุดนั้น คุณได้รับมัน!