6 замечательных советов о том, как догнать электронные письма после отпуска

Входящие страх настоящий.

В последний раз, когда я выходил на отпуск, я почти не хотел уходить, опасаясь, как будет выглядеть мой почтовый ящик, когда вернусь. (Подсказка: это было не красиво.) В вашем первом дне на работе нет ничего более стон, чем открытие вашего почтового клиента, чтобы увидеть, что у вас есть 1487 электронных писем.

Я работал на рабочих местах, где получение ежедневной электронной почты была нормой, что означало, что отсутствие в течение недели привело к цифровой лавине. Вот как я приготовился, а затем выкопал.

1 Установите сообщение за пределами офиса, прежде чем уйти.

Наличие автозаправления отпуска не будет сокращать количество людей, которые связываются с вами, но это сократит количество отправленных последующих наблюдений. Это также хорошая форма, чтобы люди знали, когда вы не можете ответить на них.

Ваше сообщение о офисе может быть простым. Просто дайте людям знать, что вы недоступны, когда вы вернетесь, и с кем им следует обращаться с любыми неотложными потребностями, пока вас ушли. Если вы хотите немного повеселиться с вашим сообщением, вот несколько вариантов.

2 Сначала отсеивайте рекламу и другие ненужные вещи.

Когда я возвращаюсь в свой почтовый ящик Gmail, чтобы найти ожидающие электронные письма, первое, что я делаю, - это откидывание нежелательной почты. Реклама, конечно, первая. Но когда вы пытаетесь вернуться к inbox Zero, даже информационные бюллетени, на которые вы подписались, могут мешать вам.

Система вкладок Gmail удобна. Когда мои сообщения электронной почты уже предварительно сортируются, я могу быстро пройти через социальные и рекламные вкладки и сразу же устранить большинство этих электронных писем, выбрав их все, снимая линии темы, чтобы убедиться, что ничего не выглядит важным, а затем нажимая архив или удаление.

3 Используйте фильтры для высокоприоритетных отправителей.

Вероятно, в вашем списке контактов есть несколько человек, электронные письма, вы не хотите пропустить. У меня есть папка Gmail под названием «Приоритетные отправители», где я храню важные сообщения, которые требуют более немедленных действий.

Вы можете использовать фильтры для того, чтобы сообщества автоматически отстарали в эту папку, что я делаю, когда на некоторое время вне своего офиса. Затем, когда я вернусь, я знаю, что сначала заняться.

Вы также можете отфильтровать задним числом, перемещая сообщения в папку «Приоритетные отправители» для сейфа, пока вы сортируете остальную часть вашего почтового ящика.

4 Сделайте папку с догнанием.

Теперь, когда вы отсортировали свое электронное письмо с высоким приоритетом в отдельную папку, вы можете справиться с остальными. Полем Полем Откладывая это. По крайней мере временно.

Глядя на переполненный почтовый ящик в первый день в офисе может привести к достаточному стрессу, чтобы отменить расслабляющие эффекты вашего отпуска. Однако пустой почтовый ящик - это блаженство! Это решение может показаться мошенничеством, но, поверьте мне, это отличный способ облегчить нагрузку на наличие сотен электронных писем для обработки и отсутствия времени для их обработки.

Создайте папку с догнанием. Это так просто. Вы можете назвать это все, что вам нравится, от «электронной почты к обработке» до «отказаться от всех, надеясь, что вы входите здесь». Затем просто выберите все и перенесите электронное письмо от отдыха в папку. Это будет вне поля зрения, и вместо того, чтобы почувствовать, что ваш почтовый ящик - это бездонная яма, из которой вы никогда не появитесь, вы сможете отправиться в свою виртуальную комнату для хранения и разобраться в этих менее важных электронных письмах, когда у вас есть время.

Скорее всего, если вы уже отсортировали сообщения по электронной почте с высоким приоритетом, ничто в папке в вашей папке не будет иметь решающего важности. Если вы случайно пропустили что-то значительное (эй, это случится с лучшими из нас), вы обязательно получите последующее электронное письмо, в это время вы можете решить эту проблему. Если какое-либо электронное письмо остается в вашей папке с догнанием через месяц, вероятно, безопасно удалить или архивировать его.

5 Практикуйте «Последний, сначала».

К настоящему времени ваш почтовый ящик должен выглядеть немного менее подавляющим. Пришло время справиться с более высокими приоритетными сообщениями. Принять подход «Последний, сначала» может помочь.

Некоторые из полученных вами электронного письма уже разобрались, пока вас не было. Когда вы сначала прочитаете самое последнее электронное письмо, вы можете быстро выяснить, что нужно немедленно внимательно и что вы можете отфильтровать в свою папку с догнанием на потом. Так что начните копаться в самых последних электронных письмах, которые вы получили, и помните. Полем Полем

6 сопротивляться желанию отложить ответы.

После того, как вы определили важные электронные письма, ответьте на них. Мол, сейчас.

Мы все были там. Вы смотрите на электронное письмо, которое абсолютно требует ответа, за исключением того, что вам не хватает психической энергии, чтобы справиться с ним в данный момент. Соблащение отложить эти типы электронных писем, интенсивно. Сопротивляться! Надоедливые электронные письма превращаются в более сильные монстры, чем дольше вы их игнорируете. Когда вы начнете просматривать свои срочные электронные письма, дайте себе обещание, что вы будете иметь дело с каждым из них, когда вы откроете их. Вы благодарите себя в долгосрочной перспективе.

С небольшим количеством предсказания и какой -то организацией, вы можете не допустить, чтобы свой входящий лавин был погребением. Теперь оставьте электронную почту в офисе в покое, пока не вернетесь, и отправляйтесь насладиться этим отпуском. Вы заработали это!