6 meravigliosi consigli su come recuperare le e -mail dopo una vacanza

Il terrore della posta in arrivo è reale.

L'ultima volta che ho fatto una vacanza, quasi non volevo andarmene per paura di come sarebbe stata la mia casella di posta quando sono tornato. (Suggerimento: non è stato carino.) Non c'è niente di più che induce il gemito il tuo primo giorno di ritorno al lavoro che aprire il tuo client di posta elettronica per vedere che hai 1.487 e-mail in attesa.

Ho lavorato in lavori in cui ottenere una raffica di e -mail giornaliera era la norma, il che significava che essere via per una settimana ha portato a una valanga digitale. Ecco come ho preparato e poi scavato.

1 Impostare un messaggio fuori dall'office prima di partire.

Avere una vacanza auto-risponditore non ridurrà il numero di persone che ti contattano, ma ridurrà il numero di follow-up che inviano. È anche una buona forma far sapere alle persone quando non sei in grado di rispondere.

Il tuo messaggio fuori office può essere semplice. Fai sapere alle persone che non sei disponibile, quando tornerai e chi dovrebbero contattare con eventuali bisogni urgenti mentre sei andato. Se desideri divertirti un po 'con il tuo messaggio, ecco alcune opzioni.

2 Elimina prima la pubblicità e altre cose inutili.

Quando torno alla mia casella di posta di Gmail per trovare un'e -mail di Gazillion in attesa, la prima cosa che faccio è eliminare la posta spazzatura. La pubblicità, ovviamente, è la prima ad andare. Ma quando stai cercando di tornare a Inbox Zero, anche le newsletter a cui ti sei iscritto possono ostacolare.

Il sistema delle schede di Gmail è utile. Quando i miei messaggi di posta elettronica sono già pre-ordinati, posso esaminare rapidamente le schede sociali e delle promozioni ed eliminare la maggior parte di quelle e-mail appena fuori selezionandoli tutti, scremando le righe dell'oggetto per assicurarsi che nulla sembrasse importante e quindi colpendo l'archivio o eliminare.

3 Utilizzare i filtri per i mittenti ad alta priorità.

Probabilmente ci sono alcune persone nella tua lista di contatti le cui e -mail non vuoi perderti. Ho una cartella Gmail chiamata mittenti prioritarie in cui memorizzo importanti messaggi che necessitano di azioni più immediate.

Puoi usare i filtri per avere messaggi automatici in questa cartella, che è quello che faccio quando sono fuori dal mio ufficio per un po '. Quindi, quando torno, so prima cosa affrontare.

È inoltre possibile filtrare retroattivamente spostando i messaggi nella cartella dei mittenti prioritari per la custodia mentre ordini il resto della tua casella di posta.

4 Crea una cartella di recupero.

Ora che hai ordinato la tua email ad alta priorità in una cartella separata, puoi gestire il resto. . . rimandando. Almeno temporaneamente.

Fissare una posta in arrivo traboccante il primo giorno in ufficio può portare abbastanza stress da annullare gli effetti rilassanti della tua vacanza. Una casella di posta vuota, tuttavia, è felicità! Questa soluzione potrebbe sembrare come barare, ma fidati di me, è un ottimo modo per alleviare la tensione di avere centinaia di e -mail da elaborare e non c'è tempo per elaborarli.

Crea una cartella di recupero. È così semplice. Puoi nominarlo come ti piace, da "e -mail a elabora" a "abbandonare tutte le speranze che entrate qui". Quindi, seleziona semplicemente tutto e sposta la tua e-mail di vacanza nella cartella di recupero. Sarà fuori dalla vista e invece di sentirsi come se la tua casella di posta è una fossa senza fondo da cui non emergerai mai, sarai in grado di avventurarti nel tuo deposito virtuale e ordinare tramite quelle e -mail meno importanti ogni volta che hai tempo da perdere.

Le probabilità sono buone che se hai già ordinato messaggi di posta elettronica ad alta priorità, nulla nella cartella di recupero sarà di fondamentale importanza. Se ti sei perso accidentalmente qualcosa di significativo (ehi, succede al meglio di noi) sei sicuro di ricevere un'e-mail di follow-up, in quel momento puoi affrontare il problema. Se una e-mail rimane nella cartella di recupero dopo un mese, probabilmente è sicuro eliminarla o archiviarla.

5 pratica "ultimo in, primo out".

Ormai, la tua casella di posta dovrebbe sembrare leggermente meno schiacciante. È tempo di gestire i messaggi prioritari più elevati. Adottare un approccio "ultimo in, primo out" può aiutare.

Parte delle e -mail che hai ricevuto si sono già risolte mentre eri via. Quando leggi prima l'e-mail più recente, puoi capire rapidamente cosa necessita di attenzione immediata e cosa puoi filtrare nella cartella di recupero per dopo. Quindi inizia a scavare nelle e -mail più recenti che hai ricevuto e ricorda. . .

6 Resistere all'impulso di ritardare le risposte.

Dopo aver identificato importanti e -mail, rispondi. Come, ora.

Siamo stati tutti lì. Stai fissando un'e -mail che ha assolutamente bisogno di una risposta, tranne per il fatto che ti manca l'energia psichica per affrontarla nel momento. La tentazione di rimandare questi tipi di e -mail è intensa. Resistere! Le e -mail fastidiose crescono in mostri più potenti più a lungo li ignori. Quando inizi a passare attraverso le tue e -mail urgenti, fai una promessa che ti occuperai di ognuna mentre lo apri. Ti ringrazierai a lungo termine.

Con un po 'di previdenza e un po' di organizzazione, puoi impedire alla tua valanga nella casella di seppellirti. Ora, lascia la tua e -mail dell'ufficio da solo fino al tuo ritorno e goditi quella vacanza. L'hai guadagnato!