6 Dicas maravilhosas sobre como recuperar o atraso em e -mails após férias

O pavor da caixa de entrada é real.

Na última vez em que tirei férias, quase não queria sair por medo de como seria minha caixa de entrada quando voltasse. (Dica: não foi bonito.) Não há nada mais indutor de gemidos no seu primeiro dia de volta ao trabalho do que abrir seu cliente de e-mail para ver que você tem 1.487 e-mails esperando.

Eu trabalhei em empregos em que obter uma enxurrada de e -mail diário era a norma, o que significava que ficar fora por uma semana resultou em uma avalanche digital. Aqui está como eu me preparei e depois cavei.

Eu configurei uma mensagem fora do escritório antes de sair.

Ter um resumo automático de férias não reduzirá o número de pessoas que entram em contato com você, mas reduzirá o número de acompanhamentos que eles enviam. Também é uma boa forma para informar as pessoas quando você não é capaz de respondê -las.

Sua mensagem fora do escritório pode ser simples. Deixe as pessoas saber que você não está disponível, quando você voltar e com quem elas devem entrar em contato com qualquer necessidade urgente enquanto você se foi. Se você quiser se divertir um pouco mais com sua mensagem, aqui estão algumas opções.

2 eliminar a publicidade e outras coisas desnecessárias primeiro.

Quando volto à minha caixa de entrada do Gmail para encontrar um gazilhão de e -mails esperando, a primeira coisa que faço é eliminar o lixo eletrônico. A publicidade, é claro, é a primeira a ir. Mas quando você está tentando voltar à caixa de entrada zero, até os boletins que você se inscreveu podem atrapalhar o seu caminho.

O sistema de guias do Gmail é útil. Quando minhas mensagens de e-mail já são pré-classificadas, posso passar pelas guias sociais e de promoções rapidamente e eliminar a maioria desses e-mails logo de cara, selecionando todos, pulando as linhas de assunto para garantir que nada pareça importante e depois acertar o arquivo ou excluir.

3 Use filtros para remetentes de alta prioridade.

Provavelmente existem algumas pessoas na sua lista de contatos cujos e -mails você não deseja perder. Eu tenho uma pasta do Gmail chamada Prioritária, onde eu guardo mensagens importantes que precisam de ações mais imediatas.

Você pode usar filtros para ter mensagens automaticamente para esta pasta, que é o que faço quando estou fora do meu escritório por um tempo. Então, quando volto, sei o que enfrentar primeiro.

Você também pode filtrar retroativamente, movendo mensagens para a pasta prioritária dos remetentes para proteger enquanto classifica o restante da sua caixa de entrada.

4 Faça uma pasta de recuperação.

Agora que você classificou seu e -mail de alta prioridade em uma pasta separada, você pode lidar com o resto. . . adiando isso. Pelo menos temporariamente.

Olhar para uma caixa de entrada transbordante no seu primeiro dia de volta ao escritório pode causar estresse suficiente para desfazer os efeitos relaxantes de suas férias. Uma caixa de entrada vazia, no entanto, é uma felicidade! Essa solução pode parecer trapaça, mas confie em mim, é uma ótima maneira de aliviar a tensão de ter centenas de e -mails para processar e sem tempo para processá -los.

Crie uma pasta de recuperação. É tão simples assim. Você pode nomear o que quiser, de "email a processo" e "abandonar todos os que você entra aqui". Em seguida, basta selecionar tudo e mover seu e-mail de férias para a pasta de recuperação. Ficará fora de vista e, em vez de sentir que sua caixa de entrada é um poço sem fundo do qual você nunca emergirá, poderá se aventurar em sua sala de armazenamento virtual e resolver esses e -mails menos importantes sempre que tiver tempo de sobra.

É bom que, se você já classificou mensagens de email de alta prioridade, nada na sua pasta de recuperação será de importância crítica. Se você acidentalmente perdeu algo significativo (ei, isso acontece com o melhor de nós), com certeza receberá um e-mail de acompanhamento, quando pode lidar com o problema. Se algum email permanecer em sua pasta de recuperação após um mês, provavelmente é seguro excluí-lo ou arquivá-lo.

5 Pratique "por último, primeiro a sair".

Até agora, sua caixa de entrada deve parecer um pouco menos esmagadora. É hora de lidar com as mensagens de maior prioridade. Aproximar uma abordagem de "última parte, primeiro" pode ajudar.

Alguns dos e -mails que você recebeu já se separaram enquanto você estava fora. Quando você lê o e-mail mais recente primeiro, pode descobrir rapidamente o que precisa de atenção imediata e o que pode filtrar na sua pasta de recuperação mais tarde. Então comece a cavar os e -mails mais recentes que você recebeu e lembre -se. . .

6 Resista ao desejo de atrasar as respostas.

Depois de identificar e -mails importantes, responda. Como, agora.

Todos nós já estivemos lá. Você está olhando para um e -mail que precisa absolutamente de uma resposta, exceto que você não tem energia psíquica para lidar com isso no momento. A tentação de adiar esses tipos de e -mails é intensa. Resistir! Os e -mails incômodos crescem em monstros mais poderosos quanto mais você os ignora. Quando você começar a passar por seus e -mails urgentes, faça uma promessa de que você lidará com cada um ao abrir. Você agradecerá a si mesmo a longo prazo.

Com um pouco de premeditação e alguma organização, você pode impedir que sua Avalanche de entrada o enterre. Agora, deixe o e -mail do seu escritório em paz até voltar e aproveite as férias. Você ganhou!