6 tips indah tentang cara mengejar email setelah liburan

Kotak masuk ketakutan itu nyata.

Terakhir kali saya berlibur, saya hampir tidak ingin pergi karena takut seperti apa kotak masuk saya ketika saya kembali. (Petunjuk: Itu tidak cantik.) Tidak ada lagi yang menimbulkan erangan pada hari pertama Anda di tempat kerja daripada membuka klien email Anda untuk melihat Anda memiliki 1.487 email yang menunggu.

Saya telah bekerja di pekerjaan di mana mendapatkan kesibukan email harian adalah norma, yang berarti bahwa sedang pergi selama seminggu menghasilkan longsoran digital. Begini cara saya bersiap dan kemudian menggali.

1 Siapkan pesan di luar kantor sebelum Anda pergi.

Memiliki liburan-responder otomatis tidak akan mengurangi jumlah orang yang menghubungi Anda, tetapi itu akan mengurangi jumlah tindak lanjut yang mereka kirim. Ini juga bentuk yang baik untuk memberi tahu orang ketika Anda tidak dapat menjawabnya.

Pesan di luar kantor Anda bisa sederhana. Biarkan orang tahu Anda tidak tersedia, ketika Anda akan kembali, dan siapa yang harus mereka hubungi dengan kebutuhan mendesak saat Anda pergi. Jika Anda ingin bersenang -senang dengan pesan Anda, berikut adalah beberapa opsi.

2 menyingkirkan iklan dan hal -hal lain yang tidak perlu terlebih dahulu.

Ketika saya kembali ke kotak masuk Gmail saya untuk menemukan gazillion email menunggu, hal pertama yang saya lakukan adalah menyingkirkan surat sampah. Iklan, tentu saja, adalah yang pertama pergi. Tetapi ketika Anda mencoba untuk kembali ke Inbox Zero, bahkan buletin yang Anda langgar dapat menghalangi Anda.

Sistem tab Gmail berguna. Ketika pesan email saya sudah pra-disortir, saya dapat melalui tab Sosial dan Promosi dengan cepat dan menghilangkan sebagian besar email tersebut langsung dengan memilih semuanya, membaca baris subjek untuk memastikan tidak ada yang terlihat penting, dan kemudian memukul arsip atau hapus.

3 Gunakan filter untuk pengirim prioritas tinggi.

Kemungkinan ada beberapa orang di daftar kontak Anda yang emailnya tidak ingin Anda lewatkan. Saya memiliki folder Gmail yang disebut pengirim prioritas di mana saya menyimpan pesan penting yang membutuhkan lebih banyak tindakan segera.

Anda dapat menggunakan filter untuk memiliki pesan-usaha ke folder ini, itulah yang saya lakukan ketika saya keluar dari kantor saya untuk sementara waktu. Lalu, ketika saya kembali, saya tahu harus ditangani terlebih dahulu.

Anda juga dapat menyaring secara surut dengan memindahkan pesan ke folder pengirim prioritas untuk diamankan saat Anda mengurutkan sisa kotak masuk Anda.

4 Buat folder catch-up.

Sekarang setelah Anda mengurutkan email prioritas tinggi ke dalam folder terpisah, Anda dapat menangani sisanya. . . dengan menundanya. Setidaknya sementara.

Menatap kotak masuk yang meluap pada hari pertama Anda di kantor dapat menyebabkan stres yang cukup untuk membatalkan efek santai dari liburan Anda. Kotak masuk yang kosong, bagaimanapun, adalah kebahagiaan! Solusi ini mungkin terasa seperti curang, tetapi percayalah, ini adalah cara yang bagus untuk meringankan ketegangan memiliki ratusan email untuk diproses dan tidak ada waktu untuk memprosesnya.

Buat folder catch-up. Sesederhana itu. Anda dapat menamainya apa pun yang Anda suka, dari "email ke proses" hingga "meninggalkan semua harapan kamu yang masuk ke sini." Kemudian, cukup pilih semua dan pindahkan email liburan Anda ke folder catch-up. Ini akan tidak terlihat, dan alih -alih merasa seperti kotak masuk Anda adalah lubang tanpa dasar dari mana Anda tidak akan pernah muncul, Anda akan dapat menjelajah ke ruang penyimpanan virtual Anda dan memilah -milah email yang kurang penting kapan pun Anda punya waktu luang.

Kemungkinannya bagus bahwa jika Anda sudah mengurutkan pesan email prioritas tinggi, tidak ada dalam folder catch-up Anda yang sangat penting. Jika Anda tidak sengaja melewatkan sesuatu yang signifikan (hei, itu terjadi pada yang terbaik dari kami) Anda pasti akan mendapatkan email tindak lanjut, di mana Anda dapat menangani masalah ini. Jika ada email yang tersisa di folder catch-up Anda setelah sebulan, mungkin aman untuk menghapus atau mengarsipkannya.

5 Berlatih "Terakhir, pertama keluar."

Sekarang, kotak masuk Anda harus terlihat sedikit kurang berlebihan. Saatnya berurusan dengan pesan prioritas yang lebih tinggi. Mengambil pendekatan "terakhir, pertama keluar" dapat membantu.

Beberapa email yang Anda terima sudah beres saat Anda pergi. Saat Anda membaca email terbaru terlebih dahulu, Anda dapat dengan cepat mencari tahu apa yang perlu diperhatikan dan apa yang dapat Anda filter ke folder catch-up Anda nanti. Jadi mulailah menggali email terbaru yang Anda terima, dan ingat. . .

6 menolak keinginan untuk menunda respons.

Setelah Anda mengidentifikasi email penting, jawablah. Seperti, sekarang.

Kita semua pernah ke sana. Anda menatap email yang benar -benar membutuhkan tanggapan, kecuali bahwa Anda tidak memiliki energi psikis untuk menghadapinya pada saat ini. Godaan untuk menunda jenis email itu sangat intens. Melawan! Email yang mengganggu tumbuh menjadi monster yang lebih kuat semakin lama Anda mengabaikannya. Ketika Anda mulai melalui email yang mendesak, jadikan diri Anda janji bahwa Anda akan berurusan dengan masing -masing saat Anda membukanya. Anda akan berterima kasih kepada diri sendiri dalam jangka panjang.

Dengan sedikit pemikiran ke depan dan beberapa organisasi, Anda dapat menjaga agar longsor kotak masuk Anda tidak mengubur Anda. Sekarang, tinggalkan email kantor Anda sendirian sampai Anda kembali, dan nikmati liburan itu. Anda mendapatkannya!