6 wspaniałych wskazówek, jak nadrobić zaległości e -maile po wakacjach

Strach odbiorczej jest prawdziwy.

Ostatnim razem, gdy spędziłem wakacje, prawie nie chciałem wychodzić z obawy przed moją skrzynką odbiorczą, kiedy wróciłem. (Wskazówka: nie było ładne.) W pierwszym dniu w pracy nie ma nic bardziej naruszającego się, niż otwieranie klienta e-mail, aby zobaczyć, że masz 1487 e-maili.

Pracowałem w pracy, w której uzyskanie lawiny codziennego e -maila było normą, co oznaczało, że bycie nieobecnym przez tydzień zaowocowało cyfrową lawiną. Oto jak się przygotowałem, a potem wykopałem.

Przed wyjazdem skonfiguruj wiadomość poza zbiornikiem.

Posiadanie auto-respondera wakacyjnego nie zmniejszy liczby osób, które się z tobą skontaktują, ale zmniejszy to liczbę wysyłanych następczy. To także dobra forma, aby poinformować ludzi, gdy nie jesteś w stanie na nie odpowiedzieć.

Twoja wiadomość poza zbiornikiem może być prosta. Po prostu poinformuj ludzi, że jesteś niedostępny, kiedy wrócisz i kogo powinni skontaktować się z wszelkimi pilnymi potrzebami podczas odejścia. Jeśli chcesz mieć trochę więcej zabawy dzięki swojej wiadomości, oto kilka opcji.

2 Najpierw wyrzuć reklamę i inne niepotrzebne rzeczy.

Kiedy wracam do mojej skrzynki odbiorczej Gmail, aby znaleźć czekające e -maile z gazillion, pierwszą rzeczą, którą robię, jest wyeliminowanie poczty śmieci. Reklama jest oczywiście pierwszą. Ale kiedy próbujesz wrócić do skrzynki odbiorczej, nawet biuletyny, które subskrybowałeś, mogą wejść na twoją stronę.

System TABS Gmaila jest przydatny. Kiedy moje wiadomości e-mail są już wcześniejsze, mogę szybko przejrzeć karty społecznościowe i promocyjne i wyeliminować większość tych e-maili od razu, wybierając je wszystkie, przeglądając linie tematyczne, aby upewnić się, że nic nie wygląda na ważne, a następnie uderzając archiwum lub usunąć.

3 Używaj filtrów dla nadawców o wysokim priorytecie.

Na liście kontaktów jest prawdopodobnie kilka osób, których e -maile nie chcesz przegapić. Mam folder Gmail o nazwie nadawców priorytetowych, w którym przechowuję ważne wiadomości, które wymagają bardziej natychmiastowego działania.

Możesz użyć filtrów, aby komunikaty automatycznie sortowały w tym folderze, co robię, gdy jestem poza moim biurem przez jakiś czas. Potem, kiedy wracam, wiem, co najpierw zająć się.

Możesz także filtrować z mocą wsteczną, przenosząc wiadomości do folderu nadawców priorytetowych do przechowywania podczas sortowania reszty skrzynki odbiorczej.

4 Zrób folder nadrabiania zaległości.

Teraz, gdy posortowałeś swój wysoki priorytetowy e -mail w osobnym folderze, możesz poradzić sobie z resztą. . . Odkładając to. Przynajmniej tymczasowo.

Gapienie się na przepełnioną skrzynkę odbiorczą pierwszego dnia w biurze może spowodować wystarczający stres, aby cofnąć relaksujące skutki wakacji. Pustą skrzynką odbiorczą jest jednak błogość! To rozwiązanie może wydawać się oszukiwaniem, ale zaufaj mi, to świetny sposób na złagodzenie obciążenia posiadania setek wiadomości e -mail do przetworzenia i brak czasu na ich przetworzenie.

Utwórz folder nadrabiania zaległości. To jest tak proste. Możesz nazwać to, co chcesz, od „e -maila do procesu” po „porzucenie wszelkiej nadziei, którzy tu wchodzą”. Następnie po prostu wybierz wszystko i przenieś e-mail wakacyjny do folderu nadrabiania zaległości. Będzie poza zasięgiem wzroku i zamiast czuć, że Twoja skrzynka odbiorcza jest bezdenną jamą, z której nigdy się nie wyłonisz, będziesz mógł zapuszczać się do wirtualnej pamięci magazynowej i sortować te mniej ważne e -maile, gdy tylko będziesz mieć czas do stracenia.

Szanse są dobre, że jeśli już posortowałeś wiadomości e-mail o wysokim priorytecie, nic w folderze nadrabiania zaległości nie będzie miało kluczowego znaczenia. Jeśli przypadkowo przegapiłeś coś znaczącego (hej, zdarza się to z najlepszymi z nas), na pewno otrzymasz kontakt z kontaktami z następstwem, w którym to czasie możesz poradzić sobie z tym problemem. Jeśli jakikolwiek e-mail pozostanie w folderze nadrabiania zaległości po miesiącu, prawdopodobnie można go bezpiecznie usunąć lub archiwizować.

5 Przećwicz „Ostatni, najpierw”.

Do tej pory Twoja skrzynka odbiorcza powinna wyglądać nieco mniej przytłaczająco. Czas poradzić sobie z wiadomościami o wyższym priorytecie. Podejście „ostatnie, pierwsze wyjście” może pomóc.

Niektóre z otrzymanych wiadomości e -mail już się rozwiązało, gdy cię nie było. Kiedy najpierw czytasz najnowszy e-mail, możesz szybko dowiedzieć się, co wymaga natychmiastowej uwagi i co możesz odfiltrować w folderze nadrabiania zaległości. Zacznij więc kopać w najnowsze e -maile, które otrzymałeś i pamiętaj. . .

6 Oprzyj się chęci opóźnienia odpowiedzi.

Po zidentyfikowaniu ważnych wiadomości e -mail odpowiedz im. Teraz.

Wszyscy tam byliśmy. Patrzysz na e -mail, który absolutnie potrzebuje odpowiedzi, z wyjątkiem tego, że brakuje ci energii psychicznej, aby poradzić sobie z nią w tej chwili. Pokusa odstawienia tego rodzaju e -maili jest intensywna. Oprzeć się! Badania e -maile stają się mocniejszymi potworami, im dłużej je ignorujesz. Kiedy zaczniesz przeglądać pilne e -maile, zeznaj się, że poradzisz sobie z każdym z nich podczas otwarcia. Podziękuj się na dłuższą metę.

Przy odrobinie przemyślenia i jakiejś organizacji możesz powstrzymać lawinę odbiorczą przed zakopaniem. Teraz zostaw swój e -mail z biura w spokoju, aż wrócisz, i idź cieszyć się tymi wakacjami. Zasłużyłeś na to!