6 maravillosos consejos sobre cómo ponerse al día con los correos electrónicos después de unas vacaciones

El temor de la bandeja de entrada es real.

La última vez que tomé unas vacaciones, casi no quería irme por temor a cómo se vería mi bandeja de entrada cuando regresara. (Sugerencia: no era bonita). No hay nada más inductor de gemidos en su primer día de regreso en el trabajo que abrir su cliente de correo electrónico para ver que tiene 1.487 correos electrónicos esperando.

He trabajado en trabajos donde recibir una ráfaga de correo electrónico diario era la norma, lo que significaba que estar fuera durante una semana resultó en una avalancha digital. Así es como me preparé y luego salí.

1 Configure un mensaje fuera de la oficina antes de irse.

Tener un responsable automático de vacaciones no reducirá la cantidad de personas que se comuniquen con usted, pero reducirá la cantidad de seguimientos que envían. También es una buena forma para que la gente sepa cuándo no puedes responderles.

Su mensaje fuera de la oficina puede ser simple. Solo hágale saber a la gente que no está disponible, cuando regrese y con quién deben contactar con cualquier necesidad urgente mientras se vaya. Si desea divertirse un poco más con su mensaje, aquí hay algunas opciones.

2 eliminar la publicidad y otras cosas innecesarias primero.

Cuando regreso a mi bandeja de entrada de Gmail para encontrar un mil millones de correos electrónicos esperando, lo primero que hago es eliminar el correo basura. La publicidad, por supuesto, es la primera en irse. Pero cuando intentas volver a la bandeja de entrada cero, incluso los boletines a los que te has suscrito pueden interponerse en tu camino.

El sistema de pestañas de Gmail es útil. Cuando mis mensajes de correo electrónico ya están preestablecidos, puedo pasar por las pestañas sociales y de promociones rápidamente y eliminar la mayoría de esos correos electrónicos de inmediato seleccionándolos, rompiendo las líneas de asunto para asegurarse de que nada parezca importante y luego presionando el archivo o eliminación.

3 Use filtros para remitentes de alta prioridad.

Es probable que hay algunas personas en su lista de contactos cuyos correos electrónicos no desea perderse. Tengo una carpeta de Gmail llamada Servidores prioritarios donde almaceno mensajes importantes que necesitan una acción más inmediata.

Puede usar filtros para que los mensajes se stenten automáticamente a esta carpeta, que es lo que hago cuando estoy fuera de mi oficina por un tiempo. Luego, cuando regrese, sé qué abordar primero.

También puede filtrar retroactivamente moviendo mensajes a la carpeta de remitentes prioritarios para su custodia mientras clasifica el resto de su bandeja de entrada.

4 Haz una carpeta de recuperación.

Ahora que ha ordenado su correo electrónico de alta prioridad en una carpeta separada, puede lidiar con el resto. . . posponiéndolo. Al menos temporalmente.

Mirar una bandeja de entrada desbordante en su primer día de regreso a la oficina puede generar suficiente estrés para deshacer los relajantes efectos de sus vacaciones. ¡Una bandeja de entrada vacía, sin embargo, es una felicidad! Esta solución puede parecer hacer trampa, pero créeme, es una excelente manera de aliviar la tensión de tener cientos de correos electrónicos para procesar y no tiempo para procesarlos.

Crea una carpeta de recuperación. Es tan simple como eso. Puede nombrarlo como quieras, desde "correo electrónico hasta proceso" hasta "abandonar todas las esperanzas que ingresan aquí". Luego, simplemente seleccione todo y mueva su correo electrónico de vacaciones a la carpeta de recuperación. Estará fuera de la vista, y en lugar de sentir que su bandeja de entrada es un pozo sin fondo del que nunca emergerá, podrá aventurarse en su sala de almacenamiento virtual y clasificar esos correos electrónicos menos importantes cada vez que tenga tiempo de sobra.

Lo más probable es que si ya haya ordenado mensajes de correo electrónico de alta prioridad, nada en su carpeta de recuperación será de importancia crítica. Si accidentalmente se ha perdido algo significativo (oye, nos sucede a los mejores), seguramente recibirá un correo electrónico de seguimiento, en cuyo momento puede lidiar con el problema. Si queda algún correo electrónico en su carpeta de recuperación después de un mes, probablemente sea seguro eliminarlo o archivarlo.

5 Practica "Último en, primero fuera".

Por ahora, su bandeja de entrada debería verse un poco menos abrumadora. Es hora de lidiar con los mensajes de mayor prioridad. Tomar un enfoque de "último dentro, primero fuera" puede ayudar.

Parte del correo electrónico que ha recibido ya se ha solucionado mientras estabas fuera. Cuando lea primero el correo electrónico más reciente, puede descubrir rápidamente qué necesita atención inmediata y qué puede filtrar en su carpeta de recuperación para más adelante. Así que comience a profundizar en los correos electrónicos más recientes que ha recibido y recuerde. . .

6 Resista el impulso de retrasar las respuestas.

Una vez que haya identificado correos electrónicos importantes, responda ellos. Como, ahora.

Todos hemos estado allí. Estás mirando un correo electrónico que necesita una respuesta, excepto que le falta la energía psíquica para lidiar con él en el momento. La tentación de posponer ese tipo de correos electrónicos es intensa. ¡Resistir! Los correos electrónicos molestos se convierten en monstruos más poderosos cuanto más los ignoras. Cuando comience a pasar por sus correos electrónicos urgentes, promete que lidiarás con cada uno mientras lo abre. Te lo agradecerás a largo plazo.

Con una pequeña previsión y algo de organización, puede evitar que su avalancha de bandeja de entrada lo enterre. Ahora, deje el correo electrónico de su oficina solo hasta que regrese y disfrute de esas vacaciones. ¡Lo has ganado!