休暇後にメールに追いつく方法に関する6つの素晴らしいヒント

受信トレイドレッドは本物です。

最後に休暇をとったとき、私は戻ってきたときに受信トレイがどのように見えるかを恐れて出発したくありませんでした。 （ヒント：それはきれいではありませんでした。）仕事の最初の日には、1,487通のメールが待っているのを見るためにあなたのメールクライアントを開くことほどうめき声を上げることはありません。

私は仕事で働いていました。そこでは、毎日の電子メールの急増が標準でした。つまり、1週間離れたことがデジタル雪崩になったことを意味していました。これが私が準備してから掘り出した方法です。

1出発する前に、オフィス外のメッセージを設定します。

バケーションの自動応答者を持つことは、あなたに連絡する人の数を削減しませんが、送信するフォローアップの数を減らします。また、あなたが彼らに答えることができないときに人々に知らせるのも良い形です。

オフィス外のメッセージは簡単です。あなたが戻ってくるとき、そしてあなたがいなくなっている間に緊急のニーズに連絡するべきかを人々に知らせてください。あなたのメッセージをもう少し楽しみたいなら、ここにいくつかのオプションがあります。

2つの広告やその他の不必要なものを最初に取り除きます。

Gmailの受信トレイに戻って膨大なメールが待っているのを見つけると、最初に行うことはジャンクメールを排除することです。もちろん、広告は最初に行くことです。しかし、あなたが受信トレイゼロに戻ろうとしているとき、あなたが購読したニュースレターでさえ、あなたの邪魔をすることができます。

Gmailのタブシステムは便利です。私の電子メールメッセージが既に事前にソートされている場合、ソーシャルとプロモーションのタブをすばやく通過し、それらすべてを選択して、件名をスキミングして重要なように見えることを確認し、アーカイブや削除を押していることを確認することで、すぐにそれらの電子メールのほとんどを排除できます。

3優先送信者にフィルターを使用します。

連絡先リストには、見逃したくないメールが数人います。 Priority Sendersと呼ばれるGmailフォルダーがあり、より即時のアクションが必要な重要なメッセージを保存します。

フィルターを使用して、このフォルダーにメッセージを自動ソートすることができます。これは、しばらくオフィスから出たときに私がしていることです。それから、戻ってきたら、最初に何に取り組むべきかを知っています。

また、受信トレイの残りの部分をソートしながら、セーフキーピングのためにメッセージを優先送信者フォルダーに移動することにより、遡及的にフィルタリングすることもできます。

4キャッチアップフォルダーを作成します。

優先度の高いメールを別のフォルダーにソートしたので、残りを処理できます。 。 。延期することによって。少なくとも一時的に。

オフィスに戻った最初の日にあふれる受信トレイを見つめることで、休暇のリラックスした効果を取り消すのに十分なストレスをもたらすことができます。ただし、空の受信トレイは至福です！このソリューションは不正行為のように感じるかもしれませんが、私を信じてください、それは何百もの電子メールを処理するための緊張を軽減する素晴らしい方法であり、それらを処理する時間がないことです。

キャッチアップフォルダーを作成します。それはそれと同じくらい簡単です。 「電子メールへのプロセス」から「ここに入るすべての希望を放棄する」まで、好きなものは何でも名前を付けることができます。次に、すべてを選択して、休暇のメールをキャッチアップフォルダーに移動します。それは見えなくなるでしょう。そして、あなたの受信トレイはあなたが決して出てこない底なしのピットであるように感じる代わりに、あなたはあなたの仮想ストレージルームに冒険し、あなたが余裕があるときはいつでもそれらのそれほど重要でない電子メールを並べ替えることができます。

優先度の高い電子メールメッセージを既にソートしている場合、キャッチアップフォルダーには重要なことが重要ではないという可能性があります。あなたが誤って何か重要なものを逃したなら（ちょっと、それは私たちのベストに起こります）、あなたは確実にフォローアップの電子メールを受け取ることができます、その時点であなたはこの問題に対処することができます。 1か月後にキャッチアップフォルダーにメールが残っている場合は、おそらく削除またはアーカイブすることは安全です。

5練習「最後、最初に」。

今では、受信トレイが圧倒的に少し少なくなっているはずです。優先度の高いメッセージに対処する時が来ました。 「最後の、最初のアウト」アプローチをとることが役立ちます。

あなたが受け取ったメールのいくつかは、あなたが不在の間にすでに自分自身を整理しています。最初に最新の電子メールを読むと、すぐに注意が必要なものと、後でキャッチアップフォルダーにフィルタリングできるものをすばやく把握できます。したがって、受け取った最新のメールを掘り始めて、覚えておいてください。 。 。

6応答を遅らせる衝動に抵抗します。

重要なメールを特定したら、答えてください。今、今。

私たちは皆そこにいました。あなたは、あなたが今のところそれに対処するための精神的なエネルギーが不足していることを除いて、絶対に応答が必要な電子メールを見つめています。これらの種類の電子メールを延期する誘惑は激しいです。抵抗する！面倒なメールは、より強力なモンスターに成長します。緊急のメールを開始したら、開くときにそれぞれに対処することを約束してください。長い目で見れば自分に感謝します。

少し先見の明といくつかの組織があれば、受信トレイ雪崩があなたを埋めないようにすることができます。さて、あなたが戻るまであなたのオフィスの電子メールを放っておいて、その休暇を楽しんでください。あなたはそれを獲得しました！