6 Sfaturi minunate despre cum să te ocupi de e -mailuri după vacanță

Înboasă teamă este reală.

Ultima dată când am luat o vacanță, aproape că nu am vrut să plec de teama cum ar arăta căsuța mea de e -mail când m -am întors. (Sugestie: nu a fost destul de frumos.) Nu există nimic mai mult în ceea ce privește prima zi la locul de muncă decât să vă deschideți clientul de e-mail pentru a vedea că aveți 1.487 de e-mailuri în așteptare.

Am lucrat în locuri de muncă în care obținerea unui e -mail zilnic a fost norma, ceea ce a însemnat că a fi plecat timp de o săptămână a dus la o avalanșă digitală. Iată cum m -am pregătit și apoi am săpat.

1 Configurați un mesaj în afara oficiului înainte de a pleca.

A avea un răspuns automat de vacanță nu va reduce numărul de persoane care vă contactează, dar va reduce numărul de urmăriri pe care le trimit. De asemenea, este o formă bună pentru a anunța oamenii când nu puteți răspunde.

Mesajul dvs. în afara funcției poate fi simplu. Doar anunțați oamenii că sunteți indisponibili, când vă veți întoarce și cu cine ar trebui să contacteze cu orice nevoi urgente în timp ce sunteți plecați. Dacă doriți să vă distrați puțin cu mesajul dvs., iată câteva opțiuni.

2 Eliminați publicitatea și alte lucruri inutile mai întâi.

Când mă întorc în căsuța de e -mail Gmail pentru a găsi un e -mail de gazillion în așteptare, primul lucru pe care îl fac este să eliminați poșta de gunoi. Desigur, publicitatea este prima care merge. Dar când încercați să reveniți la Inbox Zero, chiar și buletinele informative la care v -ați abonat vă pot intra în cale.

Sistemul de file Gmail este la îndemână. Când mesajele mele de e-mail sunt deja pre-sortate, pot parcurge rapid filele sociale și promoții și pot elimina majoritatea acestor e-mailuri chiar din bat, selectându-le pe toate, sclipind liniile de subiect pentru a se asigura că nimic nu pare important, apoi lovind arhivă sau ștergeți.

3 Utilizați filtrele pentru expeditori cu prioritate mare.

Probabil sunt câteva persoane pe lista de contacte ale căror e -mailuri nu doriți să le pierdeți. Am un folder Gmail numit expeditori prioritari unde stochează mesaje importante care au nevoie de acțiuni mai imediate.

Puteți utiliza filtre pentru a avea mesaje auto-sort la acest folder, ceea ce fac atunci când ies din birou pentru o perioadă. Apoi, când mă întorc, știu ce să abordez mai întâi.

De asemenea, puteți filtra retroactiv prin mutarea mesajelor în folderul Senders Priority pentru păstrare în timp ce sortați restul căsuței de e -mail.

4 Faceți un dosar de captură.

Acum că ați sortat e -mailul dvs. prioritar într -un folder separat, puteți face față restul. . . prin a -l opri. Cel puțin temporar.

Privirea într -un inbox revărsat în prima zi înapoi la birou, poate aduce suficientă stres pentru a anula efectele relaxante ale vacanței. Cu toate acestea, o căsuță de e -mail goală este binecuvântată! Această soluție s -ar putea simți ca înșelăciunea, dar ai încredere în mine, este o modalitate excelentă de a atenua încordarea de a avea sute de e -mailuri de procesat și de timp pentru a le procesa.

Creați un folder Catch-Up. Este la fel de simplu ca asta. Puteți să -l numiți orice doriți, de la „e -mail la proces” pentru a „abandona toate speranța voi care intrați aici”. Apoi, pur și simplu selectați toate și mutați e-mailul de vacanță în folderul Catch-Up. Va fi la vedere și, în loc să te simți ca și ca e -mailul tău să fie o groapă fără fund din care nu vei ieși niciodată, vei putea să te aventurezi în camera de depozitare virtuală și să sortați prin e -mailurile mai puțin importante ori de câte ori aveți timp pentru a economisi.

Șansele sunt bune că, dacă ați sortat deja mesaje de e-mail cu prioritate ridicată, nimic din folderul dvs. de captură nu va fi de o importanță critică. Dacă din greșeală ați ratat din greșeală ceva semnificativ (hei, se întâmplă cu cei mai buni dintre noi), sunteți sigur că veți primi un e-mail de urmărire, moment în care puteți face față problemei. Dacă există un e-mail în folderul dvs. de captură după o lună, este probabil sigur să îl ștergeți sau să-l arhivați.

5 Practicați „Ultima intrare, mai întâi”.

Până acum, căsuța de e -mail ar trebui să pară puțin mai puțin copleșitoare. Este timpul să ne ocupăm de mesajele prioritare mai mari. A adopta o abordare „Ultima intrare, prima ieșire” vă poate ajuta.

O parte din e -mailul pe care l -ați primit s -a rezolvat deja în timp ce erați plecat. Când citiți mai întâi cel mai recent e-mail, puteți afla rapid ce are nevoie de atenție imediată și ce puteți filtra în folderul dvs. de captură mai târziu. Așa că începeți să săpați în cele mai recente e -mailuri pe care le -ați primit și amintiți -vă. . .

6 Rezistați dorința de a întârzia răspunsurile.

După ce ați identificat e -mailuri importante, răspundeți -le. Cum ar fi, acum.

Am fost cu toții acolo. Te uiți la un e -mail care are nevoie absolut de un răspuns, cu excepția faptului că îți lipsește energia psihică pentru a face față în acest moment. Tentația de a elimina aceste tipuri de e -mailuri este intensă. Rezista! E -mailurile deranjante cresc în monștri mai puternici, cu atât mai mult le ignori. Când începeți să treceți prin e -mailurile dvs. urgente, faceți -vă o promisiune că veți face față cu fiecare în timp ce îl deschideți. Vă veți mulțumi pe termen lung.

Cu o mică previziune și o anumită organizație, vă puteți împiedica avalanșa de e -mail să vă îngroape. Acum, lăsați -vă e -mailul de birou în pace până când vă întoarceți și mergeți să vă bucurați de acea vacanță. Ai câștigat -o!