6 conseils merveilleux sur la façon de rattraper les e-mails après des vacances

La peur de la boîte de réception est réelle.

La dernière fois que j'ai pris des vacances, je ne voulais presque pas partir de peur de ce à quoi ressemblerait ma boîte de réception à mon retour. (Astuce: ce n'était pas joli.) Il n'y a rien de plus induisant le premier jour de retour au travail que d'ouvrir votre client de messagerie pour voir 1 487 e-mails en attente.

J'ai travaillé dans des emplois où recevoir une rafale de courriels quotidiens était la norme, ce qui signifiait qu'être absent pendant une semaine a entraîné une avalanche numérique. Voici comment je me suis préparé puis j'ai creusé.

1 Configurez un message hors bureau avant de partir.

Avoir un répondeur automatique de vacances ne réduira pas le nombre de personnes qui vous contactent, mais cela réduira le nombre de suivis qu'ils envoient. C'est aussi une bonne forme de faire savoir aux gens quand vous n'êtes pas en mesure d'y répondre.

Votre message hors bureau peut être simple. Faites simplement savoir aux gens que vous n'êtes pas disponible, quand vous reviendrez et qui ils doivent contacter avec des besoins urgents pendant votre absence. Si vous souhaitez vous amuser un peu plus avec votre message, voici quelques options.

2 Éliminez d'abord la publicité et autres choses inutiles.

Lorsque je reviens dans ma boîte de réception Gmail pour trouver des e-mails de gazillion en attente, la première chose que je fais est d'éliminer le courrier indésirable. La publicité, bien sûr, est la première à partir. Mais lorsque vous essayez de revenir à la boîte de réception zéro, même les newsletters auxquelles vous vous êtes abondé peuvent vous gêner.

Le système d'onglets de Gmail est pratique. Lorsque mes e-mails sont déjà pré-triés, je peux passer par les onglets sociaux et promotions rapidement et éliminer la plupart de ces e-mails dès le départ en les sélectionnant tous, en parlant les lignes d'objet pour s'assurer que rien ne semble important, puis en frappant des archives ou en supprimant.

3 Utilisez des filtres pour les expéditeurs de grande priorité.

Il y a probablement quelques personnes sur votre liste de contacts dont vous ne souhaitez pas manquer les e-mails. J'ai un dossier Gmail appelé les expéditeurs prioritaires où je stocke des messages importants qui nécessitent une action plus immédiate.

Vous pouvez utiliser des filtres pour avoir des messages automatiquement à ce dossier, c'est ce que je fais lorsque je ne suis pas hors de mon bureau pendant un certain temps. Ensuite, à mon retour, je sais quoi aborder en premier.

Vous pouvez également filtrer rétroactivement en déplaçant les messages vers le dossier Priority Senders pour la garde pendant que vous triez le reste de votre boîte de réception.

4 Faites un dossier de rattrapage.

Maintenant que vous avez trié votre e-mail de haute priorité dans un dossier séparé, vous pouvez gérer le reste. . . en le reportant. Au moins temporairement.

Regarder une boîte de réception débordante lors de votre premier jour au bureau peut susciter suffisamment de stress pour annuler les effets relaxants de vos vacances. Une boîte de réception vide, cependant, est le bonheur! Cette solution peut avoir l'impression de tricher, mais croyez-moi, c'est un excellent moyen de soulager la pression d'avoir des centaines d'e-mails à traiter et pas de temps pour les traiter.

Créez un dossier de rattrapage. C'est aussi simple que ça. Vous pouvez le nommer ce que vous voulez, de «Email au processus» pour «abandonner tout espérez-vous qui entrez ici». Ensuite, sélectionnez tout simplement et déplacez votre e-mail de vacances dans le dossier de rattrapage. Ce sera hors de vue, et au lieu de se sentir comme si votre boîte de réception est une fosse sans fond à partir duquel vous n'émergerez jamais, vous pourrez vous aventurer dans votre salle de stockage virtuelle et trier ces e-mails moins importants chaque fois que vous aurez du temps à épargner.

Les chances sont bonnes que si vous avez déjà trié les e-mails de haute priorité, rien dans votre dossier de rattrapage ne sera d'une importance cruciale. Si vous avez accidentellement manqué quelque chose de significatif (Hé, cela arrive aux meilleurs d'entre nous), vous recevez un e-mail de suivi, à laquelle vous pouvez résoudre le problème. Si un e-mail reste dans votre dossier de rattrapage après un mois, il est probablement sûr de le supprimer ou d'archiver.

5 Entraînez-vous «Last In, First Out».

À ce jour, votre boîte de réception devrait être légèrement moins écrasante. Il est temps de gérer les messages de priorité plus élevés. Adopter une approche «dernier dans, premier sortie» peut aider.

Certains des e-mails que vous avez reçus se sont déjà réglés pendant que vous étiez absent. Lorsque vous lisez d'abord l'e-mail le plus récent, vous pouvez rapidement comprendre ce qui a besoin d'attention immédiate et ce que vous pouvez filtrer dans votre dossier de rattrapage pour plus tard. Alors commencez à creuser les e-mails les plus récents que vous avez reçus et rappelez-vous. . .

6 Résistez à l'envie de retarder les réponses.

Une fois que vous avez identifié des e-mails importants, répondez-y. Comme, maintenant.

Nous avons tous été là. Vous regardez un e-mail qui a absolument besoin d'une réponse, sauf que vous n'avez pas l'énergie psychique pour y faire face dans l'instant. La tentation de repousser ces types d'e-mails est intense. Résister! Les e-mails gênants deviennent des monstres plus puissants, plus vous les ignorez. Lorsque vous commencez à parcourir vos e-mails urgents, faites-vous une promesse que vous traitez avec chacun lorsque vous l'ouvrez. Vous vous remercierez à long terme.

Avec un peu de prévoyance et une organisation, vous pouvez empêcher votre avalanche de boîte de réception de vous enterrer. Maintenant, laissez votre e-mail de bureau seul jusqu'à votre retour et allez profiter de ces vacances. Vous l'avez gagné!