6 نصائح رائعة حول كيفية اللحاق برسائل البريد الإلكتروني بعد إجازة

صندوق الوارد الرهيب حقيقي.

في المرة الأخيرة التي أخذت فيها إجازة ، لم أكن أرغب في المغادرة خوفًا مما سيبدو عليه صندوق الوارد الخاص بي عندما عدت. (تلميح: لم يكن الأمر جميلًا.) لا يوجد شيء يثير آذان في أول يوم لك في العمل من فتح عميل البريد الإلكتروني الخاص بك ليرى أن لديك 1،487 رسالة بريد إلكتروني تنتظر.

لقد عملت في وظائف حيث كان الحصول على موجة من البريد الإلكتروني اليومي هو القاعدة ، مما يعني أن الابتعاد عن أسبوع أدى إلى انهيار رقمي. إليكم كيف أعددت ثم حفرت.

1 قم بإعداد رسالة خارج المكتب قبل المغادرة.

إن وجود مستجيب تلقائي للعطلات لن يقلل من عدد الأشخاص الذين يتصلون بك ، لكن ذلك سيقلل من عدد المتابعة التي يرسلونها. من الجيد أيضًا أن تخبر الناس عندما لا تتمكن من الرد عليها.

يمكن أن تكون رسالتك خارج المكتب بسيطة. فقط دع الناس يعرفون أنك غير متاح ، وعندما ستعود ، ومن يجب عليهم الاتصال بأي احتياجات عاجلة أثناء رحلتك. إذا كنت ترغب في الحصول على المزيد من المرح مع رسالتك ، فإليك بعض الخيارات.

2 أخرج الإعلان وغيرها من الأشياء غير الضرورية أولاً.

عندما أعود إلى صندوق الوارد الخاص بـ Gmail للعثور على رسائل بريد إلكتروني Gazillion في انتظار ، فإن أول شيء أقوم به هو التخلص من البريد غير المرغوب فيه. الإعلان ، بالطبع ، هو أول من يذهب. ولكن عندما تحاول العودة إلى Box Zero ، حتى النشرات الإخبارية التي اشتركت فيها يمكن أن تعترض طريقك.

نظام علامات التبويب Gmail مفيدة. عندما تكون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي مُصورة مسبقًا بالفعل ، يمكنني أن أتعامل مع علامات تبويب الاجتماعية والترقيات بسرعة والتخلص من معظم رسائل البريد الإلكتروني هذه مباشرة عن الخفافيش من خلال اختيارها جميعًا ، وقشط خطوط الموضوع للتأكد من أن لا شيء يبدو مهمًا ، ثم ضرب الأرشيف أو الحذف.

3 استخدم المرشحات للمرسلين ذوي الأولوية العالية.

من المحتمل أن يكون هناك عدد قليل من الأشخاص في قائمة جهات الاتصال الخاصة بك لا تريد تفويتها. لدي مجلد Gmail يسمى المرسلون الأولوية حيث أقوم بتخزين رسائل مهمة تحتاج إلى مزيد من الإجراءات الفورية.

يمكنك استخدام المرشحات للحصول على رسائل تلقائية إلى هذا المجلد ، وهو ما أقوم به عندما أكون خارج مكتبي لفترة من الوقت. ثم ، عندما أعود ، أعرف ما يجب معالجته أولاً.

يمكنك أيضًا التصفية بأثر رجعي عن طريق نقل الرسائل إلى مجلد المرسلين ذوي الأولوية لحفظه أثناء فرز بقية صندوق الوارد الخاص بك.

4 اصنع مجلد اللحاق بالركب.

الآن بعد أن قمت بفرز بريدك الإلكتروني ذي الأولوية العالية إلى مجلد منفصل ، يمكنك التعامل مع الباقي. . . عن طريق تأجيله. على الأقل مؤقتا.

يمكن أن يحدق في صندوق الوارد المفرط في يومك الأول في المكتب إجهاد ما يكفي للتراجع عن آثار الاسترخاء في عطلتك. صندوق الوارد الفارغ ، ومع ذلك ، هو النعيم! قد يشعر هذا الحل وكأنه غش ، لكن ثق بي ، إنها طريقة رائعة لتخفيف ضغط مئات رسائل البريد الإلكتروني للمعالجة وليس هناك وقت لمعالجتها.

إنشاء مجلد اللحاق بالركب. الأمر بسيط مثل ذلك. يمكنك تسمية ما تريد ، من "البريد الإلكتروني إلى المعالجة" إلى "التخلي عن كل الأمل الذي تدخل هنا." ثم ، ما عليك سوى تحديد الكل وحرك بريدك الإلكتروني في مجلد اللحاق بالركب. سيكون بعيدًا عن الأنظار ، وبدلاً من الشعور بأن صندوق الوارد الخاص بك هو حفرة بلا قاع لن تظهر منها أبدًا ، فستتمكن من المغامرة في غرفة التخزين الافتراضية الخاصة بك وفرز رسائل البريد الإلكتروني الأقل أهمية كلما كان لديك وقت لتجنيبها.

الاحتمالات جيدة أنك إذا قمت بالفعل بفرز رسائل البريد الإلكتروني ذات الأولوية العالية ، فلن يكون لأي شيء في مجلد اللحاق بالركب أهمية حاسمة. إذا كنت قد فاتتك شيئًا عن طريق الخطأ (مهلا ، يحدث ذلك لأفضل منا) فأنت متأكد من الحصول على بريد إلكتروني للمتابعة ، وفي الوقت الذي يمكنك فيه التعامل مع المشكلة. إذا بقي أي بريد إلكتروني في مجلد اللحاق بالركب بعد شهر ، فمن المحتمل أن يحذفه أو أرشته.

5 ممارسة "الماضي في ، أولا الخروج."

الآن ، يجب أن يكون صندوق الوارد الخاص بك يبدو أقل جراء. حان الوقت للتعامل مع الرسائل ذات الأولوية الأعلى. يمكن أن يساعد اتباع نهج "الأخير ، أولاً خارج".

لقد قام بعض البريد الإلكتروني الذي تلقيته بالفعل بفرز نفسه أثناء وجودك بعيدًا. عندما تقرأ أحدث بريد إلكتروني حديثًا أولاً ، يمكنك معرفة ما يحتاج بسرعة إلى الاهتمام الفوري وما يمكنك تصفيةه في مجلد اللحاق بالركب في وقت لاحق. لذا ابدأ في البحث في أحدث رسائل البريد الإلكتروني التي تلقيتها ، وتذكر. . .

6 مقاومة الرغبة في تأخير الاستجابات.

بمجرد تحديد رسائل البريد الإلكتروني المهمة ، أجب عليها. مثل الآن.

لقد كنا جميعًا هناك. أنت تحدق في رسالة بريد إلكتروني تحتاج إلى استجابة تمامًا ، إلا أنك تفتقر إلى الطاقة النفسية للتعامل معها في الوقت الحالي. إن إغراء تأجيل هذه الأنواع من رسائل البريد الإلكتروني شديدة. يقاوم! تنمو رسائل البريد الإلكتروني المزعجة إلى وحوش أكثر قوة كلما تتجاهلها. عندما تبدأ في المرور عبر رسائل البريد الإلكتروني العاجلة ، اجعل نفسك وعدًا بأنك ستتعامل مع كل واحدة أثناء فتحها. سوف تشكر نفسك على المدى الطويل.

مع القليل من التفكير وبعض المؤسسات ، يمكنك منع الانهيار الوارد الخاص بك من دفنك. الآن ، اترك بريدك الإلكتروني بمفرده حتى تعود ، واستمتع بهذه الإجازة. لقد ربحته!