전자 메일을 교정하는 방법에 대한 7 개의 훌륭한 팁

이메일로 방금 만든 오타 또는 문법의 바보는 나쁜 인상을 줄 수 있습니다. 세부 사항에 대한 관심이 없다는 것을 알 수 있습니다. 최악의 경우, 덜 지능적이고 양심적이며 신뢰할 수있는 것처럼 보일 수 있습니다.

이메일 오타는 모든 사람에게 발생하지만 교정하는 데 약간의 시간이 걸리는 사람들에게는 덜 자주 발생합니다. 다음은 보내기 직전에 그것을 얻기위한 어리석은 단계별 가이드입니다.

1 연락처 이름을 올바르게 받으십시오.

연락처의 첫 번째와 성 철자를 올바르게 철자 했습니까? 중요합니다. 그리고 당신이 그것을 의심한다면, 당신의 이름을 잘못한 사람으로부터 이메일을 마지막으로 생각하십시오. 최소한, 당신은 아마도 신음 소리를 내거나 눈을 감았을 것입니다. 우리는 사람들이 우리의 이름을 잘못 놓으면 짜증이납니다.

연락처 이름의 철자가 확실하지 않은 경우 Google 또는 소셜 미디어를 통해이를 제시 할 수 있는지 확인하십시오. 다른 모든 것이 실패하면 이름을 사용하지 않는“Hi there”와 같은 일반적인 인사말을 사용하십시오.

2 톤을 확인하십시오.

이메일이 차갑게 들리나요? 아마도. 종종, 우리 머리에 잘 들리는 것은 텍스트에서 잘 나오지 않습니다. 이메일을 보내기 전에 검토하고 교정하지 않으면 잘못 해석 될 위험이 있습니다.

여기서 속임수는 공감을 적용하는 것입니다. 머리를 비우고 이메일을 보내지 않고 이메일을 받고 있다고 상상해보십시오. 당신이 쓴 것이 부정적인 소리 나 적대적인 소리가 있습니까? "나는 당신과 채팅을 기대하고 있습니다"와 "당신의 전화를 기대할 것입니다"사이에는 큰 차이가 있습니다. 하나는 친절하고 긍정적입니다. 다른 하나는 당신이 "당신은 더 나은 전화 나 다른 전화 나"라고 말하는 것처럼 들린다.

3 이해해야합니다.

수신자에게 귀하가 작성한 내용을 이해하기에 충분한 세부 정보가 있는지 확인하십시오. 귀하와 귀하의 수신자는 동일한 정보를 모두 가지고 있지 않을 수 있습니다. 이해하는 것은 반드시받는 사람이 알 수있는 것은 아닙니다. 이를 염두에두고 이메일을 다시 읽고 필요에 따라 빈칸을 채우십시오.

4 명확성을 확인하십시오.

당신이 쓴 내용을 매끄럽게 읽고 정확한 의미를 전달하십시오. 불분명 한 대명사 참조를 찾으십시오.

이메일에 그와 같은 단어 또는 그와 같은 단어에 대해 이메일을 스캔 한 다음 텍스트가 해당 단어를 언급 한 내용을 전달하는지 확인하십시오. 그렇지 않은 경우, 그 대명사를 구체적인 것으로 바꾸도록 다시 작성하십시오.

기조 연설 후에 무엇을 잡으시겠습니까? 출석이 좋은 것은 무엇입니까?

더 나은. 그러나 우리는 문장을 단순화하고 워크숍이라는 단어를 반복하지 않도록 다시 쓰일 수 있습니다.

문장을 간단하고 직접적으로 유지하십시오. 3 학년 읽기 수준에서 작성된 이메일은 응답 속도가 훨씬 높습니다. 길고 복잡한 문장과 큰 단어는 이메일을 통해 서두르는 바쁜 사람을 위해 텍스트를 더욱 어렵게 만들 수 있습니다. 그러나 청중을 고려하십시오. 인터뷰를 요청하기 위해 사회학 박사에게 편지를 쓰고 있다면, 무성한 언어와 더 복잡한 구조를 사용하십시오. 그렇지 않으면, "단순한 것이 더 좋다"는 기본값을 만드십시오.

5 말을 조심하십시오.

텍스트를 단순화하는 것의 일부는 텍스트를 간소화하는 것입니다. 필러 단어와 문구를 제거하십시오. 부사를 제거하고 더 강한 동사를 사용하십시오. ( 믿을 수 없을 정도로 행복하지 않고, 너무 기뻐하거나, 스릴이 있거나 , 황홀한 시도를 시도하십시오. 신속하게 달리는 대신, 대시 또는 스프린트는 어떻습니까?)

George Orwell의 6 가지 글쓰기 규칙을 고려하십시오.

1. 인쇄물에서 보는 데 사용되는 은유, 직유 또는 기타 연설의 인물을 사용하지 마십시오.
2. 짧은 단어가 할 긴 단어를 사용하지 마십시오.
3. 단어를 잘라내는 것이 가능하다면 항상 잘라내십시오.
4. 액티브를 사용할 수있는 곳에는 패시브를 사용하지 마십시오.
5. 일상적인 영어를 생각할 수 있다면 외국어 문구, 과학적 단어 또는 전문 용어를 사용하지 마십시오.
6. 이 규칙을 더 빨리 깨뜨리는 것보다 더 빨리 야만적 인 말을하십시오.*

*Orwell의 규칙 #6에 대해서는 규칙 #2를 참조하십시오.

6 교정을주의 깊게 읽으십시오.

이 시점까지, 우리는 개발 편집의 더 넓은 용어로 교정에 대해 이야기하고 있습니다. 이제 니티 끔찍한 라인 바이 라인으로 내려갈 시간입니다. 모든 것을 정확하게 철자 했습니까? 적절한 동종을 사용 했습니까? (당신은 그들이 입력하려고 할 때“축제에 갈 것”을 입력 했습니까?) 당신의 구두점이 포인트에 있습니까?

Grammarly와 같은 앱은 오류를 잡고 수정하는 데 도움이됩니다. 그러나 교정 능력을 향상시키는 도구라는 점을 명심하십시오. 교정 앱을 사용하는 장점은 앱이 잡는 모든 실수가 글쓰기에 대해 무언가를 가르쳐주고 궁극적으로 더 나은 작가가된다는 것입니다.

7 그 위에 앉아.

일부 이메일은 특히 민감한 경우 끓는 데 시간이 걸립니다. 동료의 부적절한 행동을보고하기 위해 이메일을 작성해야한다고 가정 해 봅시다. 또는 성능이 정확하지 않은 사람에 대한 성과 검토를 작성해야한다고 가정 해 봅시다. 감정은 나중에 후회할 것들을 쓸 수 있습니다.

이메일 클라이언트 대신 Word 프로세서에서 이메일을 작성하여 철저한 검토를하기 전에 충동 적으로 보내려고하지 않습니다. 조금만 보류 할 수 있다면, 전송을 보내기 전에 하루 동안 그 이메일을 보내십시오. 새로운 날에 대해 이메일을 다시 읽으면 특히 톤과 명확성 측면에서 수정해야 할 사항을 찾을 수 있습니다.

최소한 이메일 클라이언트에서 Unsend 기능이 활성화되어 있는지 확인하십시오. (Gmail에서 수행하는 방법은 다음과 같습니다.) Send를 때린 후 몇 초 동안 구매할 수있는 시간은 때때로 눈부신 오타에 의해 명백한 소유로부터 구출됩니다. 한 번은 제목 줄이있는 이메일을 받았습니다.

나는 그것이 발신자의 의미가 아니라고 확신합니다.