メールの校正方法に関する7つの素晴らしいヒント

公開: 2017-11-10

電子メールで作成したばかりのタイプミスまたは文法の間違いは、悪い印象を与えるかもしれません。細部に注意を払っていないことを示す可能性があります。最悪の場合、それはあなたがあまり知的で、良心的で、信頼できるように見えるかもしれません。

メールのタイプミスはすべての人に起こりますが、それらは校正に少し余分な時間をかける人にはあまり頻繁に起こりません。これは、送信をヒットする前にすぐにそれを取得するための段階的な段階的なガイドです。

1連絡先の名前を正しく取得します。

連絡先の最初と姓を正しく綴りましたか？それは重要です。そして、あなたがそれを疑うなら、あなたがあなたの名前を間違えた人から最後にメールを受け取ったときのことを考えてください。少なくとも、あなたはおそらくあなたの目をうめき声または転がしたでしょう。人々が私たちの名前を間違えたとき、私たちはイライラします。

連絡先の名前のスペルが不明な場合は、Googleまたはソーシャルメディアを介してそれを思い付くことができるかどうかを確認するために少し調査してください。他のすべてが失敗した場合は、名を使用しない「こんにちは」のような一般的な挨拶を使用します。

ヒントは次のとおりです。ビジネスとウェブサイトの名前も正しく綴っていることを確認してください。名前がどのようにフォーマットされているかをダブルチェックすることも良い考えです。バズフィード、バズフィード、またはバズフィードですか？（ヒント：それは最後のものです。）少しの詳細は重要です。

2トーンを確認してください。

あなたのメールは冷たく聞こえますか、それとも簡潔に聞こえますか？それはそうかもしれません。多くの場合、私たちの頭の中でうまく聞こえるものは、テキストではうまくいきません。メールを送信する前にレビューと校正を停止しないと、誤解される危険があります。

ここでのトリックは、共感を適用することです。頭をきれいにして、メールを送信するのではなく、メールを受け取っていると想像してください。あなたが音のネガティブや敵対的な音を書いたものはありますか？「私はあなたとおしゃべりをするのを楽しみにしています」と「私はあなたの電話を期待するでしょう」との間には大きな違いがあります。 1つは友好的で前向きです。他の音は、まるであなたが「あなたは電話をかけるか、そうであろう」と言っているかのように聞こえます。

3あなたが理解されることを確認してください。

受信者があなたが書いたものを理解するのに十分な詳細を持っていることを確認してください。あなたとあなたの受信者はすべて同じ情報を持っているわけではないかもしれないことを忘れないでください。これを念頭に置いてメールを読み直し、必要に応じてブランクを入力してください。

ヒントは次のとおりです。背景情報が多すぎることに気付いた場合は、一歩後退して戦略を再考してください。より複雑な議論につながる単純な「Just the Facts」アプローチから始めたいと思うかもしれません。たとえば、長い複雑な入門メールでマルチステッププランを分解する代わりに、まず簡単な要約を書き、詳細を共有するためにあなたが好きかどうかを連絡先に尋ねることができます。

4明確さを確認します。

あなたが書いたものがスムーズに読み取られ、あなたの正確な意味を伝えることを確認してください。不明確な代名詞参照を探してください。

それや彼らのような言葉をメールでスキャンし、あなたのテキストがそれらの言葉が言及するものを伝えることを確認してください。そうでない場合は、それらの代名詞を具体的なものに置き換えるように書き直します。

基調講演の直後にそれを保持するとき、それは常に良い出席者を持っています。

基調講演の後は何を保持しますか？良い出席者は何ですか？

基調講演の直後にコピーライティングワークショップを開催するとき、ワークショップには常に十分な出席があります。

より良い。ただし、文章を簡素化し、ワードワークショップを繰り返すことを避けるために書き直すことができます。

コピーライティングワークショップは、基調講演の直後にそれを保持するとき、常に十分な出席者を持っています。

あなたの文章をシンプルで直接的に保ちます。 3年生の読書レベルで記述された電子メールの回答率は大幅に優れています。長く、複雑な文章や大きな言葉は、メールを急いでいる忙しい人のためにあなたのテキストを読むのがより挑戦的になる可能性があります。ただし、視聴者を検討してください。社会学の医師にインタビューを求める場合は、先に進み、緑豊かな言語とより複雑な構造を使用してください。それ以外の場合は、「シンプルにする」デフォルトを作成します。

5言葉遣いに注意してください。

テキストを簡素化することには、それを合理化することが含まれます。フィラーの単語とフレーズを排除します。副詞を取り除き、より強い動詞を使用します。（信じられないほど幸せな代わりに、大喜び、興奮、またはecとしたことを試してください。迅速に走る代わりに、ダッシュまたは疾走したのはどうですか？）

ジョージオーウェルの6つの執筆規則を検討してください。

印刷物で見ることに慣れているメタファー、直mile、または他のスピーチの人物を使用しないでください。
短い単語が行う長い単語を使用しないでください。
単語を切り取ることが可能であれば、常にそれを切り取ってください。
アクティブを使用できるパッシブを使用しないでください。
日常の英語に相当するものを考えることができるなら、外国語のフレーズ、科学的な言葉、または専門用語の言葉を決して使用しないでください。
これらのルールのいずれかを、野barな何かを言うよりも早く破ります。*

*Orwellのルール＃6については、ルール＃2を参照してください。

ヒントは次のとおりです。文法プレミアムは、使い古された単語とフィラーの単語を見つけるのに役立ちます。フィラーワードの使用をよりよく認識するにつれて、自動的に使用する頻度が少なくなります。勝つ！

6注意深く校正。

この時点まで、私たちは発達編集のより広い用語で校正について話してきました。さて、今こそ核心のざらざらした校正の行に取り掛かる時が来ました。すべてを正しく綴ったことがありますか？適切な同音異義語を使用しましたか？（「フェスティバルに行く」と入力しましたか？

Grammarlyのようなアプリは、エラーをキャッチして修正するのに役立ちます。しかし、校正能力を強化するためのツールであり、校正の必要性を完全に置き換えることはないことに留意してください。校正アプリを使用する利点は、アプリがキャッチするすべての間違いがあなたの執筆について何かを教え、最終的にあなたをより良い作家にすることです。

7それに座ってください。

特に敏感な場合は、煮るのにしばらく必要です。同僚の不適切な行為を報告するために電子メールを書く必要があると、パフォーマンスが正確ではない人のパフォーマンスレビューを起草する必要があるとしましょう。感情は、後で後悔するものを書くことができます。

メールクライアントではなく、ワードプロセッサにメールをドラフトするため、徹底的なレビューを行う前に衝動的に送信したくないことがあります。少しお尻を控えることができれば、そのメールを送信する前にそのメールに座ってください。新しい日に照らして電子メールを読み直すと、特に口調と明確さの点で、修正するものがよくわかります。

ヒントは次のとおりです。誤解されないエラーのない電子メールを配信することが重要である場合、他の誰か（特に公平な人）にドラフトを見てもらうことが役立つかもしれません。

少なくとも、電子メールクライアントでは、未払いの機能が有効になっていることを確認してください。（Gmailでそれを行う方法は次のとおりです。） Sendをヒットした後に購入する時間の数秒は、まぶしいタイプミスによって完全に所有されることを救うことがあります。私はかつて「この学習おもちゃが私の子供が喜んでがらくたを作りました！」という件名のメールを受け取りました。

私はそれが送信者の意味ではないと確信しています。