关于如何校对电子邮件的7个精彩提示

您刚刚在电子邮件中制作的错别字或语法可能会给人留下不好的印象。它可能表明您缺乏对细节的关注。最糟糕的是，这可能会使您看起来不那么聪明，认真和值得信赖。

尽管每个人都会发生电子邮件错字，但对于那些花一点时间进行校对的人来说，这种情况的发生频率较低。这是在击中发送之前将其正确获取的逐步指南。

1正确的名字。

您是否正确地拼写了联系人的名字和姓氏？这很重要。而且，如果您怀疑的话，请想一想您上次收到错误的人的电子邮件。至少，您可能gro吟或翻了个白眼。当人们拼错我们的名字时，我们会很生气，因为我们认为他们不太在乎我们，无法关注这个基本细节。

如果您不确定联系人名称的拼写，请进行一些研究，以查看是否可以通过Google或社交媒体提出。如果其他所有内容都失败了，请使用不使用名字的“嗨，那里”这样的通用问候。

2检查您的语气。

您的电子邮件听起来很冷还是简短？可能。通常，我们的脑海中听起来不错的文字在文本中遇到的不佳。当您在发送电子邮件之前不停止查看和校对您的电子邮件时，您可能会被误解。

这里的诀窍是应用一些同理心。清除您的头，想象您正在收到您的电子邮件而不是发送电子邮件。您写过的任何东西听起来是负面的，甚至是敌对的吗？ “我期待与您聊天”和“我会期待您的电话”之间有很大的区别。一个是友好而积极的；其他声音好像您在说“您最好打电话或否则。”

3确保您会被理解。

确保您的收件人有足够的详细信息来了解您写的内容。请记住，您和您的收件人可能没有所有相同的信息 - 您了解的事情不一定是收件人会知道的事情。考虑到这一点，请重新阅读您的电子邮件，并根据需要填写空白。

4检查是否清晰。

确保您所写的内容顺利阅读，并传达您的精确含义。寻找不清楚的代词参考。

扫描您的电子邮件中的单词或他们的单词，然后确保您的文字传达这些单词所指的内容。如果不是，请重写以用混凝土替换这些代词。

在主题演讲之后保持什么？有什么良好的出席人数？

更好的。但是，我们可以重写以简化句子并避免重复一词研讨会。

保持您的句子简单而直接。以三年级阅读水平编写的电子邮件的响应率明显更好。漫长而复杂的句子和大词可以使您的文字更具挑战性，可以让忙于通过电子邮件的忙碌的人阅读。但是，请考虑您的听众。如果您正在写信给社会学医生要求面试，请继续使用郁郁葱葱的语言和更复杂的结构。否则，使“简单”更好”您的默认值。

5当心措辞。

简化文本的一部分涉及简化它。消除填充单词和短语。摆脱副词，使用更强大的动词。 （而不是令人难以置信的快乐，而是尝试过分喜悦，激动或狂喜。而不是迅速跑步，而是虚线或冲刺呢？）

考虑乔治·奥威尔（George Orwell）的六个写作规则：

1. 切勿使用您曾经在印刷中看到的隐喻，比喻或其他语音数字。
2. 切勿使用一个简短的单词来做。
3. 如果可以将一个单词删除，请始终将其切出。
4. 切勿在可以使用活动的情况下使用被动。
5. 如果您能想到每天的英语同等用语，切勿使用外国短语，科学词或行话词。
6. 违反这些规则，比说任何彻头彻尾的野蛮人。*

*关于奥威尔的规则＃6，请参阅我们的规则＃2。

6仔细校对。

到目前为止，我们一直在谈论开发编辑的更广泛术语。现在，是时候逐条逐渐陷入困境和校对线条了。您是否正确拼写了所有内容？您是否使用了适当的同音词？ （当您打算打字时，您是否键入“去节日”吗？）您的标点符号是吗？

像语法这样的应用程序将帮助您捕获和解决错误。但是请记住，这是一种增强您的校对能力的工具，而不是完全取代对校对的需求。使用校对应用程序的优点是，该应用程序捕获的每个错误都会教您一些有关写作的信息，并最终使您成为更好的作家。

7坐在上面。

有些电子邮件需要一段时间才能煮一段时间，尤其是当它们敏感时。假设您必须写一封电子邮件来报告同事的不适当行为，或者您必须为表现并非完全出色的人起草表演审查。情感会让您写的东西，以后您会后悔。

在您的文字处理器而不是电子邮件客户端中起草电子邮件，因此在对其进行了详尽的审查之前，您不愿意冲动发送它。如果您能够停止一些，请在发送该电子邮件之前坐在该电子邮件中。当您在新的一天中重新阅读电子邮件时，您通常会发现要修改的内容，尤其是在语气和清晰度方面。

至少，请确保在电子邮件客户端中启用未付费功能。 （这是在Gmail中做的方法。）您命中率后会购买的几秒钟，偶尔会使您免于被眩光的错别字直接拥有。我曾经收到一封电子邮件，上面写着“这个学习玩具使我的孩子与欢乐合唱团”！”

我很确定这不是发件人的含义。