7 Brillante Tipps zum Korrekturlesen von E -Mails

Dieser Tippfehler oder eine Grammatik, die Sie gerade in einer E -Mail gemacht haben, könnte einen schlechten Eindruck hinterlassen. Es könnte signalisieren, dass Ihnen die Liebe zum Detail fehlen. Im schlimmsten Fall könnte es Sie weniger intelligent, gewissenhaft und vertrauenswürdig erscheinen lassen.

Obwohl E -Mail -Tippfehler allen passieren, passieren sie weniger häufig an diejenigen, die sich ein wenig Zeit nehmen, um zu Korrekturlesen. Hier ist eine kinderleichte Schritt-für-Schritt-Anleitung, um es kurz vor dem Schlagen von Senden zu erhalten.

1 Lassen Sie den Namen Ihres Kontakts richtig machen.

Haben Sie den ersten und Nachnamen Ihres Kontakts richtig geschrieben? Es ist wichtig. Und wenn Sie daran bezweifeln, denken Sie an das letzte Mal, als Sie eine E -Mail von jemandem erhalten haben, der Ihren Namen falsch verstanden hat. Zumindest haben Sie wahrscheinlich die Augen gestöhnt oder gerollt. Wir ärgern uns, wenn die Leute unsere Namen falsch geschrieben haben, weil wir davon ausgehen, dass sie uns nicht genug für uns interessieren, um auf dieses grundlegende Detail zu achten.

Wenn Sie sich über die Schreibweise Ihres Kontakts nicht sicher sind, recherchieren Sie ein wenig, um festzustellen, ob Sie ihn über Google oder Social Media entwickeln können. Wenn alles andere fehlschlägt, verwenden Sie eine generische Begrüßung wie „Hallo dort“, die keinen Vornamen verwendet.

2 Überprüfen Sie Ihren Ton.

Klingt Ihre E -Mail kalt oder knapp? Es könnte. Was in unseren Köpfen in Ordnung klingt, fällt oft nicht gut im Text auf. Wenn Sie nicht aufhören, Ihre E -Mail zu überprüfen und zu korrigieren, bevor Sie sie senden, riskieren Sie, falsch interpretiert zu werden.

Der Trick hier ist, etwas Einfühlungsvermögen anzuwenden. Löschen Sie Ihren Kopf und stellen Sie sich vor, Sie erhalten Ihre E -Mails, anstatt sie zu senden. Klingt etwas, das Sie geschrieben haben, negativ oder sogar feindselig? Es gibt einen großen Unterschied zwischen "Ich freue mich darauf, mit Ihnen zu chatten" und "Ich werde Ihren Anruf erwarten". Einer ist freundlich und positiv; Der andere klingt so, als ob Sie sagen: "Sie sollten besser anrufen oder sonst."

3 Stellen Sie sicher, dass Sie verstanden werden.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Empfänger über genügend Details verfügt, um zu verstehen, was Sie geschrieben haben. Denken Sie daran, dass Sie und Ihr Empfänger möglicherweise nicht alle gleichen Informationen haben - die Dinge, die Sie verstehen, sind nicht unbedingt Dinge, die Ihr Empfänger kennen. Lesen Sie Ihre E -Mails im Sinn und füllen Sie die Lücken nach Bedarf aus.

4 Nach Klarheit prüfen.

Stellen Sie sicher, was Sie geschrieben haben, liest reibungslos und vermittelt Ihre genaue Bedeutung. Suchen Sie nach unklaren Pronomenreferenzen.

Scannen Sie Ihre E -Mails nach Wörtern wie es oder sie und stellen Sie dann sicher, dass Ihr Text enthält, worauf sich diese Wörter beziehen. Wenn nicht, schreiben Sie neu, um diese Pronomen durch etwas Beton zu ersetzen.

Halten Sie was nach der Keynote halten? Was hat eine gute Teilnahme?

Besser. Wir können jedoch umschreiben, um den Satz zu vereinfachen und das Wiederholen des Wort -Workshops zu vermeiden.

Halten Sie Ihre Sätze einfach und direkt. E-Mails, die in einer Lesestufe der dritten Klasse geschrieben wurden, haben deutlich bessere Antwortraten. Lange, komplexe Sätze und große Wörter können Ihren Text schwieriger machen, um eine vielbeschäftigte Person zu lesen, die sich durch E -Mails beeilt. Betrachten Sie jedoch Ihr Publikum. Wenn Sie an einen Doktor der Soziologie schreiben, um ein Interview zu fragen, verwenden Sie eine üppige Sprache und eine komplexere Struktur. Ansonsten machen Sie "Einfach ist besser" Ihre Standardeinstellung.

5 Achten Sie auf Wortlichkeit.

Ein Teil der Vereinfachung Ihres Textes besteht darin, ihn zu optimieren. Beseitigen Sie Füllwörter und Phrasen. Werden Sie Adverbien los und verwenden Sie stärkere Verben. ( Anstelle von unglaublich glücklich , probieren Sie überglücklich, begeistert oder begeistert .

Betrachten Sie George Orwells sechs Schreibregeln:

1. Verwenden Sie niemals eine Metapher, Gleichnis oder andere Sprachfiguren, die Sie gewohnt sind, in gedruckter Form zu sehen.
2. Verwenden Sie niemals ein langes Wort, wo ein kurzer Fall ist.
3. Wenn es möglich ist, ein Wort auszuschneiden, schneiden Sie es immer aus.
4. Verwenden Sie niemals den passiven, wo Sie den aktiven verwenden können.
5. Verwenden Sie niemals einen fremden Satz, ein wissenschaftliches Wort oder ein Jargon -Wort, wenn Sie sich ein alltägliches englisches Äquivalent vorstellen können.
6. Brechen Sie eine dieser Regeln früher, als etwas direkt barbarisch zu sagen.*

*Über Orwells Regel Nr. 6 siehe unsere Regel 2.

6 sorgfältig Korrektur lesen.

Bis zu diesem Zeitpunkt haben wir über das Korrekturlesen in den breiteren Bedingungen einer Entwicklungsbearbeitung gesprochen. Jetzt ist es Zeit, sich in die dicke und Korrekturlesen zu steigen. Hast du alles richtig geschrieben? Haben Sie die richtigen Homonyme verwendet? (Haben Sie „ dort zum Festival gehen“, wenn Sie sie eingeben wollten?) Ist Ihre Interpunktion auf den Punkt?

Eine App wie Grammatary hilft Ihnen dabei, Ihre Fehler zu fangen und zu beheben. Denken Sie jedoch daran, dass es ein Werkzeug ist, um Ihre Korrekturlesenfähigkeit zu verbessern und die Notwendigkeit eines Korrekturlesens nicht zu ersetzen. Der Vorteil der Verwendung einer Korrekturlesen -App besteht darin, dass jeder Fehler, den die App fängt, Ihnen etwas über Ihr Schreiben beibringt und Sie letztendlich zu einem besseren Schriftsteller macht.

7 Setzen Sie sich darauf.

Einige E -Mails brauchen eine Weile, um zu köcheln, insbesondere wenn sie sensibel sind. Nehmen wir an, Sie müssen eine E -Mail schreiben, um das unangemessene Verhalten eines Kollegen zu melden, oder Sie müssen eine Leistungsbewertung für jemanden entwerfen, dessen Leistung nicht gerade herausragend war. Emotionen können Sie dazu bringen, Dinge zu schreiben, die Sie später bereuen werden.

Entwerfen Sie Ihre E -Mail in Ihrem Textverarbeitungsprogramm und nicht in Ihrem E -Mail -Client, sodass Sie sie nicht impulsiv senden können, bevor Sie eine gründliche Bewertung gegeben haben. Wenn Sie in der Lage sind, sich ein wenig abzuhalten, setzen Sie sich einen Tag lang auf diese E -Mail. Wenn Sie Ihre E -Mail im Lichte eines neuen Tages noch einmal lesen, finden Sie oft Dinge, die überarbeitet werden können, insbesondere in Bezug auf Ton und Klarheit.

Stellen Sie zumindest sicher, dass die unabhängige Funktion in Ihrem E -Mail -Client aktiviert ist. (So ​​machen Sie es in Google Mail.) Die wenigen Sekunden, die es kaufen, wenn Sie Send getroffen haben, rettet Sie gelegentlich daran, direkt von einem krassen Tippfehler besessen zu werden. Ich habe einmal eine E -Mail mit der Betreffzeile erhalten. "Dieses Lernspielzeug hat mein Kind mit Glee Mist gemacht!"

Ich bin mir ziemlich sicher, dass das nicht das ist, was der Absender meinte.