7 genialnych wskazówek na temat korekty e -maili

Ta literówka lub gramatyka, którą właśnie zrobiłeś w e -mailu, może zrobić złe wrażenie. Może sygnalizować, że brakuje ci dbałości o szczegóły. W najgorszym przypadku może to sprawić, że będziesz wyglądać mniej inteligentnie, sumiennie i godny zaufania.

Chociaż literówki e -mail przydalają się wszystkim, zdarzają się rzadziej tym, którzy poświęcają trochę czasu na korektę. Oto niezawodny przewodnik krok po kroku, aby uzyskać go tuż przed naciśnięciem.

1 Udaj nazwisko swojego kontaktu.

Czy poprawnie przeliterowałeś imię swojego kontaktu? To ważne. I, jeśli wątpisz w to, pomyśl o ostatnim czasie, gdy dostałeś e -mail od kogoś, kto źle zrozumiał twoje imię. Przynajmniej prawdopodobnie jęknąłeś lub przewróciłeś oczami. Zirywa nas, gdy ludzie błędnie napisali nasze imiona, ponieważ zakładamy, że nie dbają o nas wystarczająco, aby zwrócić uwagę na te podstawowe szczegóły.

Jeśli nie masz pewności co do pisowni nazwy swojego kontaktu, wykonaj małe badania, aby sprawdzić, czy możesz to wymyślić za pośrednictwem Google lub mediów społecznościowych. Jeśli wszystko inne zawiedzie, użyj ogólnego powitania, takiego jak „Cześć”, które nie używa pierwszego imienia.

2 Sprawdź swój ton.

Czy Twój e -mail brzmi zimno czy zwięzłe? To może. Często to, co brzmi dobrze w naszych głowach, nie wydaje się dobrze w tekście. Kiedy nie przestajesz sprawdzać i korekt e -maila przed jego wysłaniem, ryzykujesz błędną interpretacją.

Sztuką jest zastosowanie pewnej empatii. Wyczyść głowę i wyobraź sobie, że otrzymujesz e -mail, zamiast wysyłać go. Czy coś, co napisałeś, brzmi negatywnie, a nawet wrogie? Istnieje duża różnica między „Nie mogę się doczekać rozmowy z tobą” a „Spodziewam się twojego telefonu”. Jeden jest przyjazny i pozytywny; Inne brzmi tak, jakbyś mówił: „Lepiej zadzwoń, bo inaczej”.

3 Upewnij się, że zostaniesz zrozumiany.

Upewnij się, że odbiorca ma wystarczającą ilość szczegółów, aby zrozumieć, co napisałeś. Pamiętaj, że ty i twój odbiorca możecie nie mieć tych samych informacji - rzeczy, które rozumiesz, niekoniecznie wiedzą, że twój odbiorca wie. Ponownie ponownie przeczytaj swój e -mail z myślą o tym i wypełnij puste miejsca w razie potrzeby.

4 Sprawdź jasność.

Upewnij się, że to, co napisałeś, odczytuje płynnie i przekazuje twoje precyzyjne znaczenie. Poszukaj niejasnych odniesień zaima.

Zeskanuj e -maile w poszukiwaniu takich słów lub one , a następnie upewnij się, że tekst przekazuje, o czym się odnoszą. Jeśli nie, przepisaj, aby zastąpić te zaimki czymś konkretnym.

Trzymaj co po przemówieniu? Jaka jest dobra frekwencja?

Lepsza. Ale możemy przepisać, aby uprościć zdanie i uniknąć powtarzania warsztatu słowa.

Utrzymuj swoje zdania proste i bezpośrednio. E-maile napisane na poziomie czytania trzeciej klasy mają znacznie lepsze wskaźniki odpowiedzi. Długie, złożone zdania i duże słowa mogą sprawić, że Twój tekst będzie trudniejszy do przeczytania dla zapracowanej osoby, która spędza e -maile. Rozważ jednak swoje odbiorców. Jeśli piszesz do doktora socjologii, aby poprosić o rozmowę kwalifikacyjną, skorzystaj z bujnego języka i bardziej złożonej struktury. W przeciwnym razie „Uczyń„ prosty jest lepszy ”.

5 Uważaj na słowo.

Część uproszczenia tekstu polega na usprawnieniu go. Wyeliminuj słowa i wyrażenia wypełniające. Pozbądź się przysłówków i używaj mocniejszych czasowników. ( Zamiast niesamowicie szczęśliwy , spróbuj zachwyconego , zachwyconego lub zachwyconego .

Rozważ sześć zasad pisania George'a Orwella:

1. Nigdy nie używaj metafory, podobieństwa ani innych postaci mowy, do której są przyzwyczajeni w druku.
2. Nigdy nie używaj długiego słowa, w którym zrobi to krótki.
3. Jeśli możliwe jest wycięcie słowa, zawsze je odetnij.
4. Nigdy nie używaj pasywnego, w którym można użyć aktywnego.
5. Nigdy nie używaj obcego wyrażenia, słowa naukowego ani słowo żargonu, jeśli możesz wymyślić codzienny angielski odpowiednik.
6. Złam dowolną z tych zasad wcześniej niż powiedz cokolwiek wprost barbarzyńskiego.*

*O regule Orwella #6, zobacz naszą regułę nr 2.

6 Ostrożnie.

Do tego momentu rozmawialiśmy o korektowaniu w szerszych warunkach edycji rozwojowej. Teraz nadszedł czas, aby zejść do szorstki i korekta linii po linii. Czy wszystko pisałeś poprawnie? Czy użyłeś odpowiednich homonimii? (Czy wpisałeś „ tam na festiwalu”, kiedy chciałeś je pisać?) Czy twoje interpunkcja jest na punkcie?

Aplikacja taka jak Grammarly pomoże ci złapać i naprawić błędy. Należy jednak pamiętać, że jest to narzędzie do poprawy zdolności korekty, nie zastępującej potrzeby całkowicie korekty. Zaletą korzystania z aplikacji korektowej jest to, że każdy błąd, który łapie aplikacja, nauczy Cię czegoś o twoim pisaniu i ostatecznie uczyni cię lepszym pisarzem.

7 Usiądź na nim.

Niektóre e -maile potrzebują czasu na gotowanie, szczególnie jeśli są wrażliwe. Załóżmy, że musisz napisać wiadomość e -mail, aby zgłosić niewłaściwe postępowanie współpracownika, lub musisz opracować przegląd wydajności dla osoby, której wydajność nie była znakomita. Emocje mogą sprawić, że będziesz pisać rzeczy, których później pożałujesz.

Opracuj swój e -mail w edytorach tekstu, a nie klienta e -mail, aby nie kusiło go, aby wysłać go impulsywnie, zanim nadasz mu dokładną recenzję. Jeśli możesz się trochę powstrzymać, usiądź na tym e -mailu na dzień przed jego wysłaniem. Kiedy ponownie przeczytasz swój e -mail w świetle nowego dnia, często znajdziesz rzeczy do zmiany, szczególnie pod względem tonu i jasności.

Przynajmniej upewnij się, że funkcja Insend jest włączona w kliencie poczty e -mail. Dziel Kiedyś otrzymałem wiadomość e -mail z przedmiotem „Ta zabawka ucząca się sprawiła, że ​​moje dziecko bzdury z radością!”

Jestem prawie pewien, że nie tak miał na myśli nadawca.