E -postaların nasıl okunacağına dair 7 parlak ipucu

Bir e -postada yaptığınız yazım hatası veya dilbilgisi gammer kötü bir izlenim bırakabilir. Detaylara dikkat etmemenizi gösterebilir. En kötüsü, daha az zeki, vicdanlı ve güvenilir görünmenizi sağlayabilir.

Her ne kadar e -posta yazım hataları herkese olsa da, düzeltilmesi için biraz fazla zaman ayıranlara daha az sıklıkla gerçekleşir. İşte göndermeden hemen önce almak için kusursuz adım adım kılavuz.

1 Kişinin adını doğru alın.

Kişinin adını ve soyadını doğru şekilde hecelediniz mi? Bu önemli. Ve bundan şüphe ediyorsanız, en son ne zaman adınızı yanlış yapan birinden bir e -posta aldığınızı düşünün. En azından, muhtemelen gözlerinizi inlediniz veya yuvarladınız. İnsanlar isimlerimizi yanlış yazdıklarında rahatsız oluyoruz çünkü bu temel ayrıntıya dikkat etmemiz için yeterince umursamadıklarını varsayıyoruz.

Kişinizin adının yazımından emin değilseniz, Google veya Sosyal Medya aracılığıyla gelip gelemeyeceğinizi görmek için biraz araştırma yapın. Her şey başarısız olursa, ad kullanmayan “Merhaba” gibi genel bir selam kullanın.

2 Tonunuzu kontrol edin.

E -postanız kulağa soğuk mu yoksa kısa mu? Olabilir. Genellikle, kafalarımızda iyi görünen metinde iyi gelmez. Göndermeden önce e -postanızı incelemeyi ve düzeltmeyi bırakmadığınızda, yanlış yorumlanma riski taşırsınız.

Buradaki hile biraz empati uygulamaktır. Kafanızı temizleyin ve göndermek yerine e -postanızı aldığınızı hayal edin. Yazdığınız herhangi bir şey negatif mi, hatta düşmanca mı? “Sizinle sohbet etmeyi dört gözle bekliyorum” ve “Aramanızı bekleyeceğim” arasında büyük bir fark var. Biri samimi ve olumlu; Diğer, “Aramanız daha iyi olur” diyormuş gibi geliyor.

3 Anladığınızdan emin olun.

Alıcınızın ne yazdığınızı anlamak için yeterli ayrıntıya sahip olduğundan emin olun. Siz ve alıcınızın aynı bilgilere sahip olmayabileceğini unutmayın - anladığınız şeyler, alıcınızın bileceği şeyler değildir. E -postanızı bunu göz önünde bulundurarak tekrar okuyun ve boşlukları gerektiği gibi doldurun.

4 Netlik olup olmadığını kontrol edin.

Yazdıklarınızın sorunsuz bir şekilde okuduğundan ve kesin anlamınızı ilettiğinden emin olun. Belirsiz zamir referansları arayın.

E -postalarınızı kendileri veya onlar gibi kelimeler için tarayın ve ardından metninizin bu kelimelerin ne ifade ettiği şeyleri aktardığından emin olun. Değilse, bu zamirleri somut bir şeyle değiştirmek için yeniden yazın.

Açılıştan sonra ne tutun? İyi katılım nedir?

Daha iyi. Ancak cümleyi basitleştirmek ve Word Workshop'u tekrarlamaktan kaçınmak için yeniden yazabiliriz.

Cümlelerinizi basit ve doğrudan tutun. Üçüncü sınıf okuma düzeyinde yazılan e-postalar, daha iyi yanıt oranlarına sahiptir. Uzun, karmaşık cümleler ve büyük kelimeler, e -postalarla acele eden meşgul bir kişi için metninizi okumak daha zor hale getirebilir. Ancak kitlenizi düşünün. Bir röportaj istemek için bir sosyoloji doktoruna yazıyorsanız, devam edin ve yemyeşil dil ve daha karmaşık yapı kullanın. Aksi takdirde, “Basit Olun” varsayılan durumunuz.

5 Sözcüğe dikkat edin.

Metninizi basitleştirmenin bir kısmı, bunu düzenlemeyi içerir. Dolgu kelimelerini ve ifadelerini ortadan kaldırın. Zarflardan kurtulun ve daha güçlü fiiller kullanın. ( İnanılmaz derecede mutlu olmak yerine, aşırı memnun, heyecanlı veya kendinden geçmiş . Hızlı bir şekilde koşmak yerine, kesik veya sprinted ne dersin?)

George Orwell'in altı yazı kuralını düşünün:

1. Basılı görmeye alışık olduğunuz bir metafor, benzetme veya diğer konuşma figürleri kullanmayın.
2. Asla kısa bir kelimenin yapacağı uzun bir kelime kullanmayın.
3. Bir kelimeyi kesmek mümkünse, her zaman kesin.
4. Active'i kullanabileceğiniz pasifi asla kullanmayın.
5. Günlük bir İngilizce eşdeğeri düşünebiliyorsanız, asla yabancı bir cümle, bilimsel bir kelime veya jargon kelimesi kullanmayın.
6. Bu kurallardan herhangi birini açıkça barbarca bir şey söylemekten daha erken kırın.*

*Orwell'in Kuralı #6 hakkında, Bkz. Kural #2.

6 Dikkatlice Dikkatli.

Bu noktaya kadar, bir gelişimsel düzenlemenin daha geniş terimleriyle düzeltme işleminden bahsediyoruz. Şimdi, Nitty Gritty ve Groopread satırına inme zamanı. Her şeyi doğru bir şekilde hecelediniz mi? Uygun homonimleri kullandınız mı? ( Yazmak istediğinizde “Festivale Gitme ” mi yazdınız mı?) Noktalama işaretiniz noktada mı?

Grammarly gibi bir uygulama hatalarınızı yakalamanıza ve düzeltmenize yardımcı olacaktır. Ancak, düzeltme yeteneğinizi geliştirmek için bir araç olduğunu unutmayın, tamamen düzeltme ihtiyacını değiştirmez. Bir düzeltme okuma uygulaması kullanmanın avantajı, uygulamanın yakaladığı her hatanın size yazınız hakkında bir şeyler öğretmesi ve sonuçta sizi daha iyi bir yazar yapmasıdır.

7 Otur.

Bazı e -postaların, özellikle hassaslarsa, kaynamak için biraz zamana ihtiyacı vardır. Diyelim ki bir iş arkadaşının uygunsuz davranışını bildirmek için bir e -posta yazmanız veya performansı tam olarak yıldız olmayan biri için bir performans incelemesi hazırlamanız gerekiyor. Duygu, daha sonra pişman olacağınız şeyler yazmanızı sağlayabilir.

E -postanızı e -posta istemciniz yerine kelime işlemcinize hazırlayın, böylece kapsamlı bir inceleme yapmadan önce dürtüsel olarak göndermeye cazip olmazsınız. Biraz durabiliyorsanız, göndermeden önce bir gün boyunca bu e -postaya oturun. E -postanızı yeni bir gün ışığında tekrar okuduğunuzda, özellikle ton ve netlik açısından genellikle gözden geçirilecek şeyler bulacaksınız.

En azından, e -posta istemcinizde açık olmayan özelliğin etkin olduğundan emin olun. (İşte Gmail'de nasıl yapılacağı açıklanmıştır.) Göndermeye çarptıktan sonra satın alacağı birkaç süre zaman zaman sizi göze çarpan bir yazım hatası tarafından sahip olmaktan kurtaracaktır. Bir keresinde “Bu öğrenme oyuncağı çocuğumu glee ile saçmaladı!” Konu satırı ile bir e -posta aldım.

Göndericinin anlamı olmadığından eminim.