7 نصائح رائعة حول كيفية تصحيح رسائل البريد الإلكتروني

هذا الخطأ المطبعي أو النحوي الذي صنعته للتو في بريد إلكتروني قد يكون له انطباع سيء. يمكن أن يشير إلى أنك تفتقر إلى الاهتمام بالتفاصيل. في أسوأ الأحوال ، قد يجعلك تبدو أقل ذكاءً وضميرًا وجديرًا بالثقة.

على الرغم من أن الأخطاء المطبعية عبر البريد الإلكتروني تحدث للجميع ، إلا أنها تحدث بشكل أقل تكرارًا لأولئك الذين يأخذون وقتًا إضافيًا قليلاً للتدقيق. إليك دليل مضمّن خطوة بخطوة للحصول عليه مباشرة قبل أن تضغط على إرسال.

1 احصل على اسم جهة الاتصال الخاصة بك بشكل صحيح.

هل قمت بتهجئة اسم جهة الاتصال الخاصة بك الأولى والأخير بشكل صحيح؟ من المهم. وإذا كنت تشك في ذلك ، فكر في آخر مرة تلقيت رسالة بريد إلكتروني من شخص أخطأ في اسمك. على الأقل ، ربما تئن أو تدحرجت عينيك. نشعر بالانزعاج عندما يخطئ الناس في أسماءنا لأننا نفترض أنهم لا يهتمون بما يكفي لنا للانتباه إلى هذه التفاصيل الأساسية.

إذا كنت غير متأكد من تهجئة اسم جهة الاتصال الخاصة بك ، فقم بإجراء القليل من البحث لمعرفة ما إذا كان يمكنك الخروج به عبر Google أو وسائل التواصل الاجتماعي. إذا فشل كل شيء آخر ، فاستخدم تحية عامة مثل "مرحبًا هناك" لا تستخدم الاسم الأول.

2 تحقق من لهجتك.

هل يبدو بريدك الإلكتروني باردًا أم terse؟ قد. في كثير من الأحيان ، لا يبدو ما يبدو جيدًا في رؤوسنا جيدًا في النص. عندما لا تتوقف عن مراجعة بريدك الإلكتروني وتصحيحه قبل إرساله ، فإنك تخاطر بإساءة تفسيرها.

الحيلة هنا هي تطبيق بعض التعاطف. امسح رأسك وتخيل أنك تتلقى بريدك الإلكتروني بدلاً من إرساله. هل أي شيء كتبته صوتًا سلبيًا أو حتى عدائيًا؟ هناك فرق كبير بين "أنا أتطلع إلى الدردشة معك" و "سأتوقع مكالمتك". واحد ودود وإيجابي. الأصوات الأخرى كما لو كنت تقول "من الأفضل الاتصال أو غير ذلك."

3 تأكد من فهمك.

تأكد من أن المستلم لديه تفاصيل كافية لفهم ما كتبته. تذكر أن أنت ومستلمك قد لا يكون لديهم نفس المعلومات - الأشياء التي تفهمها ليست بالضرورة الأشياء التي سيعرفها متلقيك. أعد قراءة بريدك الإلكتروني مع وضع هذا في الاعتبار وملء الفراغات حسب الحاجة.

4 تحقق من الوضوح.

تأكد من أن ما كتبته يقرأ بسلاسة وينقل معانيك الدقيق. ابحث عن مراجع ضمير غير واضحة.

مسح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك للكلمات مثلها أو ثم تأكد من أن النص الخاص بك ينقل ما تشير إليه هذه الكلمات. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فأعد كتابة لاستبدال تلك الضمائر بشيء ملموس.

عقد ماذا بعد الكلمة الرئيسية؟ ما هو الحضور الجيد؟

أحسن. ولكن يمكننا إعادة كتابة لتبسيط الجملة وتجنب تكرار ورشة العمل .

حافظ على جملك بسيطة ومباشرة. رسائل البريد الإلكتروني المكتوبة على مستوى القراءة في الصف الثالث لها معدلات استجابة أفضل بكثير. يمكن أن تجعل الجمل الطويلة والمعقدة والكلمات الكبيرة نصك أكثر صعوبة في القراءة لشخص مشغول يهرع عبر رسائل البريد الإلكتروني. فكر في جمهورك. إذا كنت تكتب إلى دكتوراه في علم الاجتماع لطلب مقابلة ، فاستمر في استخدام اللغة المورقة والبنية الأكثر تعقيدًا. خلاف ذلك ، اجعل "بسيطًا أفضل" افتراضيك.

5 احترس من الكلمات.

جزء من تبسيط النص الخاص بك ينطوي على تبسيطه. القضاء على كلمات وعبارات الحشو. تخلص من الظروف واستخدم أفعال أقوى. (بدلاً من السعادة بشكل لا يصدق ، جرب بسعادة غامرة ، بسعادة غامرة ، أو النشوة . بدلاً من الركض بسرعة ، ماذا عن المتقطع أو المسبق ؟)

النظر في قواعد جورج أورويل الستة للكتابة:

1. لا تستخدم أبدًا استعارة أو تشبيهًا أو شخصيات أخرى من الكلام التي اعتدت على رؤيتها في الطباعة.
2. لا تستخدم أبدًا كلمة طويلة حيث ستفعل واحدة قصيرة.
3. إذا كان من الممكن قطع كلمة ما ، قم دائمًا بقطعها.
4. لا تستخدم أبدًا السلبي حيث يمكنك استخدام النشط.
5. لا تستخدم أبدًا عبارة أجنبية أو كلمة علمية أو كلمة مصطلحات إذا كنت تستطيع التفكير في ما يعادل اللغة الإنجليزية اليومية.
6. كسر أي من هذه القواعد في وقت أقرب من قول أي شيء بربري صريح.*

*حول القاعدة رقم 6 أورويل ، انظر القاعدة رقم 2.

6 صحة بعناية.

حتى هذه النقطة ، كنا نتحدث عن تصحيح التجارب في التصحيح بالتعديل التنموي الأوسع. الآن ، حان الوقت للوصول إلى خط خطي ومرح على حدة. هل قمت بتهجئة كل شيء بشكل صحيح؟ هل استخدمت أسماء العظام المناسبة؟ (هل كتبت " هناك الذهاب إلى المهرجان" عندما تقصد الكتابة هم ؟) هل علامات الترقيم الخاصة بك على نقطة؟

سيساعدك تطبيق مثل Grammarly على التقاط أخطاءك وإصلاحها. ولكن ضع في اعتبارك أنها أداة لتعزيز قدرة تدقيقك ، لا تحل محل الحاجة إلى التدقيق في التصحيح تمامًا. تتمثل ميزة استخدام تطبيق تصحيح التجميع في أن كل خطأ يلمحه التطبيق سيعلمك شيئًا عن كتاباتك ويجعلك كاتبًا أفضل في النهاية.

7 اجلس عليها.

تحتاج بعض رسائل البريد الإلكتروني إلى بعض الوقت ، خاصة إذا كانت حساسة. دعنا نقول أنه يتعين عليك كتابة بريد إلكتروني للإبلاغ عن السلوك غير المناسب لزميل في العمل ، أو عليك صياغة مراجعة أداء لشخص لم يكن أدائه ممتازًا تمامًا. العاطفة يمكن أن تجعلك تكتب أشياء ستندم عليها لاحقًا.

قم بصياغة بريدك الإلكتروني في معالج النصوص بدلاً من عميل البريد الإلكتروني الخاص بك حتى لا تميل إلى إرساله بشكل متهور قبل أن تمنحه مراجعة شاملة. إذا كنت قادرًا على التمسك قليلاً ، فجلس على هذا البريد الإلكتروني ليوم واحد قبل إرساله. عندما تقوم بإعادة قراءة بريدك الإلكتروني في ضوء يوم جديد ، ستجد غالبًا أشياء تتم مراجعتها ، خاصةً من حيث النغمة والوضوح.

على الأقل ، تأكد من تمكين الميزة غير المخصصة في عميل البريد الإلكتروني الخاص بك. (إليك كيفية القيام بذلك في Gmail.) ستشتري ثوانٍ قليلة من الوقت الذي ستشتريه بعد أن تضغط على SEND من حين لآخر من أن تكون مملوكة بشكل مباشر من خلال خطأ مطبعي صارخ. تلقيت مرة واحدة بريدًا إلكترونيًا مع سطر الموضوع "هذه اللعبة التعليمية جعلت طفلي هراءًا بفرحة!"

أنا متأكد من أن هذا ليس ما يعنيه المرسل.