7 consejos brillantes sobre cómo revisar los correos electrónicos

Ese error tipográfico o gramática que acabas de hacer en un correo electrónico podría causar una mala impresión. Podría indicar que le falta atención al detalle. En el peor de los casos, podría hacerte parecer menos inteligente, concienzudo y confiable.

Aunque los errores tipográficos de correo electrónico le suceden a todos, ocurren con menos frecuencia para aquellos que toman un poco de tiempo extra para revisar. Aquí hay una guía paso a paso infalible para hacerlo bien antes de presionar enviar.

1 Obtenga el nombre de su contacto correcto.

¿Deletreas correctamente el primer y apellido de tu contacto? Es importante. Y, si lo duda, piense en la última vez que recibió un correo electrónico de alguien que se equivocó. Por lo menos, probablemente gimiste o rodaste los ojos. Nos molestamos cuando la gente escribe mal nuestros nombres porque asumimos que no les importa lo suficiente como para prestar atención a ese detalle básico.

Si no está seguro de la ortografía del nombre de su contacto, investigue un poco para ver si puede encontrarlo a través de Google o las redes sociales. Si todo lo demás falla, use un saludo genérico como "Hola" que no usa un nombre.

2 Compruebe su tono.

¿Su correo electrónico suena frío o breve? Podría. A menudo, lo que suena bien en nuestras cabezas no se encuentra bien en el texto. Cuando no se detiene para revisar y revisar su correo electrónico antes de enviarlo, corre el riesgo de ser malinterpretado.

El truco aquí es aplicar algo de empatía. Limpie su cabeza e imagine que está recibiendo su correo electrónico en lugar de enviarlo. ¿Algo que has escrito suena negativo o incluso hostil? Hay una gran diferencia entre "Estoy deseando charlar contigo" y "Esperaré tu llamada". Uno es amigable y positivo; El otro suena como si estuvieras diciendo "será mejor que llames o de lo contrario".

3 Asegúrate de que te entiendas.

Asegúrese de que su destinatario tenga suficientes detalles para comprender lo que ha escrito. Recuerde que usted y su destinatario pueden no tener la misma información: las cosas que comprende no son necesariamente cosas que su destinatario sabrá. Vuelva a leer su correo electrónico con esto en mente y complete los espacios en blanco según sea necesario.

4 Verifique la claridad.

Asegúrese de que lo que haya escrito lea sin problemas y transmite su significado preciso. Busque referencias de pronombre poco claras.

Escanee sus correos electrónicos en busca de palabras como él o ellos y luego asegúrese de que su texto transmita lo que se refieren esas palabras. Si no, reescribe para reemplazar esos pronombres con algo concreto.

¿Sostenga qué después de la nota clave? ¿Qué tiene buena asistencia?

Mejor. Pero podemos reescribir para simplificar la oración y evitar repetir el taller de palabras.

Mantenga sus oraciones simples y directas. Los correos electrónicos escritos a un nivel de lectura de tercer grado tienen tasas de respuesta significativamente mejores. Las oraciones largas y complejas y las grandes palabras pueden hacer que su texto sea más difícil de leer para una persona ocupada que se apresura a través de los correos electrónicos. Sin embargo, considere a su audiencia. Si está escribiendo a un Doctor en Sociología para solicitar una entrevista, continúe y use un lenguaje exuberante y una estructura más compleja. De lo contrario, haga que "simple sea mejor" su valor predeterminado.

5 Cuidado con la palabra.

Parte de simplificar su texto implica racionalizarlo. Elimine las palabras y frases de relleno. Deshacer los adverbios y use verbos más fuertes. (En lugar de increíblemente feliz , intente encantado, emocionado o extasiado . En lugar de correr rápidamente , ¿qué tal discontense o corrieron ?)

Considere las seis reglas de escritura de George Orwell:

1. Nunca use una metáfora, símil u otras figuras de habla que esté acostumbrado a ver en forma impresa.
2. Nunca use una palabra larga donde hará una corta.
3. Si es posible cortar una palabra, siempre córtela.
4. Nunca use el pasivo donde pueda usar el activo.
5. Nunca use una frase extranjera, una palabra científica o una palabra de jerga si puede pensar en un equivalente en inglés cotidiano.
6. Rompe cualquiera de estas reglas antes que decir algo absolutamente bárbaro.*

*Sobre la regla #6 de Orwell, vea nuestra regla #2.

6 Revise cuidadosamente.

Hasta este punto, hemos estado hablando de revisión en los términos más amplios de una edición de desarrollo. Ahora, es hora de llegar a la línea arenosa y revisión de la línea por línea. ¿Has escrito todo correctamente? ¿Usaste los homónimos adecuados? (¿Escribiste " allí yendo al festival" cuando tuviste que escribir que están ?) ¿Su puntuación es punto?

Una aplicación como Grammarly lo ayudará a atrapar y solucionar sus errores. Pero tenga en cuenta que es una herramienta para mejorar su capacidad de revisión, no reemplazar la necesidad de revisión por completo. La ventaja de usar una aplicación de revisión es que cada error que capta la aplicación le enseñará algo sobre su escritura y, en última instancia, lo convertirá en un mejor escritor.

7 Siéntate en él.

Algunos correos electrónicos necesitan un tiempo para cocinar a fuego lento, especialmente si son sensibles. Supongamos que tiene que escribir un correo electrónico para informar la conducta inapropiada de un compañero de trabajo, o tiene que redactar una revisión de rendimiento para alguien cuyo rendimiento no ha sido exactamente estelar. La emoción puede hacerte escribir cosas que luego te arrepentirás.

Reduzca su correo electrónico en su procesador de textos en lugar de su cliente de correo electrónico para que no esté tentado a enviarlo impulsivamente antes de darle una revisión exhaustiva. Si puede esperar un poco, siéntese en ese correo electrónico por un día antes de enviarlo. Cuando vuelva a leer su correo electrónico a la luz de un nuevo día, a menudo encontrará cosas para revisar, especialmente en términos de tono y claridad.

Como mínimo, asegúrese de que la función no presente esté habilitada en su cliente de correo electrónico. (Aquí le mostramos cómo hacerlo en Gmail). Los pocos segundos de tiempo que comprarán después de haber enviado ocasionalmente lo rescatarán de ser propiedad de un error tipográfico evidente. Una vez recibí un correo electrónico con la línea de asunto "¡Este juguete de aprendizaje hizo que a mi hijo mierda con alegría!"

Estoy bastante seguro de que no es lo que significaba el remitente.