7 dicas brilhantes sobre como revisar e -mails

Esse digitação de digitação ou gramática que você acabou de fazer em um email pode causar uma má impressão. Pode sinalizar que você não tem atenção aos detalhes. Na pior das hipóteses, poderia fazer você parecer menos inteligente, consciente e confiável.

Embora os erros de e -mail aconteçam com todos, eles acontecem com menos frequência àqueles que demoram um pouco para revisar. Aqui está um guia passo a passo infalível para acertar antes de acertar o envio.

Eu observo o nome do seu contato certo.

Você soletrou o primeiro e o sobrenome do seu contato corretamente? É importante. E, se você duvidar disso, pense na última vez que recebeu um e -mail de alguém que entendeu seu nome errado. No mínimo, você provavelmente gemeu ou revirou os olhos. Ficamos irritados quando as pessoas erram erros de ortografia, porque assumimos que não se importam o suficiente para prestar atenção a esses detalhes básicos.

Se você não tiver certeza sobre a ortografia do nome do seu contato, faça uma pequena pesquisa para ver se você pode inventá -lo via Google ou mídia social. Se tudo mais falhar, use uma saudação genérica como "Olá", que não usa um primeiro nome.

2 Verifique seu tom.

Seu e -mail parece frio ou conciso? Pode. Muitas vezes, o que soa bem em nossas cabeças não aparece bem no texto. Quando você não para para revisar e revisar seu e -mail antes de enviá -lo, corre o risco de ser mal interpretado.

O truque aqui é aplicar alguma empatia. Limpe a cabeça e imagine que você está recebendo seu e -mail em vez de enviá -lo. Algo que você escreveu soa negativo ou até hostil? Há uma grande diferença entre "Estou ansioso para conversar com você" e "Vou esperar sua ligação". Um é amigável e positivo; O outro soa como se você esteja dizendo "é melhor ligar ou então".

3 Certifique -se de que você será entendido.

Certifique -se de que seu destinatário tenha detalhes suficientes para entender o que você escreveu. Lembre -se de que você e seu destinatário podem não ter todas as mesmas informações - as coisas que você entende não são necessariamente coisas que seu destinatário saberá. Releia seu e -mail com isso em mente e preencha os espaços em branco, conforme necessário.

4 Verifique se há clareza.

Certifique -se de que o que você escreveu lê sem problemas e transmite seu significado preciso. Procure referências de pronome pouco claras.

Digitalize seus e -mails em busca de palavras como esse ou eles e, em seguida, verifique se seu texto transmite o que essas palavras se referem. Caso contrário, reescreva para substituir esses pronomes por algo concreto.

Segure o que depois da palestra? O que tem boa participação?

Melhorar. Mas podemos reescrever para simplificar a frase e evitar repetir a palavra workshop .

Mantenha suas frases simples e diretas. Os e-mails escritos em um nível de leitura da terceira série têm taxas de resposta significativamente melhores. Frases longas e complexas e grandes palavras podem tornar seu texto mais desafiador de ler para uma pessoa ocupada que está correndo por e -mails. Considere seu público, no entanto. Se você está escrevendo para um médico de sociologia para pedir uma entrevista, vá em frente e use a linguagem exuberante e a estrutura mais complexa. Caso contrário, torne "simples é melhor" o seu padrão.

5 Cuidado com a palavra.

Parte de simplificar seu texto envolve simplificá -lo. Elimine palavras e frases de preenchimento. Livre -se dos advérbios e use verbos mais fortes. (Em vez de incrivelmente feliz , tente muito feliz, emocionado ou em êxtase . Em vez de correr rapidamente , que tal traços ou corredores ?)

Considere as seis regras de escrita de George Orwell:

1. Nunca use uma metáfora, símile ou outras figuras de fala que você está acostumado a ver na impressão.
2. Nunca use uma palavra longa onde um curto o fará.
3. Se for possível cortar uma palavra, sempre corte -o.
4. Nunca use o passivo onde você pode usar o ativo.
5. Nunca use uma frase estrangeira, uma palavra científica ou uma palavra de jargão, se você puder pensar em um equivalente diário em inglês.
6. Quebre qualquer uma dessas regras mais cedo do que diz qualquer coisa totalmente bárbara.*

*Sobre a regra de Orwell #6, consulte nossa regra nº 2.

6 Revisão com cuidado.

Até este ponto, conversamos sobre a revisão nos termos mais amplos de uma edição de desenvolvimento. Agora, é hora de chegar ao âmago e revisar a linha a linha. Você soletrou tudo corretamente? Você usou os homônimos adequados? (Você digitou “ lá indo para o festival” quando você pretendia digitar eles ?) Sua pontuação está no ponto?

Um aplicativo como a Grammarly o ajudará a capturar e corrigir seus erros. Mas lembre -se de que é uma ferramenta para aprimorar sua capacidade de revisão, não substituir completamente a necessidade de revisão. A vantagem de usar um aplicativo de revisão é que todo erro que o aplicativo pega ensinará algo sobre sua redação e, finalmente, fará de você um escritor melhor.

7 Sente -se nele.

Alguns e -mails precisam de um pouco para ferver, especialmente se forem sensíveis. Digamos que você tenha que escrever um e -mail para relatar a conduta inadequada de um colega de trabalho ou que redigir uma revisão de desempenho para alguém cujo desempenho não tenha sido exatamente estelar. A emoção pode fazer você escrever coisas de que mais tarde se arrependerá.

Rascunhe seu e -mail no seu processador de texto em vez do seu cliente de email para que você não esteja tentado a enviá -lo impulsivamente antes de fazer uma revisão completa. Se você puder adiar um pouco, sente -se nesse email por um dia antes de enviá -lo. Quando você reler seu e -mail à luz de um novo dia, você geralmente encontrará coisas para revisar, especialmente em termos de tom e clareza.

No mínimo, verifique se o recurso Unsend está ativado no seu cliente de email. (Veja como fazê -lo no Gmail.) Os poucos segundos de tempo que ele comprarão depois que você acertará o envio ocasionalmente o resgatam de pertencer a um erro de digitação. Uma vez recebi um e -mail com a linha de assunto "Este brinquedo de aprendizado fez meu filho porcaria com alegria!"

Tenho certeza de que não é isso que o remetente quis dizer.