7 блестящих советов о том, как корректировать электронные письма

Эта опечатка или грамматика, которую вы только что сделали в электронном письме, могут произвести плохое впечатление. Это может сигнализировать о том, что вам не хватает внимания к деталям. В худшем случае это может заставить вас показаться менее умным, добросовестным и заслуживающим доверия.

Хотя опечатки по электронной почте случаются со всеми, они встречаются реже с теми, кто требует немного дополнительного времени для коррекции. Вот надежное пошаговое руководство по получению его прямо перед тем, как нажать отправить.

1 Получите имя вашего контакта правильно.

Вы правильно написали имени своего контакта? Это важно. И, если вы сомневаетесь в этом, подумайте о том, когда у вас есть электронное письмо от кого -то, кто неправильно понял ваше имя. По крайней мере, вы, вероятно, застонали или закатили глаза. Мы раздражаемся, когда люди ошибаются на наших именах, потому что мы предполагаем, что им недостаточно заботиться о нас, чтобы обратить внимание на эту основную деталь.

Если вы не уверены в написании имени вашего контакта, проведите небольшое исследование, чтобы увидеть, сможете ли вы придумать его через Google или социальные сети. Если все остальное не удается, используйте общее приветствие, например, «Привет», которое не использует имя.

2 Проверьте свой тон.

Ваше электронное письмо звучит холодно или терпит? Это может. Часто то, что звучит нормально в наших головах, не очень хорошо встречается в тексте. Когда вы не перестаете просмотреть и вычитать свою электронную почту, прежде чем отправлять его, вы рискуете быть неверно истолкованы.

Хитрость здесь состоит в том, чтобы применить некоторую эмпатию. Очистите голову и представьте, что вы получаете свою электронную почту, а не отправляете его. Что -то, что вы написали, звучит негативно или даже враждебно? Существует большая разница между «Я с нетерпением жду встречи с вами» и «Я буду ожидать вашего звонка». Один дружелюбный и позитивный; Другое звучит так, как будто вы говорите: «Тебе лучше позвонить или что -то еще».

3 Убедитесь, что вас понимают.

Убедитесь, что у вашего получателя достаточно деталей, чтобы понять, что вы написали. Помните, что у вас и вашего получателя могут не быть такой же информации - вещи, которые вы понимаете, не обязательно узнают ваш получатель. Перечитайте свою электронную почту с учетом этого и заполните пробелы по мере необходимости.

4 Проверьте ясность.

Убедитесь, что то, что вы написали, читается плавно и передает ваше точное значение. Ищите неясные ссылки на местоимения.

Сканируйте свои электронные письма на предмет таких слов, как это или они, а затем убедитесь, что ваш текст передает то, на что относятся эти слова. Если нет, переписывайте, чтобы заменить эти местоимения на что -то конкретное.

Установите что после основного доклада? Что хорошо посещается?

Лучше. Но мы можем переписать, чтобы упростить предложение и избежать повторения слова мастерской .

Держите свои предложения простыми и прямыми. Электронные письма, написанные на уровне чтения в третьем классе, имеют значительно лучшие показатели ответов. Длинные, сложные предложения и громкие слова могут сделать ваш текст более сложным для чтения для занятого человека, который бросается по электронной почте. Однако рассмотрим свою аудиторию. Если вы пишете доктору социологии, чтобы попросить интервью, используйте пышный язык и более сложную структуру. В противном случае, сделайте «простой» лучше »по умолчанию.

5 Остерегайтесь слова.

Часть упрощения вашего текста включает в себя оптимизацию его. Устранение слов и фраз наполнителя. Избавьтесь от наречий и используйте более сильные глаголы. (Вместо невероятно счастливой , старайтесь очень рад, взволнованы или в восторге . Вместо того, чтобы быстро бежать , как насчет пунктирных или пробежений ?)

Рассмотрим шесть правил письма Джорджа Оруэлла:

1. Никогда не используйте метафору, сравнение или другие фигуры речи, которые вы привыкли видеть в печати.
2. Никогда не используйте длинное слово, где подойдет короткий.
3. Если можно вырезать слово, всегда вырезайте его.
4. Никогда не используйте пассив, где вы можете использовать активность.
5. Никогда не используйте иностранную фразу, научное слово или жаргоновое слово, если вы можете подумать о повседневном английском эквиваленте.
6. Разбейте любое из этих правил раньше, чем сказать что -то прямое варварское.*

*О правиле Оруэлла № 6, см. Наше правило № 2.

6 Корректура тщательно.

До этого момента мы говорили о коррекции в более широких условиях редактирования развития. Теперь пришло время спуститься к придурению и корректной линии. Вы правильно написали? Вы использовали подходящие омонимы? (Вы печатали « Там на фестиваль», когда хотелось напечатать они ?) Ваша пунктуация на месте?

Такое приложение, как Grammarly, поможет вам поймать и исправить ваши ошибки. Но имейте в виду, что это инструмент для повышения вашей способности корректуры, а не заменить необходимость корректуры вообще. Преимущество использования приложения для корректуры заключается в том, что каждая ошибка, которую вывозят приложение, научит вас чему -то о вашем письме и в конечном итоге сделает вас лучшим писателем.

7 Сядьте на него.

Некоторые электронные письма требуют некоторого времени, чтобы кипеть, особенно если они чувствительны. Допустим, вы должны написать электронное письмо, чтобы сообщить о неподходящем поведении коллеги, или вам нужно составить обзор производительности для тех, чья производительность не совсем была звездной. Эмоции могут заставить вас написать вещи, о которых вы потом пожалеете.

Составьте свой адрес электронной почты в своем текстовом процессоре, а не на своем почтовом клиенте, чтобы вы не испытывали желания отправлять его импульсивно, прежде чем вы дадите ему тщательный обзор. Если вы можете немного удержаться, сядьте на это электронное письмо на день, прежде чем отправлять его. Когда вы перечитываете свою электронную почту в свете нового дня, вы часто найдете вещи для пересмотра, особенно с точки зрения тона и ясности.

По крайней мере, убедитесь, что функция Unsend включена в ваш почтовый клиент. (Вот как сделать это в Gmail.) Несколько секунд времени, которые он купит после того, как вы попали в отправку, иногда спасают вас от того, что он подвергся прямой от явной опечатки. Однажды я получил электронное письмо с строкой темы: «Эта учебная игрушка сделала моего ребенка с радостью!»

Я почти уверен, что это не то, что имел в виду отправитель.