7 เคล็ดลับที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับวิธีการพิสูจน์อักษรอีเมล

การพิมพ์ผิดหรือไวยากรณ์ที่คุณเพิ่งทำในอีเมลอาจสร้างความประทับใจไม่ดี มันอาจส่งสัญญาณว่าคุณขาดความสนใจในรายละเอียด ที่เลวร้ายที่สุดมันอาจทำให้คุณดูฉลาดน้อยลงมีมโนธรรมและน่าเชื่อถือ

แม้ว่าการพิมพ์ผิดทางอีเมลจะเกิดขึ้นกับทุกคน แต่พวกเขาก็เกิดขึ้นน้อยลงกับผู้ที่ใช้เวลาเพิ่มอีกเล็กน้อยในการพิสูจน์อักษร นี่คือคำแนะนำทีละขั้นตอนที่เข้าใจผิดได้ ก่อนที่ คุณจะไปส่ง

1 รับชื่อผู้ติดต่อของคุณถูกต้อง

คุณสะกดชื่อและนามสกุลของผู้ติดต่อของคุณอย่างถูกต้องหรือไม่? มันสำคัญ และถ้าคุณสงสัยว่าลองนึกถึงครั้งสุดท้ายที่คุณได้รับอีเมลจากคนที่มีชื่อผิด อย่างน้อยที่สุดคุณอาจส่งเสียงพึมพัมหรือกลอกตา เรารู้สึกรำคาญเมื่อผู้คนสะกดชื่อของเราเพราะเราคิดว่าพวกเขาไม่สนใจมากพอที่จะให้ความสนใจกับรายละเอียดพื้นฐานนั้น

หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับการสะกดชื่อผู้ติดต่อของคุณทำวิจัยเล็กน้อยเพื่อดูว่าคุณสามารถหามันผ่าน Google หรือโซเชียลมีเดียได้หรือไม่ หากทุกอย่างล้มเหลวให้ใช้คำทักทายทั่วไปเช่น "สวัสดีที่นั่น" ที่ไม่ได้ใช้ชื่อแรก

2 ตรวจสอบน้ำเสียงของคุณ

อีเมลของคุณเสียงเย็นหรือสั้นหรือไม่? มันอาจ บ่อยครั้งสิ่งที่ฟังดูดีในหัวของเราไม่ได้อยู่ในข้อความที่ดี เมื่อคุณไม่หยุดตรวจสอบและพิสูจน์อักษรอีเมลของคุณก่อนที่คุณจะส่งคุณเสี่ยงต่อการถูกตีความผิด

เคล็ดลับที่นี่คือการใช้ความเห็นอกเห็นใจ ล้างหัวของคุณและจินตนาการว่าคุณได้รับอีเมลแทนที่จะส่ง มีอะไรที่คุณเขียนเสียงเชิงลบหรือเป็นศัตรูหรือไม่? มีความแตกต่างอย่างมากระหว่าง“ ฉันรอคอยที่จะคุยกับคุณ” และ“ ฉันจะคาดหวังว่าจะได้รับสาย” หนึ่งเป็นมิตรและเป็นบวก เสียงอื่น ๆ ราวกับว่าคุณกำลังพูดว่า“ คุณควรโทรหาหรืออื่น ๆ ”

3 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจะเข้าใจ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้รับของคุณมีรายละเอียดเพียงพอที่จะเข้าใจสิ่งที่คุณเขียน โปรดจำไว้ว่าคุณและผู้รับของคุณอาจไม่มีข้อมูลเดียวกันทั้งหมด - สิ่งที่คุณเข้าใจไม่จำเป็นต้องเป็นสิ่งที่ผู้รับของคุณจะรู้ อ่านอีเมลของคุณอีกครั้งโดยคำนึงถึงสิ่งนี้และเติมเต็มในช่องว่างตามต้องการ

4 ตรวจสอบความชัดเจน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิ่งที่คุณเขียนอ่านได้อย่างราบรื่นและสื่อความหมายที่แม่นยำของคุณ มองหาคำสรรพนามที่ไม่ชัดเจน

สแกนอีเมลของคุณสำหรับคำเช่น พวก เขา หรือจากนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความของคุณบ่งบอกถึงสิ่งที่คำเหล่านั้นอ้างถึง ถ้าไม่ให้เขียนใหม่เพื่อแทนที่คำสรรพนามเหล่านั้นด้วยสิ่งที่เป็นรูปธรรม

ถืออะไรหลังจากคำปราศรัย? การเข้าร่วมที่ดีมีอะไรบ้าง?

ดีกว่า. แต่เราสามารถเขียนใหม่เพื่อทำให้ประโยคง่ายขึ้นและหลีกเลี่ยงการทำซ้ำ การประชุมเชิงปฏิบัติการ คำ

ทำให้ประโยคของคุณง่ายและตรงไปตรงมา อีเมลที่เขียนในระดับการอ่านเกรดสามมีอัตราการตอบกลับที่ดีขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ ประโยคที่ซับซ้อนและซับซ้อนและคำพูดขนาดใหญ่สามารถทำให้ข้อความของคุณมีความท้าทายมากขึ้นในการอ่านสำหรับคนที่ยุ่งซึ่งรีบผ่านอีเมล อย่างไรก็ตามพิจารณาผู้ชมของคุณ หากคุณกำลังเขียนถึงแพทย์สังคมวิทยาเพื่อขอสัมภาษณ์ให้ไปข้างหน้าและใช้ภาษาเขียวชอุ่มและโครงสร้างที่ซับซ้อนมากขึ้น มิฉะนั้นทำให้“ ง่ายกว่า” ค่าเริ่มต้นของคุณ

5 ระวังคำพูด

ส่วนหนึ่งของการทำให้ข้อความของคุณง่ายขึ้นเกี่ยวข้องกับการทำให้เพรียวลม กำจัดคำและวลีฟิลเลอร์ กำจัดคำวิเศษณ์และใช้คำกริยาที่แข็งแกร่งขึ้น (แทนที่จะมี ความสุขอย่างไม่น่าเชื่อ ลองมีความสุข ตื่นเต้น หรือ มีความสุข แทนที่จะ วิ่งอย่างรวดเร็วแล้ว ประ หรือ การวิ่ง ?)

พิจารณากฎการเขียนหกข้อของ George Orwell:

1. อย่าใช้คำอุปมาอุปมัยหรือคำพูดอื่น ๆ ที่คุณเคยเห็นในการพิมพ์
2. อย่าใช้คำยาวที่สั้น ๆ จะทำ
3. หากเป็นไปได้ที่จะตัดคำออกไปให้ตัดออกเสมอ
4. อย่าใช้แฝงที่คุณสามารถใช้งานได้
5. อย่าใช้วลีต่างประเทศคำทางวิทยาศาสตร์หรือคำศัพท์วารสารถ้าคุณสามารถนึกถึงภาษาอังกฤษทุกวันเทียบเท่า
6. ทำลายกฎเหล่านี้เร็วกว่าการพูดอะไรที่โหดร้ายทันที*

*เกี่ยวกับกฎของ Orwell #6 ดูกฎของเรา #2

6 การพิสูจน์อักษรอย่างระมัดระวัง

เมื่อมาถึงจุดนี้เราได้พูดถึงการพิสูจน์อักษรในแง่ที่กว้างขึ้นของการแก้ไขการพัฒนา ตอนนี้ถึงเวลาที่จะลงไปที่ Nitty Gritty และ Prifferread line-by-line คุณสะกดทุกอย่างอย่างถูกต้องหรือไม่? คุณใช้ homonyms ที่เหมาะสมหรือไม่? (คุณพิมพ์“ จะ ไปเทศกาล” เมื่อคุณตั้งใจจะพิมพ์ พวกเขา ?) เครื่องหมายวรรคตอนของคุณอยู่ในจุดหรือไม่?

แอพเช่นไวยากรณ์จะช่วยให้คุณตรวจจับและแก้ไขข้อผิดพลาดของคุณ แต่โปรดทราบว่ามันเป็นเครื่องมือในการปรับปรุงความสามารถในการพิสูจน์อักษรของคุณไม่แทนที่ความจำเป็นในการพิสูจน์อักษรโดยสิ้นเชิง ข้อได้เปรียบของการใช้แอพพิสูจน์อักษรคือความผิดพลาดทุกครั้งที่แอปจับจะสอนคุณเกี่ยวกับงานเขียนของคุณและในที่สุดก็ทำให้คุณเป็นนักเขียนที่ดีขึ้น

7 นั่งบนมัน

อีเมลบางฉบับต้องเคี่ยวสักพักโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีความอ่อนไหว สมมติว่าคุณต้องเขียนอีเมลเพื่อรายงานความประพฤติที่ไม่เหมาะสมของเพื่อนร่วมงานหรือคุณต้องร่างรีวิวประสิทธิภาพสำหรับคนที่การแสดงไม่ได้เป็นตัวเอกอย่างแน่นอน อารมณ์สามารถทำให้คุณเขียนสิ่งที่คุณจะเสียใจในภายหลัง

ร่างอีเมลของคุณในโปรแกรมประมวลผล Word ของคุณมากกว่าไคลเอนต์อีเมลของคุณดังนั้นคุณจึงไม่อยากส่งมันอย่างหุนหันพลันแล่นก่อนที่คุณจะได้รับการตรวจสอบอย่างละเอียด หากคุณสามารถหยุดพักได้สักหน่อยนั่งบนอีเมลนั้นเป็นเวลาหนึ่งวันก่อนที่จะส่ง เมื่อคุณอ่านอีเมลของคุณในวันใหม่คุณมักจะพบสิ่งที่ต้องแก้ไขโดยเฉพาะอย่างยิ่งในแง่ของน้ำเสียงและความชัดเจน

อย่างน้อยที่สุดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณลักษณะที่ไม่ได้รับการเปิดใช้งานในไคลเอนต์อีเมลของคุณ (นี่คือวิธีการทำใน Gmail) เวลาไม่กี่วินาทีที่จะซื้อหลังจากที่คุณได้รับผลกระทบจาก การส่ง จะช่วยคุณไม่ให้คุณเป็นเจ้าของโดยการพิมพ์ผิดที่จ้องมอง ฉันเคยได้รับอีเมลพร้อมหัวเรื่อง“ ของเล่นการเรียนรู้นี้ทำให้ลูกของฉันอึด้วยความยินดี!”

ฉันค่อนข้างแน่ใจว่านั่นไม่ใช่สิ่งที่ผู้ส่งหมายถึง