關於如何校對電子郵件的7個精彩提示

您剛剛在電子郵件中製作的錯別字或語法可能會給人留下不好的印象。它可能表明您缺乏對細節的關注。最糟糕的是，這可能會使您看起來不那麼聰明，認真和值得信賴。

儘管每個人都會發生電子郵件錯字，但對於那些花一點時間進行校對的人來說，這種情況的發生頻率較低。這是在擊中發送之前將其正確獲取的逐步指南。

1正確的名字。

您是否正確地拼寫了聯繫人的名字和姓氏？這很重要。而且，如果您懷疑的話，請想一想您上次收到錯誤的人的電子郵件。至少，您可能gro吟或翻了個白眼。當人們拼錯我們的名字時，我們會很生氣，因為我們認為他們不太在乎我們，無法關注這個基本細節。

如果您不確定聯繫人名稱的拼寫，請進行一些研究，以查看是否可以通過Google或社交媒體提出。如果其他所有內容都失敗了，請使用不使用名字的“嗨，那裡”這樣的通用問候。

2檢查您的語氣。

您的電子郵件聽起來很冷還是簡短？可能。通常，我們的腦海中聽起來不錯的文字在文本中遇到的不佳。當您在發送電子郵件之前不停止查看和校對您的電子郵件時，您可能會被誤解。

這裡的訣竅是應用一些同理心。清除您的頭，想像您正在收到您的電子郵件而不是發送電子郵件。您寫過的任何東西聽起來是負面的，甚至是敵對的嗎？ “我期待與您聊天”和“我會期待您的電話”之間有很大的區別。一個是友好而積極的；其他聲音好像您在說“您最好打電話或否則。”

3確保您會被理解。

確保您的收件人有足夠的詳細信息來了解您寫的內容。請記住，您和您的收件人可能沒有所有相同的信息 - 您了解的事情不一定是收件人會知道的事情。考慮到這一點，請重新閱讀您的電子郵件，並根據需要填寫空白。

4檢查是否清晰。

確保您所寫的內容順利閱讀，並傳達您的精確含義。尋找不清楚的代詞參考。

掃描您的電子郵件中的單詞或他們的單詞，然後確保您的文字傳達這些單詞所指的內容。如果不是，請重寫以用混凝土替換這些代詞。

在主題演講之後保持什麼？有什麼良好的出席人數？

更好的。但是，我們可以重寫以簡化句子並避免重複一詞研討會。

保持您的句子簡單而直接。以三年級閱讀水平編寫的電子郵件的響應率明顯更好。漫長而復雜的句子和大詞可以使您的文字更具挑戰性，可以讓忙於通過電子郵件的忙碌的人閱讀。但是，請考慮您的聽眾。如果您正在寫信給社會學醫生要求面試，請繼續使用鬱鬱蔥蔥的語言和更複雜的結構。否則，使“簡單”更好”您的默認值。

5當心措辭。

簡化文本的一部分涉及簡化它。消除填充單詞和短語。擺脫副詞，使用更強大的動詞。 （而不是令人難以置信的快樂，而是嘗試過分喜悅，激動或狂喜。而不是迅速跑步，而是虛線或衝刺呢？）

考慮喬治·奧威爾（George Orwell）的六個寫作規則：

1. 切勿使用您曾經在印刷中看到的隱喻，比喻或其他語音數字。
2. 切勿使用一個簡短的單詞來做。
3. 如果可以將一個單詞刪除，請始終將其切出。
4. 切勿在可以使用活動的情況下使用被動。
5. 如果您能想到每天的英語同等用語，切勿使用外國短語，科學詞或行話詞。
6. 違反這些規則，比說任何徹頭徹尾的野蠻人。 *

*關於奧威爾的規則＃6，請參閱我們的規則＃2。

6仔細校對。

到目前為止，我們一直在談論開發編輯的更廣泛術語。現在，是時候逐條逐漸陷入困境和校對線條了。您是否正確拼寫了所有內容？您是否使用了適當的同音詞？ （當您打算打字時，您是否鍵入“去節日”嗎？）您的標點符號是嗎？

像語法這樣的應用程序將幫助您捕獲和解決錯誤。但是請記住，這是一種增強您的校對能力的工具，而不是完全取代對校對的需求。使用校對應用程序的優點是，該應用程序捕獲的每個錯誤都會教您一些有關寫作的信息，並最終使您成為更好的作家。

7坐在上面。

有些電子郵件需要一段時間才能煮一段時間，尤其是當它們敏感時。假設您必須寫一封電子郵件來報告同事的不適當行為，或者您必須為表現並非完全出色的人起草表演審查。情感會讓您寫的東西，以後您會後悔。

在您的文字處理器而不是電子郵件客戶端中起草電子郵件，因此在對其進行了詳盡的審查之前，您不願意衝動發送它。如果您能夠停止一些，請在發送該電子郵件之前坐在該電子郵件中。當您在新的一天中重新閱讀電子郵件時，您通常會發現要修改的內容，尤其是在語氣和清晰度方面。

至少，請確保在電子郵件客戶端中啟用未付費功能。 （這是在Gmail中做的方法。）您命中率後會購買的幾秒鐘，偶爾會使您免於被眩光的錯別字直接擁有。我曾經收到一封電子郵件，上面寫著“這個學習玩具使我的孩子與歡樂合唱團”！ ”

我很確定這不是發件人的含義。