7 brillanti consigli su come correggere le e -mail

Quell'incredibile errore di battitura o grammatica che hai appena fatto in un'e -mail potrebbe fare una brutta impressione. Potrebbe segnalare che ti manca l'attenzione ai dettagli. Nel peggiore dei casi, potrebbe farti sembrare meno intelligente, coscienzioso e affidabile.

Sebbene gli errori di battitura e -mail accadano a tutti, si verificano meno frequentemente a coloro che impiegano un po 'di tempo in più per correggere. Ecco una guida passo-passo infallibile per ottenerla prima di colpire.

1 Ottieni il nome del tuo contatto giusto.

Hai scritto correttamente il nome e il cognome del tuo contatto? È importante. E, se ne dubiti, pensa all'ultima volta che hai ricevuto un'e -mail da qualcuno che ha sbagliato il tuo nome. Per lo meno, probabilmente gemiti o alzati gli occhi. Ci infastidiamo quando le persone scrivono male i nostri nomi perché supponiamo che non ci importassero abbastanza di noi per prestare attenzione a quel dettaglio di base.

Se non sei sicuro dell'ortografia del nome del tuo contatto, fai una piccola ricerca per vedere se riesci a trovarlo tramite Google o social media. Se tutto il resto fallisce, usa un saluto generico come "ciao" che non usa un nome.

2 Controlla il tuo tono.

La tua email suona fredda o concisa? Potrebbe. Spesso, ciò che suona bene nelle nostre teste non si trova bene nel testo. Quando non ti fermi a rivedere e correggere la tua e -mail prima di inviarla, rischi di essere interpretato male.

Il trucco qui è applicare un po 'di empatia. Cancella la testa e immagina di ricevere la tua email piuttosto che inviarla. Qualcosa che hai scritto suona negativo o addirittura ostile? C'è una grande differenza tra "Non vedo l'ora di chattare con te" e "Aspetterò la tua chiamata". Uno è amichevole e positivo; Gli altri suoni come se stessi dicendo "Faresti meglio a chiamare o altro".

3 Assicurati di essere compreso.

Assicurati che il tuo destinatario abbia abbastanza dettagli per capire cosa hai scritto. Ricorda che tu e il tuo destinatario potreste non avere tutte le stesse informazioni: le cose che capisci non sono necessariamente cose che il tuo destinatario saprà. Rileggi la tua e -mail con questo in mente e riempi gli spazi vuoti secondo necessità.

4 Controlla la chiarezza.

Assicurati che ciò che hai scritto legge senza intoppi e trasmetta il tuo significato preciso. Cerca riferimenti pronome poco chiari.

Scansiona le tue e -mail per parole simili o loro e quindi assicurati che il tuo testo trasmetta ciò a cui si riferiscono quelle parole. In caso contrario, riscrivi per sostituire quei pronomi con qualcosa di concreto.

Tieni cosa dopo il keynote? Cosa ha una buona partecipazione?

Meglio. Ma possiamo riscrivere per semplificare la frase ed evitare di ripetere il seminario di Word.

Mantieni le tue frasi semplici e dirette. Le e-mail scritte a un livello di lettura di terza elementare hanno tassi di risposta significativamente migliori. Frasi lunghe e complesse e grandi parole possono rendere il tuo testo più impegnativo da leggere per una persona impegnata che si sta precipitando tramite e -mail. Considera il tuo pubblico, tuttavia. Se stai scrivendo a un medico di sociologia per chiedere un'intervista, vai avanti e usa un linguaggio lussureggiante e una struttura più complessa. Altrimenti, rendere "semplice è meglio" il tuo valore predefinito.

5 Fai attenzione alle parole.

Parte della semplificazione del testo implica la razionalizzazione. Elimina parole e frasi di riempimento. Sbarazzati degli avverbi e usa verbi più forti. (Invece di incredibilmente felice , prova eccezionale, elettrizzato o estatico . Invece di correre rapidamente , che ne dici di deridere o scattare ?)

Considera le sei regole di scrittura di George Orwell:

1. Non usare mai una metafora, una similitudine o altre figure di linguaggio che sei abituato a vedere in stampa.
2. Non usare mai una lunga parola in cui uno corto farà.
3. Se è possibile tagliare una parola, tagliarla sempre.
4. Non usare mai il passivo dove è possibile utilizzare l'attivo.
5. Non usare mai una frase straniera, una parola scientifica o una parola germogliata se riesci a pensare a un equivalente inglese quotidiano.
6. Infrangere una di queste regole prima di dire qualcosa di assolutamente barbaro.*

*Informazioni sulla regola n. 6 di Orwell, vedi la nostra regola n. 2.

6 bozzetto con attenzione.

Fino a questo punto, abbiamo parlato di correzione di bozze nei termini più ampi di una modifica dello sviluppo. Ora, è ora di scendere alla linea per la linea per la linea. Hai scritto tutto correttamente? Hai usato gli omonimi adeguati? (Hai scritto " andare al festival" quando intendevi digitare sono ?) La tua punteggiatura è sul punto?

Un'app come Grammarly ti aiuterà a catturare e correggere i tuoi errori. Ma tieni presente che è uno strumento per migliorare la tua capacità di correzione di bozze, non sostituire del tutto la necessità di correggere le bozze. Il vantaggio di utilizzare un'app di correzione di bozze è che ogni errore che l'app cattura ti insegnerà qualcosa sulla tua scrittura e alla fine ti renderà uno scrittore migliore.

7 siediti sopra.

Alcune e -mail necessitano di un po 'per cuocere a fuoco lento, soprattutto se sono sensibili. Supponiamo che tu debba scrivere un'e -mail per segnalare la condotta inappropriata di un collega o devi redigere una revisione delle prestazioni per qualcuno la cui performance non è stata esattamente stellare. L'emozione può farti scrivere cose di cui ti pentirai in seguito.

Disegna la tua email nel tuo processore di testi piuttosto che nel tuo client di posta elettronica in modo da non essere tentato di inviarla impulsivamente prima di dargli una recensione approfondita. Se sei in grado di resistere per un po ', siediti su quell'e -mail per un giorno prima di inviarlo. Quando rileggi la tua e -mail alla luce di un nuovo giorno, troverai spesso cose da rivedere, specialmente in termini di tono e chiarezza.

Per lo meno, assicurati che la funzione UnSend sia abilitata nel tuo client di posta elettronica. (Ecco come farlo in Gmail.) I pochi secondi di tempo che acquisterà dopo aver colpito l'invio ti salveranno occasionalmente dall'essere posseduto da un errore di battitura. Una volta ho ricevuto un'e -mail con l'oggetto "Questo giocattolo di apprendimento ha fatto schifo mio figlio con gioia!"

Sono abbastanza sicuro che non sia quello che significava il mittente.