7 sfaturi strălucitoare despre cum să citiți e -mailuri

Acest tipar sau gramatică pe care tocmai l -ați făcut într -un e -mail ar putea face o impresie proastă. Ar putea semnala că nu aveți atenție la detalii. În cel mai rău caz, te -ar putea face să pari mai puțin inteligent, conștiincios și de încredere.

Deși tipurile de e -mail se întâmplă tuturor, acestea se întâmplă mai rar pentru cei care necesită puțin timp suplimentar pentru a citi corecte. Iată un ghid pas cu pas nepriceput pentru a-l obține chiar înainte de a atinge trimiterea.

1 Obțineți numele contactului dvs. corect.

V -ați scris corect numele și prenumele contactului? Este important. Și, dacă te îndoiești de asta, gândește -te la ultima dată când ai primit un e -mail de la cineva care ți -a greșit numele. Cel puțin, probabil că v -ați gemut sau v -ați rostogolit ochii. Ne enervăm atunci când oamenii ne -au spus numele, deoarece presupunem că nu le pasă suficient de mult pentru a acorda atenție acelui detaliu de bază.

Dacă nu sunteți sigur cu privire la ortografia numelui contactului dvs., faceți o mică cercetare pentru a vedea dacă puteți veni cu acesta prin Google sau Social Media. Dacă toate celelalte nu reușesc, folosiți un salut generic precum „Hi acolo” care nu folosește un nume.

2 Verificați -vă tonul.

E -mailul dvs. sună rece sau mai scăzut? S -ar putea. Adesea, ceea ce sună bine în capul nostru nu se întâmplă bine în text. Când nu vă opriți să revizuiți și să citiți e -mailul înainte de a -l trimite, riscați să fiți interpretat greșit.

Trucul aici este să aplici o anumită empatie. Ștergeți -vă capul și imaginați -vă că primiți e -mailul, mai degrabă decât să îl trimiteți. Ceva ai scris sună negativ sau chiar ostil? Există o mare diferență între „Aștept cu nerăbdare să vorbesc cu tine” și „Voi aștepta apelul tău”. Unul este prietenos și pozitiv; Celălalt sună ca și cum ai spune „ar fi bine să suni sau altfel”.

3 Asigurați -vă că veți fi înțeles.

Asigurați -vă că destinatarul dvs. are suficiente detalii pentru a înțelege ce ați scris. Amintiți -vă că dvs. și destinatarul dvs. nu aveți toate aceleași informații - lucrurile pe care le înțelegeți nu sunt neapărat lucruri pe care le va ști destinatarul. Recitiți e -mailul cu acest lucru în minte și completați semifabricatele, după cum este necesar.

4 Verificați claritatea.

Asigurați -vă că ceea ce ați scris citește fără probleme și transmite sensul dvs. precis. Căutați referințe de pronume neclare.

Scanați -vă e -mailurile pentru cuvinte precum acesta sau apoi asigurați -vă că textul dvs. transmite la ce se referă aceste cuvinte. Dacă nu, rescrieți pentru a înlocui acele pronume cu ceva concret.

Țineți ce după nota principală? Ce are prezența bună?

Mai bine. Dar putem rescrie pentru a simplifica propoziția și a evita repetarea cuvintelor .

Păstrați propozițiile simple și directe. E-mailurile scrise la un nivel de citire de clasa a treia au rate de răspuns semnificativ mai bune. Propoziții lungi și complexe și cuvinte mari pot face textul dvs. mai dificil de citit pentru o persoană ocupată care se grăbește prin e -mailuri. Luați în considerare totuși publicul dvs. Dacă scrieți unui doctor în sociologie pentru a cere un interviu, mergeți mai departe și folosiți un limbaj luxuriant și o structură mai complexă. În caz contrar, faceți „simplu este mai bine” implicit.

5 Atenție la cuvânt.

O parte a simplificării textului dvs. implică eficientizarea acestuia. Eliminați cuvintele și frazele de umplere. Scapă de adverbe și folosește verbe mai puternice. (În loc de incredibil de fericit , încercați să vă bucurați, încântați sau extaz . În loc să alergați rapid , ce zici de punctat sau sprint ?)

Luați în considerare cele șase reguli de scriere ale lui George Orwell:

1. Nu folosiți niciodată o metaforă, simile sau alte figuri de vorbire pe care sunteți obișnuiți să le vedeți în tipar.
2. Nu folosiți niciodată un cuvânt lung în care va face un scurt.
3. Dacă este posibil să tăiați un cuvânt, tăiați -l întotdeauna.
4. Nu folosiți niciodată pasivul unde puteți utiliza activul.
5. Nu folosiți niciodată o frază străină, un cuvânt științific sau un cuvânt de jargon dacă vă puteți gândi la un echivalent englezesc de zi cu zi.
6. Încaltați oricare dintre aceste reguli mai devreme decât să spuneți ceva barbar.*

*Despre regula #6 a lui Orwell, consultați regula noastră nr. 2.

6 corecte cu atenție.

Până în acest moment, am vorbit despre corectarea în termenii mai largi ai unei editări de dezvoltare. Acum, a venit timpul să coborâm la Nitty Gritty și corectă linie cu linie. Ai scris totul corect? Ai folosit omonimele adecvate? (Ai tastat „ acolo merge la festival” când ai vrut să tastezi ?) Punctuația ta la punct?

O aplicație precum Grammarly vă va ajuta să vă prindeți și să vă remediați erorile. Dar rețineți că este un instrument pentru a vă îmbunătăți capacitatea de citire a corectării, nu pentru a înlocui nevoia de corectare cu totul. Avantajul utilizării unei aplicații de corectare este că fiecare greșeală pe care o captează aplicația vă va învăța ceva despre scrierea dvs. și, în cele din urmă, vă va face un scriitor mai bun.

7 Stai pe ea.

Unele e -mailuri au nevoie de ceva timp pentru a se fierbe, mai ales dacă sunt sensibile. Să zicem că trebuie să scrieți un e -mail pentru a raporta comportamentul necorespunzător al unui coleg de serviciu sau trebuie să redactați o recenzie de performanță pentru cineva a cărui performanță nu a fost exact stelară. Emoția te poate face să scrii lucruri pe care le vei regreta mai târziu.

Redactați -vă e -mailul în procesorul de text, mai degrabă decât clientul dvs. de e -mail, astfel încât să nu fiți tentat să îl trimiteți impulsiv înainte de a -i oferi o recenzie minuțioasă. Dacă puteți să vă mențineți un pic, stați pe acel e -mail pentru o zi înainte de a -l trimite. Când recitiți e -mailul în lumina unei noi zile, veți găsi adesea lucruri de revizuit, în special în ceea ce privește tonul și claritatea.

Cel puțin, asigurați -vă că caracteristica UNDEND este activată în clientul dvs. de e -mail. (Iată cum să o faci în Gmail.) Câteva secunde de timp pe care le va cumpăra după ce ați lovit Send vă vor salva ocazional de la a fi deținut în mod clar de o dactilografică clară. Am primit odată un e -mail cu subiectul „Această jucărie de învățare l -a făcut pe copilul meu să se târască cu Glee!”

Sunt destul de sigur că nu asta a însemnat expeditorul.