7 conseils brillants sur la façon de relire les e-mails

Cette faute de frappe ou grammaire que vous venez de faire dans un e-mail pourrait faire une mauvaise impression. Cela pourrait signaler que vous manquez d'attention aux détails. Au pire, cela pourrait vous rendre moins intelligent, consciencieux et digne de confiance.

Bien que les fautes de frappe de courrier électronique arrivent à tout le monde, elles se produisent moins fréquemment à ceux qui prennent un peu plus de temps pour relire. Voici un guide étape par étape pour le faire juste avant de frapper Send.

1 Obtenez correctement le nom de votre contact.

Avez-vous épelé correctement le nom et le nom de famille de votre contact? C'est important. Et, si vous en doutez, pensez à la dernière fois que vous avez reçu un e-mail de quelqu'un qui s'est trompé. À tout le moins, vous avez probablement gémi ou roulé des yeux. Nous sommes ennuyés lorsque les gens mal orthographié nos noms parce que nous supposons qu'ils ne se soucient pas de nous pour faire attention à ce détail de base.

Si vous n'êtes pas certain de l'orthographe du nom de votre contact, faites un peu de recherche pour voir si vous pouvez le trouver via Google ou les médias sociaux. Si tout le reste échoue, utilisez une salutation générique comme «Salut» qui n'utilise pas de prénom.

2 Vérifiez votre ton.

Votre e-mail semble-t-il froid ou laconique? Il pourrait. Souvent, ce qui sonne bien dans nos têtes ne se présente pas bien dans le texte. Lorsque vous ne vous arrêtez pas pour revoir et relire votre e-mail avant de l'envoyer, vous risquez d'être mal interprété.

L'astuce ici est d'appliquer une certaine empathie. Effacez-vous la tête et imaginez que vous recevez votre e-mail plutôt que de l'envoyer. Est-ce que quelque chose que vous avez écrit semble négatif ou même hostile? Il y a une grande différence entre «J'ai hâte de discuter avec vous» et «Je m'attendrai à votre appel». L'un est amical et positif; L'autre sonne comme si vous disiez «vous feriez mieux d'appeler ou autre».

3 Assurez-vous que vous serez compris.

Assurez-vous que votre destinataire a suffisamment de détails pour comprendre ce que vous avez écrit. N'oubliez pas que vous et votre destinataire peut ne pas avoir toutes les mêmes informations - les choses que vous comprenez ne sont pas nécessairement des choses que votre destinataire sait. Relisez votre e-mail dans cette tête et remplissez les blancs au besoin.

4 Vérifiez la clarté.

Assurez-vous ce que vous avez écrit se lit bien et transmet votre sens précis. Recherchez des références de pronom peu claires.

Scannez vos e-mails pour des mots comme celui-ci ou eux , puis assurez-vous que votre texte transmet à quoi ces mots se réfèrent. Sinon, réécrivez pour remplacer ces pronoms par quelque chose de concret.

Tenir quoi après le Keynote? Qu'est-ce qui a une bonne fréquentation?

Mieux. Mais nous pouvons réécrire pour simplifier la phrase et éviter de répéter le mot atelier .

Gardez vos phrases simples et directes. Les e-mails écrits à un niveau de lecture de troisième année ont des taux de réponse nettement meilleurs. Des phrases longues et complexes et de gros mots peuvent rendre votre texte plus difficile à lire pour une personne occupée qui se précipite dans les e-mails. Considérez cependant votre public. Si vous écrivez à un docteur en sociologie pour demander une entrevue, allez-y et utilisez un langage luxuriant et une structure plus complexe. Sinon, rendre «Simple est meilleur» votre défaut.

5 Attention à la verbosité.

Une partie de la simplification de votre texte consiste à le rationaliser. Éliminez les mots et phrases de remplissage. Débarrassez-vous des adverbes et utilisez des verbes plus forts. ( Au lieu d'être incroyablement heureux , essayez de ravi , ravi ou ravi .

Considérez les six règles d'écriture de George Orwell:

1. N'utilisez jamais une métaphore, une comparaison ou d'autres chiffres de la parole que vous avez l'habitude de voir sur papier.
2. N'utilisez jamais un long mot où un court fera l'affaire.
3. S'il est possible de couper un mot, découpez-le toujours.
4. N'utilisez jamais le passif où vous pouvez utiliser l'actif.
5. N'utilisez jamais une phrase étrangère, un mot scientifique ou un mot de jargon si vous pouvez penser à un équivalent anglais de tous les jours.
6. Briser l'une de ces règles plus tôt que de dire quoi que ce soit carrément barbare. *

* À propos de la règle # 6 d'Orwell, voir notre règle n ° 2.

6 Relisez soigneusement.

Jusqu'à présent, nous avons parlé de relecture dans les termes plus larges d'un montage de développement. Maintenant, il est temps de se rendre au Nitty Gritty et Relite Relise Line-by-Line. Avez-vous tout orthographié correctement? Avez-vous utilisé les homonymes appropriés? (Avez-vous tapé « Il y a eu le festival» lorsque vous vouliez taper ils sont ?) Est-ce que votre ponctuation est sur le point?

Une application comme Grammarly vous aidera à attraper et à réparer vos erreurs. Mais gardez à l'esprit qu'il s'agit d'un outil pour améliorer votre capacité de relecture, ne remplacez pas complètement le besoin de relecture. L'avantage de l'utilisation d'une application de relecture est que chaque erreur que l'application attrape vous apprendra quelque chose sur votre écriture et, finalement, fera de vous un meilleur écrivain.

7 Asseyez-vous dessus.

Certains e-mails ont besoin d'un certain temps pour laisser mijoter, surtout s'ils sont sensibles. Disons que vous devez rédiger un e-mail pour signaler la conduite inappropriée d'un collègue, ou vous devez rédiger un examen des performances pour quelqu'un dont les performances n'ont pas été exactement stellaires. L'émotion peut vous faire écrire des choses que vous regretterez plus tard.

Rédigez votre e-mail dans votre traitement de texte plutôt que votre client de messagerie afin que vous n'ayez pas été tenté de l'envoyer impulsivement avant de lui donner un examen approfondi. Si vous pouvez vous retenir un peu, asseyez-vous sur cet e-mail pendant une journée avant de l'envoyer. Lorsque vous relisez votre e-mail à la lumière d'un nouveau jour, vous trouverez souvent des choses à réviser, en particulier en termes de ton et de clarté.

À tout le moins, assurez-vous que la fonctionnalité insensible est activée dans votre client de messagerie. (Voici comment le faire à Gmail.) Les quelques secondes de temps qu'il achètera après avoir été envoyée par Send vous sauvera occasionnellement de la détente d'une faute de frappe flagrante. J'ai reçu une fois un e-mail avec la ligne d'objet «Ce jouet d'apprentissage a fait ma merde d'enfants avec Glee!»

Je suis à peu près sûr que ce n'est pas ce que l'expéditeur voulait dire.