7 tips brilian tentang cara mengoreksi email

Kesalahan ketik atau tata bahasa yang baru saja Anda buat dalam email mungkin membuat kesan buruk. Itu bisa menandakan bahwa Anda kurang perhatian terhadap detail. Paling buruk, itu bisa membuat Anda tampak kurang cerdas, teliti, dan dapat dipercaya.

Meskipun kesalahan ketik email terjadi pada semua orang, mereka lebih jarang terjadi pada mereka yang mengambil sedikit waktu ekstra untuk mengoreksi. Berikut adalah panduan langkah demi langkah yang sangat mudah untuk memperbaikinya sebelum Anda menekan kirim.

1 Dapatkan nama kontak Anda dengan benar.

Apakah Anda mengeja nama depan dan belakang kontak Anda dengan benar? Itu penting. Dan, jika Anda ragu, pikirkan saat terakhir Anda mendapat email dari seseorang yang salah nama Anda. Paling tidak, Anda mungkin mengerang atau memutar mata. Kami merasa kesal ketika orang -orang salah mengeja nama kami karena kami menganggap mereka tidak cukup peduli tentang kami untuk memperhatikan detail dasar itu.

Jika Anda tidak yakin tentang ejaan nama kontak Anda, lakukan sedikit riset untuk melihat apakah Anda dapat membuatnya melalui Google atau media sosial. Jika semuanya gagal, gunakan salam umum seperti "Hai di sana" yang tidak menggunakan nama depan.

2 Periksa nada Anda.

Apakah email Anda terdengar dingin atau singkat? Mungkin. Seringkali, apa yang terdengar bagus di kepala kita tidak muncul dengan baik dalam teks. Ketika Anda tidak berhenti untuk meninjau dan mengoreksi email Anda sebelum mengirimkannya, Anda berisiko disalahartikan.

Kuncinya di sini adalah menerapkan empati. Hapus kepala Anda dan bayangkan Anda menerima email Anda daripada mengirimkannya. Apakah ada yang Anda tulis terdengar negatif atau bahkan bermusuhan? Ada perbedaan besar antara "Saya berharap untuk mengobrol dengan Anda" dan "Saya akan mengharapkan panggilan Anda." Seseorang ramah dan positif; yang lain terdengar seolah -olah Anda mengatakan "Anda sebaiknya menelepon atau lainnya."

3 Pastikan Anda akan dipahami.

Pastikan penerima Anda memiliki detail yang cukup untuk memahami apa yang telah Anda tulis. Ingatlah bahwa Anda dan penerima Anda mungkin tidak memiliki semua informasi yang sama - hal -hal yang Anda pahami belum tentu hal -hal yang akan diketahui penerima Anda. Baca ulang email Anda dengan mengingat hal ini dan isi kosong sesuai kebutuhan.

4 Periksa kejelasan.

Pastikan apa yang Anda tulis baca dengan lancar dan menyampaikan makna Anda yang tepat. Cari referensi kata ganti yang tidak jelas.

Pindai email Anda untuk kata -kata seperti itu atau mereka dan kemudian pastikan teks Anda menyampaikan apa yang dirujuk oleh kata -kata itu. Jika tidak, tulis ulang untuk mengganti kata ganti dengan sesuatu yang konkret.

Tahan apa setelah keynote? Apa yang memiliki kehadiran yang baik?

Lebih baik. Tetapi kita dapat menulis ulang untuk menyederhanakan kalimat dan menghindari mengulangi Word Workshop .

Jaga agar kalimat Anda tetap sederhana dan langsung. Email yang ditulis pada tingkat membaca kelas tiga memiliki tingkat respons yang jauh lebih baik. Kalimat yang panjang dan kompleks dan kata -kata besar dapat membuat teks Anda lebih menantang untuk dibaca untuk orang yang sibuk yang bergegas melalui email. Namun, pertimbangkan audiens Anda. Jika Anda menulis ke dokter sosiologi untuk meminta wawancara, silakan dan gunakan bahasa yang subur dan struktur yang lebih kompleks. Jika tidak, buat "sederhana lebih baik" default Anda.

5 Waspadai Wordiness.

Bagian dari menyederhanakan teks Anda melibatkan perampingannya. Hapus kata dan frasa pengisi. Singkirkan kata keterangan dan gunakan kata kerja yang lebih kuat. (Alih -alih sangat bahagia , cobalah terlalu gembira, senang , atau gembira . Alih -alih berlari dengan cepat , bagaimana kalau putus -putus atau berlari ?)

Pertimbangkan enam aturan penulisan George Orwell:

1. Jangan pernah menggunakan metafora, perumpamaan, atau figur ucapan lain yang biasa Anda lihat di media cetak.
2. Jangan pernah menggunakan kata panjang di mana yang pendek akan melakukannya.
3. Jika dimungkinkan untuk memotong satu kata, selalu hentikan.
4. Jangan pernah menggunakan pasif di mana Anda dapat menggunakan yang aktif.
5. Jangan pernah menggunakan frasa asing, kata ilmiah, atau kata jargon jika Anda dapat memikirkan bahasa Inggris sehari -hari yang setara.
6. Langguhkan salah satu dari aturan ini lebih cepat daripada mengatakan sesuatu yang luar biasa biadab.*

*Tentang aturan Orwell #6, lihat aturan kami #2.

6 mengoreksi dengan hati -hati.

Hingga saat ini, kami telah berbicara tentang proofreading dalam hal yang lebih luas dari pengembangan perkembangan. Sekarang, saatnya untuk turun ke seluk-beluk seluk-beluk dan baris-by-line. Sudahkah Anda mengeja semuanya dengan benar? Apakah Anda menggunakan homonim yang tepat? (Apakah Anda mengetik " pergi ke festival" ketika Anda bermaksud mengetik mereka ?) Apakah tanda baca Anda tepat?

Aplikasi seperti Grammarly akan membantu Anda menangkap dan memperbaiki kesalahan Anda. Tetapi perlu diingat bahwa ini adalah alat untuk meningkatkan kemampuan proofreading Anda, bukan mengganti kebutuhan untuk proofreading sama sekali. Keuntungan menggunakan aplikasi proofreading adalah bahwa setiap kesalahan yang ditangkap aplikasi akan mengajari Anda sesuatu tentang tulisan Anda dan pada akhirnya menjadikan Anda penulis yang lebih baik.

7 duduk di atasnya.

Beberapa email perlu beberapa saat untuk mendidih, terutama jika mereka sensitif. Katakanlah Anda harus menulis email untuk melaporkan perilaku rekan kerja yang tidak pantas, atau Anda harus menyusun tinjauan kinerja untuk seseorang yang kinerjanya tidak benar -benar bintang. Emosi dapat membuat Anda menulis hal -hal yang nantinya akan Anda sesali.

Draf email Anda di pengolah kata Anda daripada klien email Anda sehingga Anda tidak tergoda untuk mengirimkannya secara impulsif sebelum Anda memberikannya ulasan menyeluruh. Jika Anda dapat menunda sebentar, duduk di email itu selama sehari sebelum mengirimkannya. Saat Anda membaca ulang email Anda dalam terang hari baru, Anda akan sering menemukan hal -hal untuk direvisi, terutama dalam hal nada dan kejelasan.

Paling tidak, pastikan fitur Unsend diaktifkan di klien email Anda. ; Saya pernah menerima email dengan baris subjek, “Mainan pembelajaran ini membuat anak saya omong kosong dengan gembira!”

Saya cukup yakin bukan itu yang dimaksud pengirim.