Genç profesyoneller için 8 e -posta ipucu

İşgücünde yeniyseniz, e -posta zor olabilir. Bir yandan, iş arkadaşlarıyla temas halinde olmak ve işleri halletmek gerekir. Öte yandan, sizi harekete geçirip yavaşlatabilecek birçok yazılı olmayan kural var.

Endüstriniz, şirket kültürünüz ve evden çalışma gibi faktörler e -posta kullandığınız şekilde etkilenir. Doğru yapmak önemlidir.

Emily Post Enstitüsü'nün bir görgü uzmanı olan Dan Post-Senking, “Bu temel iş iletişimi. İnsanların ilk kez insanlarla ilk kez tanışma şekli. ... kesinlikle kritik, geliştirebileceğiniz en önemli becerilerden biri” diyor.

E -posta sadece gerçekler ve rakamlar gibi hissedebilir, ama gerçekten, ilişkiler kurmakla ilgilidir. Ancak yeni bir işçi olarak, e -posta görgü kuralları söz konusu olduğunda, ne bilmediğinizi bilmiyorsunuz. Yeni çalışan durumunuzda (ve yöneticinizle puan puanları) bir bacağınızı almanıza yardımcı olmak için, burada yaşamak için sekiz e-posta ipucu var:

1 Ne istediğini bilin ve sor.

Gönderdiğiniz her e -postanın açıkça tanımlanmış bir amacı olmalıdır. Uzun e -posta zincirleri, cevaplanmamış sorular ve belirsiz istekler, kullanışlı bir çalışma aracından e -postayı bir üretkenlik engeline dönüştürebilir. İlk kez çalışanlar, bir eylem çağrısı ve bir son tarihle e-postaları bitirerek öne çıkabilir ve ödevleri harekete geçirebilir. Ne kadar spesifik olabilirseniz, o kadar iyidir. Örneğin, “EOD Cuma günü raporumun 16 ila 20. sayfalarındaki geri bildirimlerinizi çok isterim” demek, “Bana ne düşündüğünüzü bildirin” den çok daha iyi.

2 Odayı okuyun.

Profesyonel tutarken rahat bir tonu çarpmak zor olabilir. Bu sorunu çözmenin en iyi yolu, etrafınızdaki insanlardan ipuçlarını almaktır. Örneğin, konuştuğunuz kişi bir iş arkadaşı ise, özellikle daha yaratıcı veya rahat bir sektörde çalışıyorsanız, muhtemelen aşırı resmi olmak istemezsiniz. Sınır sonrası notlar olarak, çalışma ilişkinizi gerçek hayatta olumsuz etkileyebilecek mesafe getirebilir.

Şirkete özgü en iyi uygulamalara uymak da önemlidir. Örneğin, uzun e -postaların üstüne bir TL; Daha deneyimli profesyonellerden veya birkaç yıl boyunca şirkette çalışan kişilerden çalışma alanına uymanıza yardımcı olabilecek kişilerden tavsiye isteyin.

Wisconsin merkezli bir freelance yazarı Kat Boogaard, “Hepimiz farklı şekillerde iletişim kuruyoruz ve sadece nasıl iletişim kurmayı tercih ettiğinizi düşünüyorsanız, alıcınızın nasıl iletişim kurmayı tercih ettiğini değil, muhtemelen güzel tek taraflı bir konuşma yapacaksınız” diyor.

3 İkinci bir görüş alın.

E -postalarınızın yazım hataları veya garip ifadeler yapmasını asla istemezsiniz. Bunlar sadece iletişimi engellemekle kalmaz, aynı zamanda daha az profesyonel görünmenizi sağlayabilirler. Ancak kendi işinizi düzenlerken küçük hataları tespit etmek zor olabilir. Bu nedenle, özellikle önemli e -postalar için taslağınızı okumasını başka birinin, göndermeden önce herhangi bir sorunu işaretlemesini sağlamak yararlıdır. Veya tercih ederseniz, Google'ın yerel rehberlerindeki sosyal medya yöneticisi Kiera Wright-Ruiz'den bir sayfa alın ve hataları kolayca duymak için bir metin okuyucusu kullanın.

4 Kapıdaki olumsuzluğu kontrol edin.

Yazılı iletişim, istediğinizden daha olumsuz olabilir. Ve e -posta hakkında olumsuz duygularınız varsa veya zor bir konuyu ele alıyorsanız, özellikle yeni bir işçi olarak doğru dengeye çarpmak zor olabilir.

Wright-Ruiz, “Üzgün ​​olduğunuzda birine cevap vermeye daha duygusal olarak eğilimli olabilirsiniz veya bir e-postada pasif agresif ses çıkardığınızı bile bilmiyorsunuz” diyor Wright-Ruiz. “[Kendinize sorun] Bu yöneticinize paylaşılıyorsa, bu tamamen havalı hissettiğiniz bir şey mi? Ve cevap evet ise, o zaman iyisiniz.”

5 Zamanında olun.

Oryantasyon, ofise aşina olmak ve yeni konserinizi hızlandırmak arasında, e -postaların kaymasına izin vermek cazip gelebilir. Çoğu e-posta için 24 saatlik bir yanıt süresi tutmaya çalışın. Daha fazla zamana ihtiyacınız varsa, hızlı bir teşekkür notu gönderin ve ihtiyaç duydukları her şeyi ne zaman sağlayabileceğinizi bildirin. Bununla birlikte, her e -postaya, özellikle de istenmezse yanıt vermek zorunda değilsiniz.

6 Görselleri aklınızda bulundurun.

Freelance yazar Boogaard, “Kimse dev, savaş ve bardak benzeri bir metin duvarı ile tanışmak istemiyor” diyor. Ancak daha uzun e -postaların kaçınılmaz olduğu zamanlar olacaktır. Kısa paragraflar yazmaya, mermi noktalarını kullanmaya ve önemli bilgi parçalarını kullanmaya odaklanırsanız aradığınız yanıtı almanız daha olasıdır. E -posta ne kadar uzun olursa, onu sıyırıcı hale getirmek o kadar önemlidir.

7 Takipler hakkında akıllı olun.

Birinden yanıt almanız gerektiğinde hızlı bir hatırlatma göndermek mükemmel bir şekilde kabul edilebilir. Ancak bağlam, bir takip e-postası göndermek için ne kadar beklemeniz gerektiğini belirler. Bir meslektaşından bir şey bekliyorsanız, takipler için 24 ila 48 saatlik bir pencereye sahip olmak mantıklıdır. Tersine, birine soğuk e -posta gönderiyorsanız, alıcıyı rahatsız etmekten kaçınmak için geri dönmeden önce bir iki hafta beklemek en iyisidir. Ve bazı insanlar e -postaya hiç yanıt vermez. Mümkünse, tercih ettikleri iletişim yöntemini isteyin ve beklentileri öne koyun.

8 Kendinize bir mola verin.

E -posta iletişim için harika bir araçtır, ancak mükemmellik hedef değildir. İlişkiler kurmak ve işleri halletmekle ilgilidir. E -posta beceri setinizi geliştirmek zaman alacaktır. Serbest yazar Boogaard'ın söylediği gibi, “E -posta muhtemelen sizi öldürmeyecek, bu yüzden derin bir nefes alın. Her şey yoluna girecek.”