8 Suggerimenti e -mail per giovani professionisti

Se sei nuovo nella forza lavoro, l'e -mail può essere difficile. Da un lato, è necessario rimanere in contatto con i colleghi e fare le cose. D'altra parte, ci sono molte regole non scritte che possono inciamparti e rallentarti.

Fattori come il tuo settore, la cultura aziendale e il lavoro dall'impatto a casa in questo modo usi e -mail. È importante farlo bene.

"È la comunicazione aziendale fondamentale. È il modo in cui le persone spesso incontrano le persone per la prima volta ... È assolutamente critico, è una delle abilità più importanti che puoi coltivare", afferma Dan Post-Senning, esperto di etichetta presso l'Emily Post Institute.

L'e -mail potrebbe sembrare solo fatti e cifre, ma in realtà si tratta di costruire relazioni. Ma come nuovo lavoratore, quando si tratta di etichetta e -mail, non sai cosa non sai. Per aiutarti a ottenere un vantaggio sul tuo stato di nuovo dipendente (e punti di punteggio con il tuo manager), ecco otto consigli e-mail da vivere da:

So cosa vuoi e chiedilo.

Ogni e -mail che invii dovrebbe avere uno scopo chiaramente definito. Lunghe catene di posta elettronica, domande senza risposta e richieste poco chiare possono trasformare l'e -mail da un utile strumento di lavoro in un impedimento di produttività. I dipendenti per la prima volta possono distinguersi e mantenere gli incarichi in movimento, ponendo fine alle e-mail con un invito all'azione e una scadenza. Più puoi essere specifico, meglio è. Ad esempio, dire "Mi piacerebbe il tuo feedback alle pagine da 16 a 20 del mio rapporto di EOD Friday" è molto meglio di "Fammi sapere cosa ne pensi".

2 Leggi la stanza.

Colpire un tono casual pur mantenendolo professionale può essere complicato. Il modo migliore per affrontare questo problema è prendere spunti dalle persone intorno a te. Ad esempio, probabilmente non vuoi essere eccessivamente formale se la persona con cui stai parlando è un collega, specialmente se lavori in un settore più creativo o rilassato. Come osserva post-senning, ciò può introdurre una distanza che può avere un impatto negativo sulla relazione di lavoro nella vita reale.

È anche importante aderire alle migliori pratiche specifiche dell'azienda. Ad esempio, se è standard includere una frase TL; DR (troppo lunga, non ha letto) nella parte superiore delle lunghe e -mail, dimenticando di scrivere uno può portare a confusione o tempi di risposta più lunghi. Chiedi consigli a professionisti più esperti o persone che hanno lavorato in azienda per alcuni anni che possono aiutarti a inserirti nell'area di lavoro.

"Comunichiamo tutti in modi diversi e se pensi solo a come preferisci comunicare e non come il tuo destinatario preferisce comunicare, probabilmente avrai una conversazione piuttosto unilaterale", afferma Kat Boogaard, uno scrittore freelance con sede nel Wisconsin.

3 Ottieni una seconda opinione.

Non vuoi mai che le tue e -mail abbiano errori di battitura o frasi imbarazzanti. Non solo possono impedire la comunicazione, ma possono anche farti sembrare meno professionale. Ma piccoli errori possono essere difficili da individuare quando stai modificando il tuo lavoro. Ecco perché è utile convincere qualcun altro a leggere la tua bozza, in particolare per importanti e -mail, per contrassegnare eventuali problemi prima di colpire l'invio. O se preferisci, prendi una pagina da Kiera Wright-Ruiz, responsabile dei social media presso le guide locali di Google e usa un lettore di linguaggio di testo per ascoltare facilmente errori.

4 Controlla la negatività alla porta.

La comunicazione scritta può essere più negativa di quanto tu intenda. E se provi sentimenti negativi sull'e -mail o stai affrontando un argomento difficile, colpire il giusto equilibrio può essere difficile, soprattutto come un nuovo lavoratore.

"Potresti essere più emotivamente incline a rispondere a qualcuno quando sei arrabbiato, o non sai nemmeno che stai uscendo suonando passivo aggressivo in una e-mail", afferma Wright-Ruiz. "[Chiediti] Se questo è stato condiviso per il tuo manager, è qualcosa con cui ti senti completamente bello? E se la risposta è sì, allora stai bene."

5 Sii tempestivo.

Tra l'orientamento, familiarità con l'ufficio e accelerare il tuo nuovo concerto, può essere allettante lasciare scivolare le e -mail. Per la maggior parte delle e-mail, prova a mantenere un tempo di risposta di 24 ore. Se hai bisogno di più tempo, invia una breve nota di ringraziamento e fai sapere loro quando sarai in grado di fornire tutto ciò di cui hanno bisogno. Detto questo, non devi rispondere a ogni e -mail, in particolare se non sono richiesti.

6 Tieni a mente la grafica.

"Nessuno vuole essere incontrato con un gigantesco muro di testo simile alla guerra e alla pace", afferma lo scrittore freelance Boogaard. Ma ci saranno momenti in cui le e -mail più lunghe sono inevitabili. Avrai maggiori probabilità di ottenere la risposta che stai cercando se ti concentri sulla scrittura di brevi paragrafi, sull'uso di punti proiettile e sul grassetto delle informazioni chiave. Più a lungo l'e -mail, più è importante renderla sclabile.

7 Sii intelligente sui follow-up.

È perfettamente accettabile inviare un rapido promemoria quando hai bisogno di una risposta da qualcuno. Ma il contesto determina quanto tempo dovresti aspettare per inviare un'e-mail di follow-up. Se stai aspettando qualcosa da un collega, è ragionevole avere una finestra da 24 a 48 ore per i follow-up. Al contrario, se stai inviando un'e -mail a qualcuno freddo, è meglio aspettare una settimana o due prima di tornare indietro per evitare di infastidire il destinatario. E alcune persone non rispondono affatto all'e -mail. Se possibile, chiedi il loro metodo di comunicazione preferito e imposta le aspettative in anticipo.

8 Concediti una pausa.

L'e -mail è un ottimo strumento per la comunicazione, ma la perfezione non è l'obiettivo. Si tratta di costruire relazioni e fare le cose. Ci vorrà del tempo per sviluppare il tuo set di abilità e -mail. Come dice lo scrittore freelance Boogaard, "Probabilmente l'e -mail non ti ucciderà, quindi fai un respiro profondo. Sta andrà tutto bene."