8 советов по электронной почте для молодых специалистов

Если вы новичок в рабочей силе, электронная почта может быть сложной. С одной стороны, необходимо поддерживать контакт с коллегами и добиться цели. С другой стороны, существует множество неписаных правил, которые могут сбить вас с толку и замедлить вас.

Такие факторы, как ваша отрасль, культура компании и работа от дома, так как вы используете электронную почту. Важно сделать это правильно.

«Это фундаментальное деловое общение. Это то, как люди часто встречаются с людьми впервые ... это абсолютно важно, это один из самых важных навыков, которые вы можете развивать»,-говорит Дэн Пост-Сеннинг, эксперт по этикету в Институте Эмили Пост.

Электронная почта может показаться просто фактами и цифрами, но на самом деле речь идет о построении отношений. Но как новый работник, когда дело доходит до этикета электронной почты, вы не знаете, чего не знаете. Чтобы помочь вам получить ногу в вашем статусе нового сотрудники (и набрать очки с вашим менеджером), вот восемь советов по электронной почте, чтобы жить:

Я знаю, чего вы хотите, и просите об этом.

Каждое письмо, которое вы отправляете, должно иметь четко определенную цель. Длинные сети электронной почты, вопросы без ответа и неясные запросы могут превратить электронную почту из полезного рабочего инструмента в препятствие для производительности. Первые сотрудники могут выделиться и сохранять задания, заканчивая электронные письма с призывом к действию и крайним сроком. Чем конкретно вы можете быть, тем лучше. Например, сказать: «Мне понравится ваш отзыв на страницах с 16 по 20 моего отчета от Eod Friday» намного лучше, чем «дайте мне знать, что вы думаете».

2 Прочитайте комнату.

Нанести удар по случайному тону, сохраняя его профессионалом, может быть сложно. Лучший способ решить эту проблему - взять подсказки от окружающих вас людей. Например, вы, вероятно, не хотите быть слишком формальным, если человек, с которым вы разговариваете, является коллегой, особенно если вы работаете в более креативной или расслабленной индустрии. Как примечания пост-пленки, это может ввести расстояние, которое может негативно повлиять на ваши рабочие отношения в реальной жизни.

Также важно придерживаться лучших практик, специфичных для компании. Например, если это стандартно включать предложение TL; DR (слишком долго, не читал) предложение в верхней части длинных электронных писем, забыв написать, что можно привести к путанице или более длительному времени отклика. Спросите советы у более опытных специалистов или людей, которые работали в компании в течение нескольких лет, которые могут помочь вам вписаться в рабочее пространство.

«Мы все общаемся по-разному, и если вы думаете только о том, как вы предпочитаете общаться, а не о том, как ваш получатель предпочитает общаться, у вас, вероятно, будет довольно односторонний разговор»,-говорит Кэт Бугаард, внештатный писатель из Висконсина.

3 Получите второе мнение.

Вы никогда не хотите, чтобы ваши электронные письма имели опечатки или неловкие формулировки. Мало того, что те, которые могут помешать общению, но также могут заставить вас выглядеть менее профессионально. Но небольшие ошибки могут быть трудно обнаружить, когда вы редактируете собственную работу. Вот почему полезно заставить кого -то еще прочитать ваш черновик, особенно для важных электронных писем, чтобы пометить любые проблемы, прежде чем вы нажмете на отправку. Или, если вы предпочитаете, возьмите страницу от Kiera Wright-Ruiz, менеджера социальных сетей в местных гидах Google, и используйте читателя текста в речь, чтобы легко услышать ошибки.

4 Проверьте негатив у двери.

Письменное общение может показаться более негативным, чем вы намерены. И если у вас есть негативные чувства по поводу электронного письма или вы обращаетесь к сложной теме, нанесение правильного баланса может быть сложным, особенно в качестве нового работника.

«Вы можете быть более эмоционально склонны отвечать кому-то, когда вы расстроены, или даже не знаете, что вы выходите на пассивное агрессивное в электронном письме»,-говорит Райт-Руиз. «[Спросите себя], если это поделилось вашим менеджером, это то, с чем вы чувствуете себя совершенно крутым? И если ответ да, то у вас все в порядке».

5 Будьте своевременно.

Между ориентацией, ознакомления с офисом и ускорением вашего нового концерта, может быть заманчиво позволить электронным письмам скользить. Для большинства электронных писем постарайтесь сохранить 24-часовое время ответа. Если вам нужно больше времени, отправьте быстрое спасибо и дайте им знать, когда вы сможете предоставить все, что им нужно. Тем не менее, вам не нужно отвечать на каждое электронное письмо, особенно если они нежелательны.

6 Имейте в виду визуальные эффекты.

«Никто не хочет, чтобы его встречали с гигантской, похожей на войну и стеной текста»,-говорит внештатный писатель Boogaard. Но будут случаи, когда более длинные электронные письма неизбежны. Вы будете с большей вероятностью получить ответ, который вы ищете, если сосредоточитесь на написании коротких абзацев, использовании пулевых точек и жирным шрифтом ключевых деталей информации. Чем дольше электронное письмо, тем важнее сделать его смену.

7 Будьте умны в отношении последующих.

Вполне приемлемо отправить быстрое напоминание, когда вам нужен ответ от кого -то. Но контекст определяет, как долго вы должны ждать, чтобы отправить последующее электронное письмо. Если вы чего-то ждете от коллеги, разумно иметь окно от 24 до 48 часов для последующих наблюдений. И наоборот, если вы пишете кому -то холодным, лучше подождать неделю или две, прежде чем вернуться назад, чтобы избежать раздражения получателя. И некоторые люди вообще не отвечают на электронную почту. Если возможно, попросите их предпочтительный метод связи и установите ожидания заранее.

8 Дайте себе перерыв.

Электронная почта - отличный инструмент для общения, но совершенство не является целью. Речь идет о построении отношений и обретке. Потребуется время, чтобы разработать ваши навыки электронной почты. Как говорит внештатный писатель Boogaard, «электронная почта, вероятно, не убьет вас, так что сделайте глубокий вдох. Все будет хорошо».