8 Consejos por correo electrónico para jóvenes profesionales

Si eres nuevo en la fuerza laboral, el correo electrónico puede ser difícil. Por un lado, es necesario mantener en contacto con los compañeros de trabajo y hacer las cosas. Por otro lado, hay muchas reglas no escritas que pueden tropezarte y frenarte.

Factores como su industria, cultura de la empresa y trabajar desde el hogar impactan de esa manera que usa el correo electrónico. Es importante hacerlo bien.

"Es la comunicación empresarial fundamental. Es la forma en que las personas a menudo conocen a las personas por primera vez ... es absolutamente crítico, es una de las habilidades más importantes que puede cultivar", dice Dan después de la entrada, un experto en etiqueta en el Instituto Emily Post.

El correo electrónico puede parecer solo hechos y cifras, pero en realidad, se trata de construir relaciones. Pero como nuevo trabajador, cuando se trata de etiqueta por correo electrónico, no sabe lo que no sabe. Para ayudarlo a obtener una ventaja sobre su nuevo estado de empleado (y puntuar los puntos con su gerente), aquí hay ocho consejos de correo electrónico para vivir con:

Sé lo que quieres y pídelo.

Cada correo electrónico que envíe debe tener un propósito claramente definido. Las largas cadenas de correo electrónico, las preguntas sin respuesta y las solicitudes poco claras pueden convertir el correo electrónico de una herramienta de trabajo útil en un impedimento de productividad. Los empleados por primera vez pueden destacarse y mantener las tareas en movimiento, terminando los correos electrónicos con un llamado a la acción y una fecha límite. Cuanto más específico pueda ser, mejor. Por ejemplo, decir "Me encantarán sus comentarios en las páginas 16 a 20 de mi informe de EOD Friday" es mucho mejor que "Déjame saber lo que piensas".

2 Lea la habitación.

Golpear un tono informal mientras lo mantiene profesional puede ser complicado. La mejor manera de abordar ese problema es tomar señales de las personas que te rodean. Por ejemplo, probablemente no quiera ser demasiado formal si la persona con la que está hablando es un compañero de trabajo, especialmente si trabaja en una industria más creativa o relajada. Como señala después de la arennia, eso puede introducir una distancia que puede afectar negativamente su relación de trabajo en la vida real.

También es importante adherirse a las mejores prácticas específicas de la empresa. Por ejemplo, si es estándar incluir una oración TL (demasiado larga, no leída) en la parte superior de los correos electrónicos largos, olvidar escribir uno puede conducir a la confusión o tiempos de respuesta más largos. Solicite consejos de profesionales más experimentados o personas que hayan trabajado en la compañía durante unos años que puedan ayudarlo a encajar en el espacio de trabajo.

"Todos nos comunicamos de diferentes maneras, y si solo piensa en cómo prefiere comunicarse y no cómo su receptor prefiere comunicarse, probablemente tendrá una conversación bastante unilateral", dice Kat Boogaard, un escritor independiente con sede en Wisconsin.

3 Obtenga una segunda opinión.

Nunca desea que sus correos electrónicos tengan errores tipográficos o frases incómodas. No solo esos pueden impedir la comunicación, sino que también pueden hacerte parecer menos profesional. Pero los pequeños errores pueden ser difíciles de detectar cuando estás editando tu propio trabajo. Es por eso que es útil hacer que otra persona lea su borrador, particularmente para correos electrónicos importantes, para marcar cualquier problema antes de presionar enviar. O si lo prefiere, tome una página de Kiera Wright-Ruiz, administrador de redes sociales de las guías locales de Google, y use un lector de texto a voz para escuchar fácilmente errores.

4 Verifique la negatividad en la puerta.

La comunicación escrita puede parecer más negativa de lo que pretende. Y si tiene sentimientos negativos sobre el correo electrónico o está abordando un tema difícil, lograr el equilibrio adecuado puede ser difícil, especialmente como un nuevo trabajador.

"Es posible que esté más inclinado emocionalmente a responder a alguien cuando esté molesto, o ni siquiera sabe que está saliendo de sonar agresivo pasivo en un correo electrónico", dice Wright-Ruiz. "[Pregúntese] si esto se compartió a su gerente, ¿es algo con lo que se siente bien? Y si la respuesta es sí, entonces lo está haciendo bien".

5 Sea oportuno.

Entre la orientación, familiarizarse con la oficina y ponerse al día en su nuevo concierto, puede ser tentador dejar que los correos electrónicos se deslicen. Para la mayoría de los correos electrónicos, intente mantener un tiempo de respuesta las 24 horas. Si necesita más tiempo, envíe una nota rápida de agradecimiento y hágales saber cuándo podrá proporcionar lo que necesiten. Dicho esto, no tiene que responder a cada correo electrónico, especialmente si no están solicitados.

6 Tenga en cuenta las imágenes.

"Nadie quiere que se encuentre con un muro de texto gigante, de guerra y pata", dice el escritor independiente Boogaard. Pero habrá momentos en que los correos electrónicos más largos son inevitables. Será más probable que obtenga la respuesta que está buscando si se enfoca en escribir párrafos cortos, usar puntos de bala y en negrita de información clave. Cuanto más tiempo sea el correo electrónico, más importante será hacer que sea skimmable.

7 Sea inteligente sobre los seguimientos.

Es perfectamente aceptable enviar un recordatorio rápido cuando necesita una respuesta de alguien. Pero el contexto determina cuánto tiempo debe esperar para enviar un correo electrónico de seguimiento. Si está esperando algo de un colega, es razonable tener una ventana de 24 a 48 horas para seguimientos. Por el contrario, si está enviando un correo electrónico a alguien frío, es mejor esperar una o dos semanas antes de regresar para evitar molestar al destinatario. Y algunas personas no responden al correo electrónico en absoluto. Si es posible, solicite su método de comunicación preferido y establezca expectativas por adelantado.

8 Date un descanso.

El correo electrónico es una gran herramienta para la comunicación, pero la perfección no es el objetivo. Se trata de construir relaciones y hacer las cosas. Tomará tiempo desarrollar su conjunto de habilidades de correo electrónico. Como dice el escritor independiente Boogaard, "el correo electrónico probablemente no te matará, así que respira hondo. Todo va a estar bien".