若い専門家向けの8つの電子メールのヒント
公開: 2018-10-18労働力が初めての場合、電子メールは難しい場合があります。一方では、同僚と連絡を取り合い、物事を成し遂げる必要があります。一方、あなたをつまずかせてあなたを遅くすることができる多くの書かれていないルールがあります。
業界、企業文化、自宅での作業などの要因は、メールを使用する方法に影響を与えます。それを正しくすることが重要です。
「それは基本的なビジネスコミュニケーションです。それは人々が初めて人々と出会う方法です。それは絶対に重要であり、あなたが育てることができる最も重要なスキルの1つです」
電子メールは、事実や数字だけのように感じるかもしれませんが、実際には、関係を構築することです。しかし、新しい労働者として、電子メールのエチケットに関しては、あなたが知らないことはわかりません。新しい従業員のステータス（およびマネージャーとのスコアポイント）に足を踏み入れるのを助けるために、次のような8つの電子メールのヒントを次に示します。
1あなたが欲しいものを知って、それを求めてください。
送信するすべてのメールには、明確に定義された目的が必要です。長い電子メールチェーン、未回答の質問、および不明確な要求は、有用な作業ツールから生産性の障害に電子メールを変えることができます。初めての従業員は、行動を促すための電話と締め切りで電子メールを終了することにより、際立って課題を動かし続けることができます。あなたがより具体的になればなるほど、より良い。たとえば、「EOD金曜日の私のレポートの16ページから20ページのフィードバック」と言っているのは、「あなたの考えを知らせてください」よりもはるかに優れています。
2部屋を読んでください。
カジュアルなトーンをプロフェッショナルに保ちながら、カジュアルなトーンを打つことは難しい場合があります。その問題に取り組む最良の方法は、あなたの周りの人々から手がかりを得ることです。たとえば、あなたが話している人が同僚である場合、特にあなたがより創造的またはリラックスした業界で働いている場合、あなたはおそらく過度にフォーマルになりたくないでしょう。口からのメモとして、それは実際の生活の中であなたの仕事上の関係に悪影響を与える可能性のある距離を導入することができます。
また、企業固有のベストプラクティスを遵守することも重要です。たとえば、TL; DR（長すぎる、読み取らなかった）文を長いメールの一番上に含めることが標準である場合、書くのを忘れると、混乱や応答時間が長くなる可能性があります。より多くのベテランの専門家や、ワークスペースに適合するのを助けることができる数年間、会社で働いてきた人々にアドバイスを求めてください。
「私たちは皆、さまざまな方法でコミュニケーションをとっています。受信者がコミュニケーションを好む方法ではなく、コミュニケーションを好む方法だけを考えると、おそらくかなり一方的な会話があります」
3セカンドオピニオンを取得します。
あなたのメールにタイプミスや厄介な言い回しがあることを決して望んでいません。それらがコミュニケーションを妨げるだけでなく、あなたをより専門的に見せることもできます。しかし、自分の作品を編集しているときに、小さなエラーを見つけるのは難しい場合があります。そのため、特に重要な電子メールのドラフトを他の人に読んでもらい、送信する前に問題にフラグを立ててもらうことが役立ちます。または、必要に応じて、GoogleのローカルガイドのソーシャルメディアマネージャーであるKiera Wright-Ruizのページを取り、テキストツースピーチリーダーを使用して間違いを簡単に聞きます。
4ドアで否定性を確認します。
書面によるコミュニケーションは、あなたが意図しているよりも否定的になります。そして、あなたが電子メールについて否定的な感情を持っている場合、またはあなたが厳しいトピックに取り組んでいる場合、特に新しい労働者として、適切なバランスを打つことは難しい場合があります。
「動揺したときに誰かに応答する傾向があるかもしれませんし、電子メールで受動的な攻撃的に聞こえるようになっていることさえ知らないかもしれません」とWright-Ruiz氏は言います。 「[自問]これがマネージャーに共有されている場合、それはあなたが完全にクールだと感じているものですか？そして、答えがイエスであるなら、あなたはうまくやっています。」
5タイムリーに。
オリエンテーションの間、オフィスに精通し、新しいギグに順調に進むことができるようになり、電子メールをスライドさせるのは魅力的です。ほとんどのメールでは、24時間の応答時間を保持してください。もっと時間が必要な場合は、すばやく感謝して、必要なものを何でも提供できることを知らせてください。とはいえ、特にそれらが未承諾の場合、すべてのメールに応答する必要はありません。
6ビジュアルに留意してください。
「誰も、巨大な戦争とピースのようなテキストの壁に会うことを望みません」とフリーランスの作家ブーガードは言います。しかし、より長いメールが避けられない場合があります。短い段落の書き込み、箇条書きの使用、重要な情報を大胆にすることに焦点を当てると、探している応答が得られる可能性が高くなります。電子メールが長くなればなるほど、それをスキン可能にすることがより重要になります。
7フォローアップについて賢くなります。
誰かからの応答が必要なときに簡単なリマインダーを送信することは完全に受け入れられます。しかし、コンテキストは、フォローアップメールを送信するのを待つ時間を決定します。同僚から何かを待っているなら、フォローアップのために24〜48時間の窓を持っていることは合理的です。逆に、あなたが誰かを風邪をひいているなら、受信者を悩ませるのを避けるために戻る前に一週間か2週間待つのが最善です。また、一部の人々は電子メールにまったく敏感ではありません。可能であれば、彼らの好みのコミュニケーション方法を求め、前もって期待を設定します。
8自分に休憩を与えてください。
電子メールはコミュニケーションに最適なツールですが、完璧は目標ではありません。関係を築き、物事を成し遂げることです。メールスキルセットを開発するには時間がかかります。フリーランスのライターであるブーガードが言ったように、「電子メールはおそらくあなたを殺すつもりはないので、深呼吸をしてください。すべてがうまくいくでしょう。」 