8 E -Mail -Tipps für junge Profis

Wenn Sie neu in der Belegschaft sind, kann E -Mail schwierig sein. Einerseits ist es notwendig, mit Kollegen in Kontakt zu bleiben und Dinge zu erledigen. Andererseits gibt es viele ungeschriebene Regeln, die Sie aufstolpern und Sie verlangsamen können.

Faktoren wie Ihre Branche, Unternehmenskultur und die Arbeit von zu Hause aus Aufprall auf diese Weise, die Sie E -Mail verwenden. Es ist wichtig, es richtig zu machen.

"Es ist die grundlegende Geschäftskommunikation. Es ist die Art und Weise, wie Menschen Menschen oft zum ersten Mal treffen. Es ist absolut kritisch, es ist eine der wichtigsten Fähigkeiten, die Sie kultivieren können", sagt Dan Post-Sending, Experte von Etikette am Emily Post Institute.

E -Mail fühlt sich vielleicht nur wie Fakten und Zahlen an, aber es geht wirklich darum, Beziehungen aufzubauen. Aber als neuer Arbeiter wissen Sie bei der E -Mail -Etikette nicht, was Sie nicht wissen. Um Ihnen dabei zu helfen, Ihren Status eines Neu-Arbeitnehmers zu vergrößern (und Punkte mit Ihrem Manager zu erzielen), finden Sie hier acht E-Mail-Tipps, die Sie leben können.

Ich weiß, was Sie wollen und fragen Sie danach.

Jede E -Mail, die Sie senden, sollte einen klar definierten Zweck haben. Lange E -Mail -Ketten, unbeantwortete Fragen und unklare Anfragen können E -Mails von einem nützlichen Arbeitswerkzeug in ein Produktivitätsbehinderung verwandeln. Erstbeschäftigte können sich abheben und die Aufgaben in Bewegung halten, indem sie E-Mails mit einem Aufruf zum Handeln und einer Frist beenden. Je spezifischer Sie sein können, desto besser. Zum Beispiel ist es viel besser, zu sagen: "Ich würde Ihr Feedback zu den Seiten 16 bis 20 meines Berichts von EOD Friday lieben als" Lassen Sie mich wissen, was Sie denken ".

2 Lesen Sie den Raum.

Es kann schwierig sein, einen lässigen Ton zu treffen und gleichzeitig professionell zu halten. Der beste Weg, um dieses Problem anzugehen, besteht darin, die Menschen in Ihrer Umgebung Hinweise zu machen. Zum Beispiel möchten Sie wahrscheinlich nicht übermäßig formell sein, wenn die Person, mit der Sie sprechen, ein Mitarbeiter ist - insbesondere, wenn Sie in einer kreativeren oder entspannenderen Branche arbeiten. Wie nach der Sensation feststellt, kann dies eine Entfernung einführen, die sich negativ auf Ihre Arbeitsbeziehung im wirklichen Leben auswirken kann.

Es ist auch wichtig, sich an unternehmensspezifische Best Practices einzuhalten. Wenn es beispielsweise Standard ist, einen TL -Satz (zu lange, nicht gelesen) oben in langen E -Mails einzuschließen, kann das Vergessen, einen zu schreiben, zu Verwirrung oder längeren Antwortzeiten führen. Bitten Sie um Rat von erfahreneren Fachleuten oder Personen, die seit einigen Jahren im Unternehmen gearbeitet haben und die Ihnen helfen können, in den Arbeitsbereich zu passen.

„Wir alle auf unterschiedliche Weise kommunizieren, und wenn Sie nur darüber nachdenken, wie Sie es vorziehen, zu kommunizieren und nicht, wie Ihr Empfänger es vorzieht, zu kommunizieren, werden Sie wahrscheinlich ein ziemlich einseitiges Gespräch führen“, sagt Kat Boogaard, ein in Wisconsin ansässiger freiberuflicher Autor.

3 Holen Sie sich eine zweite Meinung.

Sie möchten nie, dass Ihre E -Mails Tippfehler oder unangenehme Phrasierung haben. Diese können nicht nur die Kommunikation behindern, sondern können auch weniger professionell aussehen lassen. Aber kleine Fehler können schwer zu erkennen sein, wenn Sie Ihre eigene Arbeit bearbeiten. Aus diesem Grund ist es nützlich, jemanden dazu zu bringen, Ihren Entwurf zu lesen, insbesondere für wichtige E -Mails, um Probleme zu markieren, bevor Sie Send treffen. Wenn Sie es vorziehen, nehmen Sie eine Seite von Kiera Wright-Ruiz, Social Media Manager bei Googles lokalen Führern, und verwenden Sie einen Text-to-Speech-Leser, um leicht Fehler zu hören.

4 Überprüfen Sie die Negativität an der Tür.

Die schriftliche Kommunikation kann negativer sein als Sie beabsichtigt. Und wenn Sie negative Gefühle in Bezug auf die E -Mail haben oder sich mit einem schwierigen Thema befassen, kann es schwierig sein, das richtige Gleichgewicht zu treffen, insbesondere als neuer Arbeiter.

"Sie sind vielleicht eher emotional geneigt, auf jemanden zu reagieren, wenn Sie verärgert sind, oder Sie wissen nicht einmal, dass Sie in einer E-Mail passiv aggressiv klingen", sagt Wright-Ruiz. "[Fragen Sie sich], ob dies Ihrem Manager weitergegeben wurde, ist es etwas, mit dem Sie sich total cool fühlen? Und wenn die Antwort ja ist, dann geht es Ihnen gut."

5 rechtzeitig sein.

Zwischen der Orientierung, dem Vertrauen mit dem Büro und dem Aufstieg auf Ihren neuen Auftritt kann es verlockend sein, E -Mails zu schieben. Versuchen Sie für die meisten E-Mails, eine 24-Stunden-Antwortzeit zu führen. Wenn Sie mehr Zeit benötigen, senden Sie eine kurze Dankesanzeige und lassen Sie sie wissen, wann Sie in der Lage sind, alles zu liefern, was sie brauchen. Das heißt, Sie müssen nicht auf jede E -Mail antworten, insbesondere wenn sie nicht angefordert sind.

6 Beachten Sie die Grafik.

"Niemand möchte mit einer riesigen, kriegsgespräsenen Textwand getroffen werden", sagt der freiberufliche Schriftsteller Boogaard. Es wird jedoch Zeiten geben, in denen längere E -Mails unvermeidlich sind. Es ist wahrscheinlicher, dass Sie die Antwort erhalten, die Sie suchen, wenn Sie sich darauf konzentrieren, kurze Absätze zu schreiben, Aufzählungszeichen und fettdrucksige Informationen zu kühnen. Je länger die E -Mail ist, desto wichtiger ist es, sie überflutbar zu machen.

7 Sei schlau über Follow-ups.

Es ist vollkommen akzeptabel, eine schnelle Erinnerung zu senden, wenn Sie eine Antwort von jemandem benötigen. Kontext bestimmt jedoch, wie lange Sie warten sollten, um eine Folge-E-Mail zu senden. Wenn Sie auf etwas von einem Kollegen warten, ist es vernünftig, ein 24- bis 48-Stunden-Fenster für Follow-ups zu haben. Umgekehrt ist es am besten, ein oder zwei Wochen zu warten, bevor Sie zurückkreisen, um den Empfänger zu ärgern. Und einige Leute reagieren überhaupt nicht auf E -Mails. Fragen Sie nach Möglichkeit nach ihrer bevorzugten Kommunikationsmethode und setzen Sie die Erwartungen im Voraus.

8 Gib dir eine Pause.

E -Mail ist ein großartiges Werkzeug für die Kommunikation, aber Perfektion ist nicht das Ziel. Es geht darum, Beziehungen aufzubauen und Dinge zu erledigen. Die Entwicklung Ihres E -Mail -Skills wird einige Zeit dauern. Wie der freiberufliche Schriftsteller Boogaard es ausdrückt: "E -Mail wird Sie wahrscheinlich nicht töten, also atmen Sie tief ein. Alles wird in Ordnung."