8 sfaturi de e -mail pentru tinerii profesioniști

Dacă sunteți nou în forța de muncă, e -mailul poate fi dificil. Pe de o parte, este necesar să țineți contactul cu colegii și să terminați lucrurile. Pe de altă parte, există o mulțime de reguli nescrise care vă pot călători și vă pot încetini.

Factori precum industria dvs., cultura companiei și lucrul de la acasă la impact în acest fel în care utilizați e -mail. Este important să -l înțelegem corect.

"Este comunicarea fundamentală de afaceri. Este modul în care oamenii întâlnesc adesea oamenii pentru prima dată ... Este absolut critic, este una dintre cele mai importante abilități pe care le puteți cultiva", spune Dan Post-Senning, expert în etichete la Emily Post Institute.

E -mailul se poate simți ca doar fapte și cifre, dar într -adevăr, este vorba despre construirea relațiilor. Dar, ca un nou lucrător, când vine vorba de e -mailuri, nu știți ce nu știți. Pentru a vă ajuta să obțineți un nivel de statut de angajat nou (și puncte cu punctele cu managerul dvs.), iată opt sfaturi de e-mail pentru a trăi până la:

Știu ce vrei și cere -o.

Fiecare e -mail pe care îl trimiteți ar trebui să aibă un scop clar definit. Lanțurile lungi de e -mail, întrebările fără răspuns și cererile neclare pot transforma e -mailul de la un instrument de lucru util într -un impediment de productivitate. Angajații pentru prima dată pot ieși în evidență și pot menține misiunile în mișcare, prin încheierea e-mailurilor cu un apel la acțiune și un termen. Cu cât poți fi mai specific, cu atât mai bine. De exemplu, a spune că „Mi -ar plăcea feedback -ul dvs. la paginile 16 până la 20 din raportul meu de EOD Friday” este mult mai bun decât „anunțați -mă ce credeți”.

2 Citiți camera.

Respectarea unui ton casual, păstrându -l profesionist poate fi dificil. Cel mai bun mod de a aborda această problemă este să luați indicii de la oamenii din jurul vostru. De exemplu, probabil că nu doriți să fiți prea formali dacă persoana cu care vorbiți este un coleg - mai ales dacă lucrați într -o industrie mai creativă sau mai relaxată. Ca note de post-senching, aceasta poate introduce distanță care poate avea un impact negativ asupra relației tale de lucru în viața reală.

De asemenea, este important să respectați cele mai bune practici specifice companiei. De exemplu, dacă este standard să includeți o propoziție TL; DR (prea lungă, nu a citit) în partea de sus a e -mailurilor lungi, uitarea de a scrie una poate duce la confuzie sau timpi de răspuns mai lungi. Cereți sfaturi de la mai mulți profesioniști experimentați sau oameni care au lucrat la companie de câțiva ani, care vă pot ajuta să vă încadrați în spațiul de lucru.

„Cu toții comunicăm în moduri diferite și, dacă vă gândiți doar la modul în care preferați să comunicați și nu la modul în care destinatarul dvs. preferă să comunice, probabil că veți avea o conversație destul de unilaterală”, spune Kat Boogaard, un scriitor freelance din Wisconsin.

3 Obțineți o a doua opinie.

Nu doriți niciodată ca e -mailurile dvs. să aibă dactilografii sau fraze penibile. Nu numai că aceștia pot împiedica comunicarea, dar te pot face, de asemenea, să arăți mai puțin profesionist. Dar erorile mici pot fi greu de observat atunci când îți editezi propria lucrare. De aceea, este util să -l determinați pe altcineva să vă citească proiectul, în special pentru e -mailuri importante, să semnalizeze orice probleme înainte de a ajunge la trimitere. Sau dacă preferați, luați o pagină de la Kiera Wright-Ruiz, Social Media Manager la ghidurile locale Google și utilizați un cititor de text la discurs pentru a auzi cu ușurință greșelile.

4 Verificați negativitatea la ușă.

Comunicarea scrisă poate apărea ca mai negativă decât intenționați. Și dacă aveți sentimente negative cu privire la e -mail sau vă abordați un subiect dificil, lovirea echilibrului corect poate fi dificilă, mai ales ca un nou lucrător.

„S-ar putea să fii mai înclinat emoțional să răspunzi la cineva atunci când ești supărat sau nici nu știi că ieși din sună pasiv agresiv într-un e-mail”, spune Wright-Ruiz. „[Întrebați -vă] dacă acest lucru a fost împărtășit managerului dvs., este ceva cu care vă simțiți complet mișto? Și dacă răspunsul este da, atunci vă descurcați bine.”

5 Fii la timp.

Între orientare, familiarizându -vă cu biroul și ridicându -vă la viteză la noul dvs. concert, poate fi tentant să lăsați e -mailurile să alunece. Pentru majoritatea e-mailurilor, încercați să păstrați un timp de răspuns de 24 de ore. Dacă aveți nevoie de mai mult timp, trimiteți o notă rapidă de mulțumire și anunțați-le când veți putea oferi orice au nevoie. Acestea fiind spuse, nu trebuie să răspundeți la fiecare e -mail, în special dacă nu sunticizați.

6 țineți cont de imagini.

„Nimeni nu vrea să fie întâmpinat cu un zid de text uriaș, asemănător cu războiul și pătuțul”, spune scriitorul independent Boogaard. Dar vor fi momente în care e -mailurile mai lungi sunt inevitabile. Veți fi mai probabil să obțineți răspunsul pe care îl căutați dacă vă concentrați pe scrierea paragrafelor scurte, utilizarea punctelor de glonț și a informațiilor cheie. Cu cât e -mailul este mai lung, cu atât este mai important să -l faci degresat.

7 Fii deștept în privința urmăririi.

Este perfect acceptabil să trimiteți un memento rapid atunci când aveți nevoie de un răspuns de la cineva. Dar contextul determină cât timp ar trebui să așteptați să trimiteți un e-mail de urmărire. Dacă așteptați ceva de la un coleg, este rezonabil să aveți o fereastră de 24 până la 48 de ore pentru urmărirea. În schimb, dacă trimiteți un e -mail pe cineva rece, cel mai bine este să așteptați o săptămână sau două înainte de a se întoarce înapoi pentru a evita enervarea destinatarului. Și unii oameni nu răspund deloc la e -mail. Dacă este posibil, cereți metoda preferată de comunicare și stabiliți așteptările în față.

8 Dă -ți o pauză.

E -mailul este un instrument excelent pentru comunicare, dar perfecțiunea nu este obiectivul. Este vorba despre construirea relațiilor și de a face lucrurile. Va fi nevoie de timp pentru a vă dezvolta abilitățile de e -mail. După cum spune scriitorul independent Boogaard, „e -mailul probabil că nu te va ucide, așa că respiră adânc. Totul va fi bine.”