젊은 전문가를위한 8 개의 이메일 팁

인력을 처음 접한다면 이메일이 어려울 수 있습니다. 한편으로는 동료들과 계속 연락하고 일을 끝내야합니다. 반면에, 당신을 끌어 올리고 속도를 늦출 수있는 기록되지 않은 규칙이 많이 있습니다.

업계, 회사 문화 및 가정에서 일하는 요소는 이메일을 사용하는 방식으로 영향을 미칩니다. 올바르게 얻는 것이 중요합니다.

Emily Post Institute의 에티켓 전문가 인 Dan Post-Senning은“이것은 기본 비즈니스 커뮤니케이션입니다. 사람들이 처음으로 사람들을 만나는 방식입니다. 절대적으로 중요합니다. 이는 당신이 재배 할 수있는 가장 중요한 기술 중 하나입니다.

이메일은 사실과 인물처럼 느껴질 수 있지만 실제로는 관계 구축에 관한 것입니다. 그러나 새로운 직원으로서 이메일 에티켓과 관련하여 당신은 당신이 모르는 것을 모릅니다. 새로운 직원 지위 (및 관리자와의 점수 포인트)를 다리로 올리도록 도와주기 위해 다음은 다음과 같이 살아야 할 8 가지 이메일 팁입니다.

1 당신이 원하는 것을 알고 요청하십시오.

보내는 모든 이메일에는 명확하게 정의 된 목적이 있어야합니다. 긴 이메일 체인, 답변되지 않은 질문 및 불분명 한 요청은 유용한 작업 도구에서 이메일을 생산성 장애로 바꿀 수 있습니다. 최초의 직원은 클릭 유도 문과 마감일로 이메일을 종료하여 눈에 띄고 과제를 계속 진행할 수 있습니다. 당신이 더 구체적 일수록 더 좋습니다. 예를 들어,“Eod Friday의 내 보고서 16-20 페이지에 대한 귀하의 의견을 좋아합니다.”라고 말하는 것은“생각하는 것을 알려주십시오”보다 훨씬 낫습니다.

2 방을 읽으십시오.

전문가를 유지하면서 캐주얼 한 톤을 치는 것은 까다로울 수 있습니다. 그 문제를 해결하는 가장 좋은 방법은 주변 사람들로부터 신호를받는 것입니다. 예를 들어, 당신이 말하는 사람이 동료 인 경우, 특히 더 창의적이거나 편안한 산업에서 일하는 경우 지나치게 공식적으로 원하지 않을 것입니다. 세대 후 노트와 같이, 실제 생활에서의 업무 관계에 부정적인 영향을 줄 수있는 거리를 도입 할 수 있습니다.

회사 별 모범 사례를 준수하는 것도 중요합니다. 예를 들어, 긴 이메일 상단에 tl; dr (너무 길고 읽지 않은) 문장을 포함시키는 것이 표준이라면, 글을 쓰는 것을 잊어 버리면 혼란이나 응답 시간이 길어질 수 있습니다. 더 많은 노련한 전문가 나 회사에서 일한 사람들에게 몇 년 동안 작업 공간에 적합하도록 도와 줄 수있는 조언을 요청하십시오.

위스콘신에 본사를 둔 프리랜서 작가 인 Kat Boogaard는“우리는 모두 다른 방식으로 의사 소통을하고, 수신자가 의사 소통을 선호하는 방식이 아니라 의사 소통을 선호하는 방법 만 생각한다면, 아마도 일방적 인 대화를 할 것입니다.

3 두 번째 의견을 얻으십시오.

당신은 당신의 이메일에 오타 나 어색한 문구를 갖기를 원하지 않습니다. 사람들은 의사 소통을 방해 할 수있을뿐만 아니라 당신을 덜 전문적으로 보이게 할 수 있습니다. 그러나 자신의 작업을 편집 할 때는 작은 오류가 발생하기 어려울 수 있습니다. 그렇기 때문에 다른 사람이 Send를 누르기 전에 문제를 표시하기 위해 다른 사람이 드래프트, 특히 중요한 이메일을 읽게하는 것이 유용한 이유입니다. 또는 원하는 경우 Google의 로컬 가이드의 소셜 미디어 관리자 인 Kiera Wright-Ruiz의 페이지를 가져 와서 텍스트 음성 연설 독자를 사용하여 실수를 쉽게들을 수 있습니다.

4 문에서 부정성을 점검하십시오.

서면 의사 소통은 의도 한 것보다 더 부정적인 일이 될 수 있습니다. 그리고 이메일에 대한 부정적인 감정이 있거나 힘든 주제를 다루고 있다면, 특히 새로운 근로자로서 올바른 균형을 맞추는 것은 어려울 수 있습니다.

Wright-Ruiz는“화가 났을 때 누군가에게 응답하는 것이 감정적으로 경향이 있거나 이메일로 수동적으로 공격적인 소리를 내고 있다는 것을 알지 못합니다. "이것이 관리자에게 공유되었는지 [스스로에게 물어보십시오. 당신이 완전히 시원하게 느끼는 것입니까? 그리고 대답이 예라면, 당신은 잘하고 있습니다."

5 적시에 있어야합니다.

오리엔테이션 사이, 사무실에 익숙해지고 새로운 공연 속도를 높이기 위해 이메일이 미끄러지도록 유혹 할 수 있습니다. 대부분의 이메일의 경우 24 시간 응답 시간을 유지하십시오. 더 많은 시간이 필요한 경우, 빠른 감사 메모를 보내고 필요한 모든 것을 제공 할 수있는시기를 알려주십시오. 즉, 모든 이메일, 특히 원치 않는 경우 모든 이메일에 응답 할 필요는 없습니다.

6 시각을 명심하십시오.

프리랜서 작가 인 부가드 (Boogaard)는“아무도 거대하고 전쟁과 음모와 같은 텍스트의 벽을 만나기를 원하지 않습니다. 그러나 더 긴 이메일을 피할 수없는 경우가 있습니다. 짧은 단락 작성, 총알 포인트를 사용하고 핵심 정보를 굵게 표시하는 데 집중하면 원하는 응답을 얻을 가능성이 높습니다. 이메일이 길수록 삐걱 거리는 것이 더 중요합니다.

7 후속 조치에 대해 똑똑하십시오.

누군가의 응답이 필요할 때 빠른 알림을 보내는 것은 완벽하게 허용됩니다. 그러나 컨텍스트는 후속 이메일을 보내기 위해 얼마나 기다려야하는지 결정합니다. 동료로부터 무언가를 기다리고 있다면 후속 조치를 위해 24 시간에서 48 시간의 창을 갖는 것이 합리적입니다. 반대로, 감기에 걸린 사람에게 이메일을 보내는 경우, 수신자의 성가신 것을 피하기 위해 돌로 돌아 오기 전에 일주일에서 2 주일을 기다리는 것이 가장 좋습니다. 그리고 어떤 사람들은 이메일에 전혀 응답하지 않습니다. 가능하다면 선호하는 의사 소통 방법을 요청하고 기대치를 앞쪽으로 설정하십시오.

8 휴식을 취하십시오.

이메일은 의사 소통을위한 훌륭한 도구이지만 완벽은 목표가 아닙니다. 그것은 관계를 구축하고 일을 끝내는 것입니다. 이메일 스킬 셋을 개발하는 데 시간이 걸립니다. 프리랜서 작가 인 부가드 (Boogaard)는“이메일은 아마도 당신을 죽이지 않을 것이므로 심호흡을하십시오. 모든 것이 잘 될 것입니다.”