8 dicas de e -mail para jovens profissionais

Se você é novo na força de trabalho, o email pode ser difícil. Por um lado, é necessário manter contato com colegas de trabalho e fazer as coisas. Por outro lado, existem muitas regras não escritas que podem viajá -lo e diminuir a velocidade.

Fatores como o seu setor, a cultura da empresa e o trabalho em casa, assim como você usa o email. É importante acertar.

"É a comunicação comercial fundamental. É a maneira como as pessoas costumam conhecer as pessoas pela primeira vez ... É absolutamente crítico, é uma das habilidades mais importantes que você pode cultivar", diz Dan após senning, especialista em etiqueta do Emily Post Institute.

O email pode parecer apenas fatos e números, mas, na verdade, trata -se de construir relacionamentos. Mas como um novo trabalhador, quando se trata de e -mails de etiqueta, você não sabe o que não sabe. Para ajudá-lo a aumentar o status do seu novo funcionário (e pontuar pontos com seu gerente), aqui estão oito dicas de e-mail para viver:

Eu sei o que você quer e peça por isso.

Todo e -mail que você envia deve ter um objetivo claramente definido. Cadeias de e -mail longas, perguntas sem resposta e solicitações pouco claras podem transformar e -mails de uma ferramenta de trabalho útil em um impedimento de produtividade. Os funcionários iniciantes podem se destacar e manter as tarefas em movimento, encerrando e-mails com uma chamada à ação e um prazo. Quanto mais específico você puder ser, melhor. Por exemplo, dizer "eu adoraria seu feedback nas páginas 16 a 20 do meu relatório da EOD Friday" é muito melhor do que "me diga o que você pensa".

2 Leia a sala.

Explodir um tom casual, mantendo -o profissional, pode ser complicado. A melhor maneira de resolver esse problema é seguir pistas das pessoas ao seu redor. Por exemplo, você provavelmente não quer ser excessivamente formal se a pessoa com quem estiver falando for uma colega de trabalho - especialmente se você trabalha em uma indústria mais criativa ou descontraída. Como notas pós-senning, isso pode introduzir distância que pode afetar negativamente sua relação de trabalho na vida real.

Também é importante aderir às práticas recomendadas específicas da empresa. Por exemplo, se for padrão incluir uma frase de TL; DR (DR (Long, não leu) no topo de e -mails longos, esquecendo de escrever um pode levar a confusão ou tempo de resposta mais longos. Peça conselhos de profissionais mais experientes ou pessoas que trabalham na empresa há alguns anos que podem ajudá -lo a se encaixar no espaço de trabalho.

"Todos nos comunicamos de maneiras diferentes e, se você pensa apenas em como prefere se comunicar e não como seu destinatário prefere se comunicar, provavelmente terá uma conversa bastante unilateral", diz Kat Boogaard, escritor freelancer de Wisconsin.

3 Obtenha uma segunda opinião.

Você nunca quer que seus e -mails tenham erros de digitação ou frases desajeitadas. Eles não apenas podem impedir a comunicação, mas também podem fazer você parecer menos profissional. Mas pequenos erros podem ser difíceis de identificar quando você está editando seu próprio trabalho. É por isso que é útil fazer com que outra pessoa leia seu rascunho, principalmente para e -mails importantes, para sinalizar quaisquer problemas antes de acertar o envio. Ou, se preferir, pegue uma página da Kiera Wright-Ruiz, gerente de mídia social dos guias locais do Google e use um leitor de texto em fala para ouvir com facilidade erros.

4 Verifique a negatividade na porta.

A comunicação escrita pode parecer mais negativa do que você pretende. E se você tiver sentimentos negativos sobre o e -mail ou estiver abordando um tópico difícil, alcançar o equilíbrio certo pode ser difícil, especialmente como um novo trabalhador.

"Você pode estar mais emocionalmente inclinado a responder a alguém quando está chateado, ou nem sabe que está parecendo agressivo passivo em um email", diz Wright-Ruiz. "[Pergunte a si mesmo] Se isso foi compartilhado para o seu gerente, é algo com o qual você se sente totalmente legal? E se a resposta é sim, então você está bem."

5 Seja oportuno.

Entre a orientação, familiarizando -se com o escritório e se atualizando em seu novo show, pode ser tentador deixar os e -mails deslizarem. Para a maioria dos e-mails, tente manter um tempo de resposta de 24 horas. Se precisar de mais tempo, envie uma nota rápida de agradecimento e informe-os quando você poderá fornecer o que precisar. Dito isto, você não precisa responder a todos os emails, principalmente se não forem solicitados.

6 Mantenha os visuais em mente.

"Ninguém quer ser recebido com uma parede de texto gigante e de guerra e peaace", diz o escritor freelancer Boogaard. Mas haverá momentos em que e -mails mais longos são inevitáveis. É mais provável que você obtenha a resposta que procura se se concentrar em escrever parágrafos curtos, usar pontos de bala e em negrito as principais informações. Quanto mais tempo o email, mais importante é torná -lo desviável.

7 Seja inteligente quanto aos acompanhamentos.

É perfeitamente aceitável enviar um lembrete rápido quando você precisar de uma resposta de alguém. Mas o contexto determina quanto tempo você deve esperar para enviar um email de acompanhamento. Se você está esperando algo de um colega, é razoável ter uma janela de 24 a 48 horas para acompanhamento. Por outro lado, se você está enviando um e -mail para alguém com frio, é melhor esperar uma semana ou duas antes de circular de volta para evitar irritantes o destinatário. E algumas pessoas não respondem ao e -mail. Se possível, peça seu método preferido de comunicação e defina as expectativas antecipadamente.

8 Dê a si mesmo um tempo.

O email é uma ótima ferramenta para comunicação, mas a perfeição não é o objetivo. Trata -se de construir relacionamentos e fazer as coisas. Levará tempo para desenvolver seu conjunto de habilidades de e -mail. Como o escritor freelancer Boogaard coloca, "o e -mail provavelmente não vai matá -lo, então respire fundo. Tudo vai ficar bem".