8 เคล็ดลับอีเมลสำหรับมืออาชีพรุ่นใหม่

หากคุณยังใหม่กับพนักงานอีเมลอาจเป็นเรื่องยาก ในอีกด้านหนึ่งจำเป็นต้องติดต่อกับเพื่อนร่วมงานและทำสิ่งต่างๆให้สำเร็จ ในทางกลับกันมีกฎที่ไม่ได้เขียนไว้มากมายที่สามารถเดินทางคุณและทำให้คุณช้าลง

ปัจจัยเช่นอุตสาหกรรมวัฒนธรรม บริษัท และการทำงานจากผลกระทบที่บ้านในแบบที่คุณใช้อีเมล สิ่งสำคัญคือต้องทำให้ถูกต้อง

“ มันเป็นการสื่อสารทางธุรกิจขั้นพื้นฐานมันเป็นวิธีที่ผู้คนมักจะพบปะผู้คนเป็นครั้งแรก ... มันสำคัญอย่างยิ่งมันเป็นหนึ่งในทักษะที่สำคัญที่สุดที่คุณสามารถฝึกฝนได้

อีเมลอาจรู้สึกเหมือนเป็นเพียงข้อเท็จจริงและตัวเลข แต่จริงๆแล้วมันเกี่ยวกับการสร้างความสัมพันธ์ แต่ในฐานะคนงานใหม่เมื่อพูดถึงมารยาททางอีเมลคุณไม่รู้ว่าคุณไม่รู้อะไร เพื่อช่วยให้คุณได้รับสถานะเป็นพนักงานใหม่ของคุณ (และคะแนนคะแนนกับผู้จัดการของคุณ) นี่คือเคล็ดลับอีเมลแปดข้อที่จะอยู่โดย:

1 รู้ว่าคุณต้องการอะไรและขอมัน

อีเมลทุกฉบับที่คุณส่งควรมีวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน ห่วงโซ่อีเมลยาวคำถามที่ไม่ได้รับคำตอบและคำขอที่ไม่ชัดเจนสามารถเปลี่ยนอีเมลจากเครื่องมือการทำงานที่มีประโยชน์ให้กลายเป็นอุปสรรคในการผลิต พนักงานครั้งแรกสามารถโดดเด่นและทำให้การมอบหมายงานเคลื่อนไหวโดยการสิ้นสุดอีเมลด้วยการเรียกร้องให้ดำเนินการและกำหนดเวลา ยิ่งคุณเป็นคนที่เฉพาะเจาะจงมากเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น ตัวอย่างเช่นการพูดว่า“ ฉันชอบความคิดเห็นของคุณในหน้า 16 ถึง 20 ของรายงานของฉันโดย EOD Friday” ดีกว่า“ แจ้งให้เราทราบว่าคุณคิดอย่างไร”

2 อ่านห้อง

การโดดเด่นด้วยน้ำเสียงที่ไม่เป็นทางการในขณะที่ทำให้มันเป็นมืออาชีพอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก วิธีที่ดีที่สุดในการแก้ไขปัญหานั้นคือการใช้ตัวชี้นำจากคนรอบตัวคุณ ตัวอย่างเช่นคุณอาจไม่ต้องการเป็นทางการมากเกินไปหากคนที่คุณกำลังพูดคุยเป็นเพื่อนร่วมงาน - โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณทำงานในอุตสาหกรรมที่สร้างสรรค์หรือผ่อนคลายมากขึ้น ในฐานะที่เป็นบันทึกการโพสต์การเซ็นที่สามารถแนะนำระยะทางซึ่งอาจส่งผลเสียต่อความสัมพันธ์ในการทำงานของคุณในชีวิตจริง

สิ่งสำคัญคือต้องปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของ บริษัท ตัวอย่างเช่นหากเป็นมาตรฐานที่จะรวม TL; DR (ยาวเกินไปไม่ได้อ่าน) ประโยคที่ด้านบนของอีเมลยาวลืมที่จะเขียนหนึ่งอาจนำไปสู่ความสับสนหรือเวลาตอบสนองที่ยาวนานขึ้น ขอคำแนะนำจากมืออาชีพที่มีประสบการณ์มากขึ้นหรือผู้ที่เคยทำงานที่ บริษัท มาสองสามปีซึ่งสามารถช่วยให้คุณพอดีกับพื้นที่ทำงาน

“ เราทุกคนสื่อสารในรูปแบบที่แตกต่างกันและถ้าคุณคิดว่าคุณต้องการสื่อสารอย่างไรและไม่ใช่วิธีที่ผู้รับของคุณชอบที่จะสื่อสารคุณอาจจะมีการสนทนาด้านเดียว” Kat Boogaard นักเขียนอิสระจากรัฐวิสคอนซินกล่าว

3 รับความคิดเห็นที่สอง

คุณไม่ต้องการให้อีเมลของคุณมีการพิมพ์ผิดหรือถ้อยคำที่น่าอึดอัดใจ ไม่เพียง แต่เป็นอุปสรรคต่อการสื่อสารเท่านั้น แต่ยังสามารถทำให้คุณดูเป็นมืออาชีพน้อยลง แต่ข้อผิดพลาดเล็กน้อยอาจเป็นเรื่องยากที่จะเห็นเมื่อคุณแก้ไขงานของคุณเอง นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงมีประโยชน์ที่จะให้คนอื่นอ่านร่างของคุณโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับอีเมลที่สำคัญเพื่อตั้งค่าสถานะปัญหาใด ๆ ก่อนที่คุณจะส่งส่ง หรือถ้าคุณต้องการให้ใช้หน้าเว็บจาก Kiera Wright-Ruiz ผู้จัดการโซเชียลมีเดียที่คู่มือท้องถิ่นของ Google และใช้เครื่องอ่านแบบข้อความเพื่อพูดเพื่อรับฟังความผิดพลาดได้อย่างง่ายดาย

4 ตรวจสอบการปฏิเสธที่ประตู

การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรสามารถออกมาเป็นลบมากกว่าที่คุณตั้งใจ และถ้าคุณมีความรู้สึกด้านลบเกี่ยวกับอีเมลหรือคุณกำลังพูดถึงหัวข้อที่ยากลำบากความสมดุลที่เหมาะสมอาจเป็นเรื่องยากโดยเฉพาะอย่างยิ่งในฐานะคนงานใหม่

“ คุณอาจมีแนวโน้มที่จะตอบสนองต่อใครบางคนเมื่อคุณอารมณ์เสียหรือคุณไม่รู้ด้วยซ้ำว่าคุณกำลังออกมาทำให้เกิดความก้าวร้าวในอีเมล” Wright-Ruiz กล่าว “ [ถามตัวเอง] หากสิ่งนี้ถูกแชร์กับผู้จัดการของคุณหรือไม่มันเป็นสิ่งที่คุณรู้สึกเท่ห์โดยสิ้นเชิงหรือไม่และถ้าคำตอบคือใช่คุณก็สบายดี”

5 เป็นเวลาที่เหมาะสม

ระหว่างการปฐมนิเทศทำความคุ้นเคยกับสำนักงานและเพิ่มความเร็วให้กับกิ๊กใหม่ของคุณมันอาจเป็นการล่อลวงให้ส่งอีเมลเลื่อน สำหรับอีเมลส่วนใหญ่ลองใช้เวลาตอบสนองตลอด 24 ชั่วโมง หากคุณต้องการเวลามากขึ้นให้ส่งข้อความขอบคุณอย่างรวดเร็วและแจ้งให้พวกเขาทราบว่าคุณจะสามารถให้สิ่งที่พวกเขาต้องการได้เมื่อใด ที่กล่าวว่าคุณไม่จำเป็นต้องตอบอีเมลทุกฉบับโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาไม่ได้รับการร้องขอ

6 นึกภาพอยู่ในใจ

“ ไม่มีใครอยากได้พบกับข้อความที่มีลักษณะคล้ายสงครามและสันติภาพ” Boogaard นักเขียนอิสระกล่าว แต่จะมีบางครั้งที่อีเมลอีกต่อไปไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ คุณจะได้รับคำตอบที่คุณกำลังมองหาหากคุณมุ่งเน้นไปที่การเขียนย่อหน้าสั้น ๆ โดยใช้กระสุนและข้อมูลชิ้นสำคัญ ยิ่งอีเมลนานเท่าไหร่ก็ยิ่งมีความสำคัญมากขึ้นเท่านั้น

7 จงฉลาดเกี่ยวกับการติดตาม

เป็นที่ยอมรับได้อย่างสมบูรณ์แบบที่จะส่งการแจ้งเตือนอย่างรวดเร็วเมื่อคุณต้องการคำตอบจากใครบางคน แต่บริบทกำหนดระยะเวลาที่คุณควรรอส่งอีเมลติดตาม หากคุณกำลังรอบางสิ่งบางอย่างจากเพื่อนร่วมงานมันสมเหตุสมผลที่จะมีหน้าต่าง 24 ถึง 48 ชั่วโมงสำหรับการติดตาม ในทางกลับกันหากคุณกำลังส่งอีเมลถึงคนที่หนาวเย็นควรรอหนึ่งหรือสองสัปดาห์ก่อนที่จะวนกลับเพื่อหลีกเลี่ยงผู้รับที่น่ารำคาญ และบางคนก็ไม่ตอบสนองต่ออีเมลเลย หากเป็นไปได้ขอวิธีการสื่อสารที่ต้องการและกำหนดความคาดหวังไว้ล่วงหน้า

8 หยุดพัก

อีเมลเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการสื่อสาร แต่ความสมบูรณ์แบบไม่ใช่เป้าหมาย มันเกี่ยวกับการสร้างความสัมพันธ์และการทำสิ่งต่าง ๆ ให้สำเร็จ ต้องใช้เวลาในการพัฒนาชุดทักษะอีเมลของคุณ ดังที่นักเขียนอิสระ Boogaard กล่าวไว้ว่า“ อีเมลอาจจะไม่ฆ่าคุณดังนั้นหายใจลึก ๆ ทุกอย่างจะดี”