8 wskazówek e -mail dla młodych profesjonalistów

Jeśli jesteś nowy w sile roboczej, e -mail może być trudny. Z jednej strony konieczne jest utrzymywanie kontaktu ze współpracownikami i załatwić sprawę. Z drugiej strony istnieje wiele niepisanych zasad, które mogą cię potknąć i spowolnić.

Czynniki takie jak Twoja branża, kultura firmy i praca z domu wpływają na ten sposób korzystanie z wiadomości e -mail. Ważne jest, aby dobrze to zrobić.

„To fundamentalna komunikacja biznesowa. To sposób, w jaki ludzie często spotykają ludzi po raz pierwszy… jest to absolutnie krytyczne, jest to jedna z najważniejszych umiejętności, które można kultywować”, mówi Dan Post-Senning, ekspert ds. Etykiety w Emily Post Institute.

E -mail może wydawać się tylko faktami i liczbami, ale tak naprawdę chodzi o budowanie relacji. Ale jako nowy pracownik, jeśli chodzi o etykietę e -mail, nie wiesz, czego nie wiesz. Aby pomóc Ci zdobyć nogę ze statusu nowego pracownika (i punktów wyników z menedżerem), oto osiem wskazówek e-mail na żywo:

Wiem , czego chcesz i proś o to.

Każdy wysyłany e -mail powinien mieć jasno określony cel. Długie łańcuchy e -mail, pytania bez odpowiedzi i niejasne prośby mogą przekształcić e -mail z użytecznego narzędzia roboczego w przeszkodę w produktywności. Pracownicy po raz pierwszy mogą się wyróżniać i utrzymywać zadania, kończąc e-maile z wezwaniem do działania i terminem. Im bardziej możesz być, tym lepiej. Na przykład powiedzenie „pokochałbym twoją opinię na stronach od 16 do 20 mojego raportu Eod Friday” jest znacznie lepsze niż „daj mi znać, co myślisz”.

2 Przeczytaj pokój.

Uderzenie swobodnego tonu, jednocześnie utrzymując profesjonalistę, może być trudne. Najlepszym sposobem na rozwiązanie tego problemu jest przyjęcie wskazówek od ludzi wokół ciebie. Na przykład prawdopodobnie nie chcesz być zbyt formalny, jeśli osoba, z którą rozmawiasz, jest współpracownikiem - szczególnie jeśli pracujesz w bardziej kreatywnej lub zrelaksowanej branży. Jak zauważa po seenningu, może to wprowadzić odległość, która może negatywnie wpłynąć na twój związek roboczy w prawdziwym życiu.

Ważne jest również, aby przestrzegać najlepszych praktyk specyficznych dla firmy. Na przykład, jeśli standardem jest uwzględnienie zdania TL; DR (zbyt długi, nie przeczytał) na górze długich e -maili, zapominanie o napisaniu, które można prowadzić do zamieszania lub dłuższych czasów reakcji. Poproś o poradę od bardziej doświadczonych specjalistów lub osób, które pracują w firmie od kilku lat, którzy mogą pomóc Ci dopasować się do obszaru roboczego.

„Wszyscy komunikujemy się na różne sposoby, a jeśli myślisz tylko o tym, jak wolisz komunikować się, a nie jak twoi odbiorcy woli komunikować się, prawdopodobnie przeprowadzisz ładną, jednostronną rozmowę”, mówi Kat Boogaard, niezależny pisarz z Wisconsin.

3 Zdobądź drugą opinię.

Nigdy nie chcesz, aby Twoje e -maile miały literówki lub niezręczne frazowanie. Te mogą nie tylko utrudniać komunikację, ale mogą również sprawić, że wyglądasz mniej profesjonalnie. Ale małe błędy mogą być trudne do zauważenia podczas edycji własnej pracy. Dlatego przydatne jest skłonienie kogoś innego do przeczytania szkicu, szczególnie w przypadku ważnych e -maili, aby oznaczyć wszelkie problemy przed naciśnięciem. Lub jeśli wolisz, weź stronę od Kiera Wright-Ruiz, menedżera mediów społecznościowych w lokalnych przewodnikach Google i użyj czytnika tekstu do mowy, aby łatwo usłyszeć błędy.

4 Sprawdź negatywność u drzwi.

Komunikacja pisemna może być bardziej negatywna niż zamierzasz. A jeśli masz negatywne odczucia na temat e -maila lub zajmujesz się trudnym tematem, uderzenie właściwej równowagi może być trudne, szczególnie jako nowy pracownik.

„Możesz być bardziej emocjonalnie skłonny do reagowania na kogoś, kiedy jesteś zdenerwowany, lub nawet nie wiesz, że odchodzisz pasywnie agresywnie w e-mailu”, mówi Wright-Ruiz. „[Zadaj sobie pytanie] Jeśli zostało to udostępnione Twojemu menedżerowi, czy jest to coś, z czym czujesz się całkowicie fajny? A jeśli odpowiedź brzmi„ tak ”, to dobrze sobie radzisz”.

5 Bądź terminowy.

Pomiędzy orientacją, zapoznaniem się z biurem i szybkim rozwojem nowego koncertu, może być kuszące, aby e -maile się ślizgały. W przypadku większości e-maili staraj się zachować 24-godzinny czas reakcji. Jeśli potrzebujesz więcej czasu, wyślij szybką notatkę i daj im znać, kiedy będziesz w stanie zapewnić wszystko, czego potrzebują. To powiedziawszy, nie musisz odpowiadać na każdy e -mail, szczególnie jeśli są one niezamówione.

6 Pamiętaj o grafikach.

„Nikt nie chce spotkać się z gigantyczną, podobną do wojenną ścianą tekstu”, mówi niezależny pisarz Boogaard. Ale będą chwile, w których dłuższe e -maile będą nieuniknione. Bardziej prawdopodobne jest, że uzyskasz odpowiedź, której szukasz, jeśli skupisz się na pisaniu krótkich akapitów, korzystaniu z punktów pocisków i pogrubianiu kluczowych informacji. Im dłużej e -mail, tym ważniejsze jest sprawienie, aby był sejm.

7 bądź mądry w sprawie następców.

Wysyłanie szybkiego przypomnienia, gdy potrzebujesz odpowiedzi od kogoś. Ale kontekst określa, jak długo należy czekać na wysłanie wiadomości e-mail. Jeśli czekasz na coś od kolegi, rozsądne jest, aby mieć okno 24 do 48 godzin dla kontynuacji. I odwrotnie, jeśli wysyłasz wiadomość e -mail do kogoś zimnego, najlepiej poczekać tydzień lub dwa, zanim krążył, aby uniknąć irytującego odbiorcę. A niektórzy ludzie w ogóle nie reagują na e -mail. Jeśli to możliwe, poproś o preferowaną metodę komunikacji i ustaw oczekiwania z góry.

8 Daj sobie spokój.

E -mail jest doskonałym narzędziem do komunikacji, ale doskonałość nie jest celem. Chodzi o budowanie relacji i robienie rzeczy. Opracowanie umiejętności e -maila zajmie trochę czasu. Jak to ujął niezależny pisarz Boogaard: „E -mail prawdopodobnie cię nie zabije, więc weź głęboki oddech. Wszystko będzie dobrze”.