8 نصائح بريد إلكتروني للمهنيين الشباب

إذا كنت جديدًا على القوى العاملة ، فقد يكون البريد الإلكتروني صعبًا. من ناحية ، من الضروري الاستمرار في اتصال مع زملاء العمل وإنجاز الأمور. من ناحية أخرى ، هناك الكثير من القواعد غير المكتوبة التي يمكن أن ترتفعك وتؤدي إلى إبطائك.

عوامل مثل صناعتك وثقافة الشركة والعمل من المنزل تؤثر بهذه الطريقة التي تستخدم بها البريد الإلكتروني. من المهم أن تصنعها بشكل صحيح.

يقول دان ما بعد سينج ، خبير آداب في معهد إميلي بوست: "إنها التواصل التجاري الأساسي. إنها الطريقة التي يجتمع بها الناس في كثير من الأحيان للمرة الأولى ... إنها أمر بالغ الأهمية ، إنه أحد أهم المهارات التي يمكنك زراعتها".

قد يشعر البريد الإلكتروني بأنه مجرد حقائق وأرقام ، ولكن في الحقيقة ، يتعلق الأمر ببناء العلاقات. ولكن كعامل جديد ، عندما يتعلق الأمر بآداب البريد الإلكتروني ، فأنت لا تعرف ما لا تعرفه. لمساعدتك في الحصول على ساق في حالة الموظف الجديد الخاص بك (ونقاط تسجيل مع مديرك) ، إليك ثماني نصائح بريد إلكتروني للعيش بها:

1 تعرف ما تريد واطلب ذلك.

يجب أن يكون لكل بريد إلكتروني ترسله هدفًا محددًا بوضوح. يمكن لسلاسل البريد الإلكتروني الطويلة والأسئلة التي لم تتم الإجابة عليها والطلبات غير الواضحة تحويل البريد الإلكتروني من أداة عمل مفيدة إلى عائق الإنتاجية. يمكن للموظفين لأول مرة أن يبرز ، والحفاظ على المهام تتحرك ، من خلال إنهاء رسائل البريد الإلكتروني مع دعوة إلى العمل وموعد نهائي. كلما كان الأمر أكثر تحديداً ، كان ذلك أفضل. على سبيل المثال ، قول "أحب ملاحظاتك على الصفحات من 16 إلى 20 من تقريري من قبل EOD Friday" هو أفضل بكثير من "اسمحوا لي أن أعرف ما هو رأيك".

2 اقرأ الغرفة.

قد يكون ضرب نغمة غير رسمية مع الحفاظ عليه احترافيًا أمرًا صعبًا. أفضل طريقة لمعالجة هذه المشكلة هي أخذ العظة من الناس من حولك. على سبيل المثال ، ربما لا تريد أن تكون رسميًا بشكل مفرط إذا كان الشخص الذي تتحدث إليه هو زميل في العمل - خاصة إذا كنت تعمل في صناعة أكثر إبداعًا أو استرخاء. كما يلاحظ ما بعد البيع ، يمكن أن يقدم ذلك المسافة التي قد تؤثر سلبًا على علاقة العمل في الحياة الحقيقية.

من المهم أيضًا الالتزام بأفضل الممارسات الخاصة بالشركة. على سبيل المثال ، إذا كان من المعتاد تضمين TL ؛ DR (طويل جدًا ، لم يقرأ) جملة في الجزء العلوي من رسائل البريد الإلكتروني الطويلة ، مما ينسى أن يكتب المرء إلى الارتباك أو أوقات استجابة أطول. اطلب نصيحة من المهنيين المتمرسين أو الأشخاص الذين عملوا في الشركة لبضع سنوات يمكنهم مساعدتك في وضع مساحة العمل.

تقول كات بوغارد ، كاتبة مستقلة ومقرها ويسكونسن: "إننا نتواصل جميعًا بطرق مختلفة ، وإذا كنت تفكر فقط في كيفية تفضل التواصل وليس كيف يفضل المستلم التواصل ، فمن المحتمل أن يكون لديك محادثة من جانب واحد".

3 احصل على رأي ثان.

لا تريد أبدًا أن تحتوي رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك على الأخطاء المطبعية أو الصياغة المحرجة. لا يمكن أن يعوق هؤلاء فقط التواصل ، ولكن يمكنهم أيضًا أن تجعلك تبدو أقل احترافًا. ولكن قد يكون من الصعب اكتشاف الأخطاء الصغيرة عند تحرير عملك. لهذا السبب من المفيد أن تجعل شخص آخر قراءة مسودتك ، وخاصة لرسائل البريد الإلكتروني المهمة ، للعلامة على أي مشكلات قبل الوصول إلى إرسال. أو إذا كنت تفضل ذلك ، خذ صفحة من Kiera Wright-Ruiz ، مدير وسائل التواصل الاجتماعي في أدلة Google المحلية ، واستخدم قارئ النص إلى كلام لسماع الأخطاء بسهولة.

4 تحقق من السلبية عند الباب.

يمكن أن يأتي الاتصال المكتوب أكثر سلبية مما تنوي. وإذا كان لديك مشاعر سلبية حول البريد الإلكتروني أو كنت تتناول موضوعًا صعبًا ، فقد يكون تحقيق التوازن الصحيح صعبًا ، خاصةً كعامل جديد.

يقول رايت رويز: "قد تكون أكثر ميلًا عاطفيًا للرد على شخص ما عندما تكون منزعجًا ، أو لا تعرف حتى أنك تنطلق من أن تبدو عدوانية سلبية في رسالة بريد إلكتروني". "[اسأل نفسك] إذا تمت مشاركة هذا مع مديرك ، هل هو شيء تشعر به تمامًا؟ وإذا كانت الإجابة نعم ، فأنت بخير."

5 كن في الوقت المناسب.

بين التوجيه ، وتعرف نفسك على المكتب ، والوصول إلى السرعة على أزعجك الجديد ، قد يكون من المغري السماح لرسائل البريد الإلكتروني بالانزلاق. بالنسبة لمعظم رسائل البريد الإلكتروني ، حاول الاحتفاظ بوقت استجابة لمدة 24 ساعة. إذا كنت بحاجة إلى مزيد من الوقت ، فأرسل ملاحظة شكر سريعة وأعلمهم متى ستتمكن من تقديم كل ما يحتاجون إليه. ومع ذلك ، ليس عليك الرد على كل بريد إلكتروني ، خاصة إذا كانت غير مرغوب فيها.

6 ضع الصور في الاعتبار.

يقول كاتب Freelance Boogaard: "لا أحد يريد أن يقابله جدارًا عملاقًا يشبه الحرب والسلام". ولكن ستكون هناك أوقات لا يمكن تجنب فيها رسائل البريد الإلكتروني الأطول. سيكون من المرجح أن تحصل على الاستجابة التي تبحث عنها إذا ركزت على كتابة فقرات قصيرة ، وذلك باستخدام نقاط الرصاص ، وقطع المعلومات المفتاحية الجريئة. كلما طالت مدة البريد الإلكتروني ، كلما كان الأمر أكثر أهمية لجعله قابلاً للتخلص.

7 كن ذكيا حول المتابعة.

من المقبول تمامًا إرسال تذكير سريع عندما تحتاج إلى استجابة من شخص ما. لكن السياق يحدد المدة التي يجب أن تنتظر فيها لإرسال بريد إلكتروني للمتابعة. إذا كنت تنتظر شيئًا من زميل ، فمن المعقول أن يكون لديك نافذة من 24 إلى 48 ساعة للمتابعة. على العكس من ذلك ، إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى شخص بارد ، فمن الأفضل الانتظار لمدة أسبوع أو أسبوعين قبل أن تدور لتجنب إزعاج المستلم. وبعض الناس لا يستجيبون للبريد الإلكتروني على الإطلاق. إذا كان ذلك ممكنًا ، اطلب طريقة التواصل المفضلة لديهم وقم بتعيين التوقعات في المقدمة.

8 امنح نفسك استراحة.

البريد الإلكتروني أداة رائعة للاتصال ، لكن الكمال ليس الهدف. يتعلق الأمر ببناء العلاقات وإنجاز الأمور. سيستغرق الأمر وقتًا لتطوير مجموعة مهارات البريد الإلكتروني الخاصة بك. كما يقول الكاتب المستقل Boogaard ، "ربما لن يقتلك البريد الإلكتروني ، لذا خذ نفسًا عميقًا. كل شيء سيكون على ما يرام".