8 conseils par e-mail pour les jeunes professionnels

Si vous êtes nouveau sur le marché du travail, le courrier électronique peut être difficile. D'une part, il est nécessaire de rester en contact avec les collègues et de faire avancer les choses. D'un autre côté, il existe de nombreuses règles non écrites qui peuvent vous faire trébucher et vous ralentir.

Des facteurs comme votre industrie, votre culture d'entreprise et le travail à partir de la maison ont l'impact de cette façon que vous utilisez le courrier électronique. Il est important de bien faire les choses.

«C'est la communication commerciale fondamentale. C'est ainsi que les gens rencontrent souvent les gens pour la première fois ... C'est absolument critique, c'est l'une des compétences les plus importantes que vous pouvez cultiver», explique Dan Post-Senning, expert en étiquette de l'Emily Post Institute.

Le courrier électronique peut ressembler à des faits et des chiffres, mais vraiment, il s'agit de nouer des relations. Mais en tant que nouveau travailleur, en ce qui concerne l'étiquette par e-mail, vous ne savez pas ce que vous ne savez pas. Pour vous aider à obtenir une longueur d'avance sur le statut de votre nouvel employé (et à marquer des points avec votre manager), voici huit conseils par e-mail pour vivre:

Je sais ce que vous voulez et demandez-le.

Chaque e-mail que vous envoyez doit avoir un objectif clairement défini. De longues chaînes de messagerie, des questions sans réponse et des demandes peu claires peuvent transformer les e-mails d'un outil de travail utile en un obstacle à la productivité. Les employés pour la première fois peuvent se démarquer et maintenir les missions en mouvement, en terminant des courriels avec un appel à l'action et une date limite. Plus vous pouvez être spécifique, mieux c'est. Par exemple, dire «J'adorerais vos commentaires sur les pages 16 à 20 de mon rapport par EOD Friday» est bien mieux que «dites-moi ce que vous pensez».

2 Lisez la pièce.

Prendre un ton décontracté tout en le gardant professionnel peut être délicat. La meilleure façon de s'attaquer à ce problème est de s'inspirer des gens qui vous entourent. Par exemple, vous ne voulez probablement pas être trop formel si la personne à qui vous parlez est un collègue, surtout si vous travaillez dans une industrie plus créative ou détendue. Comme les notes post-senning, qui peuvent introduire une distance qui peut avoir un impact négatif sur votre relation de travail dans la vie réelle.

Il est également important de respecter les meilleures pratiques spécifiques à l'entreprise. Par exemple, s'il est standard d'inclure une phrase TL; DR (trop longue, n'a pas lu) en haut des longs e-mails, oublier d'en écrire un peut entraîner une confusion ou des temps de réponse plus longs. Demandez des conseils de professionnels plus chevronnés ou de personnes qui ont travaillé dans l'entreprise pendant quelques années qui peuvent vous aider à vous intégrer dans l'espace de travail.

«Nous communiquons tous de différentes manières, et si vous ne pensez qu'à la façon dont vous préférez communiquer et non à la façon dont votre destinataire préfère communiquer, vous allez probablement avoir une conversation assez unilatérale», explique Kat Boogaard, un écrivain indépendant basé au Wisconsin.

3 Obtenez un deuxième avis.

Vous ne voulez jamais que vos e-mails aient des fautes de frappe ou un phrasé maladroit. Non seulement ceux qui peuvent entraver la communication, mais ils peuvent également vous rendre moins professionnel. Mais les petites erreurs peuvent être difficiles à repérer lorsque vous modifiez votre propre travail. C'est pourquoi il est utile d'amener quelqu'un d'autre à lire votre brouillon, en particulier pour les e-mails importants, à signaler tout problème avant de frapper l'envoi. Ou si vous préférez, prenez une page de Kiera Wright-Ruiz, responsable des médias sociaux chez Google de Google, et utilisez un lecteur de texte vocal pour entendre facilement les erreurs.

4 Vérifiez la négativité à la porte.

La communication écrite peut être plus négative que vous ne l'avez l'intention. Et si vous avez des sentiments négatifs à propos de l'e-mail ou si vous abordez un sujet difficile, trouver le bon équilibre peut être difficile, en particulier en tant que nouveau travailleur.

«Vous pouvez être plus émotionnellement enclin à répondre à quelqu'un lorsque vous êtes bouleversé, ou vous ne savez même pas que vous vous éteignez passifs agressifs dans un e-mail», explique Wright-Ruiz. "[Demandez-vous] si cela a été partagé avec votre manager, est-ce quelque chose avec lequel vous vous sentez totalement cool? Et si la réponse est oui, alors vous allez bien."

5 être opportun.

Entre l'orientation, vous familiariser avec le bureau et se mettre à la vitesse sur votre nouveau concert, il peut être tentant de laisser les e-mails glisser. Pour la plupart des e-mails, essayez de conserver un temps de réponse 24h / 24. Si vous avez besoin de plus de temps, envoyez une note de remerciement rapide et faites-leur savoir quand vous pourrez fournir tout ce dont ils ont besoin. Cela dit, vous n'avez pas à répondre à chaque e-mail, en particulier s'ils ne sont pas sollicités.

6 Gardez les visuels à l'esprit.

«Personne ne veut rencontrer un mur de texte géant, en forme de guerre et de poignée», explique l'écrivain freelance Boogaard. Mais il y aura des moments où les e-mails plus longs seront inévitables. Vous serez plus susceptible d'obtenir la réponse que vous recherchez si vous vous concentrez sur la rédaction de paragraphes courts, en utilisant des puces et des informations clés en gras. Plus l'e-mail est long, plus il est important de le rendre skimmable.

7 Soyez intelligent sur les suivis.

Il est parfaitement acceptable d'envoyer un rappel rapide lorsque vous avez besoin d'une réponse de quelqu'un. Mais le contexte détermine combien de temps vous devez attendre pour envoyer un e-mail de suivi. Si vous attendez quelque chose d'un collègue, il est raisonnable d'avoir une fenêtre de 24 à 48 heures pour les suivis. À l'inverse, si vous envoyez un e-mail à quelqu'un de froid, il est préférable d'attendre une semaine ou deux avant de revenir en retour pour éviter d'ennuyer le destinataire. Et certaines personnes ne répondent pas du tout aux e-mails. Si possible, demandez leur méthode de communication préférée et définissez les attentes à l'avance.

8 Donnez-vous une pause.

Le courrier électronique est un excellent outil de communication, mais la perfection n'est pas l'objectif. Il s'agit de nouer des relations et de faire avancer les choses. Il faudra du temps pour développer vos compétences par e-mail. Comme le dit le rédacteur indépendant Boogaard, "l'email ne vous tuera probablement pas, alors respirez profondément. Tout va bien."