8 Tips Email untuk Profesional Muda

Jika Anda baru mengenal tenaga kerja, email bisa jadi sulit. Di satu sisi, perlu untuk tetap berhubungan dengan rekan kerja dan menyelesaikan sesuatu. Di sisi lain, ada banyak aturan tidak tertulis yang dapat membuat Anda tersandung dan memperlambat Anda.

Faktor -faktor seperti industri Anda, budaya perusahaan, dan bekerja dari dampak rumah dengan cara itu Anda menggunakan email. Penting untuk memperbaikinya.

"Ini adalah komunikasi bisnis yang mendasar. Ini adalah cara orang sering bertemu orang untuk pertama kalinya ... Ini sangat penting, ini adalah salah satu keterampilan terpenting yang dapat Anda kembangkan," kata Dan Post-Senning, seorang ahli etiket di Emily Post Institute.

Email mungkin terasa seperti hanya fakta dan angka, tetapi sungguh, ini tentang membangun hubungan. Tetapi sebagai pekerja baru, ketika datang ke etiket email, Anda tidak tahu apa yang tidak Anda ketahui. Untuk membantu Anda mendapatkan kaki pada status karyawan baru Anda (dan mencetak poin dengan manajer Anda), berikut adalah delapan tips email untuk ditinggali oleh:

Saya tahu apa yang Anda inginkan dan minta.

Setiap email yang Anda kirim harus memiliki tujuan yang jelas. Rantai email yang panjang, pertanyaan yang tidak terjawab, dan permintaan yang tidak jelas dapat mengubah email dari alat kerja yang bermanfaat menjadi hambatan produktivitas. Karyawan pertama kali dapat menonjol, dan menjaga tugas tetap bergerak, dengan mengakhiri email dengan ajakan bertindak dan tenggat waktu. Semakin spesifik Anda, semakin baik. Misalnya, mengatakan "Saya suka umpan balik Anda di halaman 16 hingga 20 laporan saya oleh EOD Friday" jauh lebih baik daripada "Biarkan saya tahu apa yang Anda pikirkan."

2 Baca kamar.

Menyerang nada santai sambil menjaganya tetap profesional bisa rumit. Cara terbaik untuk mengatasi masalah itu adalah dengan mengambil isyarat dari orang -orang di sekitar Anda. Misalnya, Anda mungkin tidak ingin terlalu formal jika orang yang Anda ajak bicara adalah rekan kerja - terutama jika Anda bekerja di industri yang lebih kreatif atau santai. Sebagai catatan pasca-sen, yang dapat memperkenalkan jarak yang dapat berdampak negatif terhadap hubungan kerja Anda dalam kehidupan nyata.

Penting juga untuk mematuhi praktik terbaik khusus perusahaan. Misalnya, jika itu standar untuk memasukkan kalimat TL; DR (terlalu lama, tidak dibaca) di bagian atas email panjang, lupa menulis seseorang dapat menyebabkan kebingungan atau waktu respons yang lebih lama. Mintalah saran dari lebih banyak profesional berpengalaman atau orang -orang yang telah bekerja di perusahaan selama beberapa tahun yang dapat membantu Anda masuk ke ruang kerja.

“Kami semua berkomunikasi dengan cara yang berbeda, dan jika Anda hanya memikirkan bagaimana Anda lebih suka berkomunikasi dan bukan bagaimana penerima Anda lebih suka berkomunikasi, Anda mungkin akan melakukan percakapan sepihak yang cantik,” kata Kat Boogaard, seorang penulis lepas yang berbasis di Wisconsin.

3 Dapatkan pendapat kedua.

Anda tidak pernah ingin email Anda memiliki kesalahan ketik atau ungkapan yang canggung. Tidak hanya mereka yang menghambat komunikasi, tetapi mereka juga dapat membuat Anda terlihat kurang profesional. Tetapi kesalahan kecil bisa sulit dikenali saat Anda mengedit pekerjaan Anda sendiri. Itulah mengapa bermanfaat untuk membuat orang lain membaca draf Anda, terutama untuk email penting, untuk menandai masalah apa pun sebelum Anda menekan Kirim. Atau jika Anda lebih suka, ambil halaman dari Kiera Wright-Ruiz, Manajer Media Sosial di pemandu lokal Google, dan gunakan pembaca teks-ke-speech untuk dengan mudah mendengar kesalahan.

4 Periksa negativitas di pintu.

Komunikasi tertulis dapat menjadi lebih negatif daripada yang Anda inginkan. Dan jika Anda memiliki perasaan negatif tentang email atau Anda membahas topik yang sulit, menyerang keseimbangan yang tepat bisa jadi sulit, terutama sebagai pekerja baru.

"Anda mungkin lebih cenderung menanggapi seseorang ketika Anda kesal, atau Anda bahkan tidak tahu bahwa Anda keluar terdengar agresif pasif dalam email," kata Wright-Ruiz. “[Tanyakan pada diri sendiri] jika ini dibagikan kepada manajer Anda, apakah itu sesuatu yang Anda rasakan sangat keren? Dan jika jawabannya ya, maka Anda baik -baik saja.”

5 tepat waktu.

Antara orientasi, membiasakan diri dengan kantor, dan bangun untuk mempercepat pertunjukan baru Anda, mungkin tergoda untuk membiarkan email meluncur. Untuk sebagian besar email, cobalah untuk menjaga waktu respons 24 jam. Jika Anda membutuhkan lebih banyak waktu, kirim catatan terima kasih yang cepat dan beri tahu mereka kapan Anda dapat memberikan apa pun yang mereka butuhkan. Yang mengatakan, Anda tidak harus menanggapi setiap email, terutama jika mereka tidak diminta.

6 Ingatlah visual.

"Tidak ada yang ingin bertemu dengan dinding teks raksasa, perang-dan-lega," kata penulis Freelance Boogaard. Tetapi akan ada saat -saat ketika email yang lebih lama tidak dapat dihindari. Anda akan lebih cenderung mendapatkan respons yang Anda cari jika Anda fokus menulis paragraf pendek, menggunakan poin -poin, dan informasi utama yang berani. Semakin lama emailnya, semakin penting untuk membuatnya bisa dilewati.

7 Jadilah pintar tentang tindak lanjut.

Sangat dapat diterima untuk mengirim pengingat cepat ketika Anda membutuhkan tanggapan dari seseorang. Tetapi konteks menentukan berapa lama Anda harus menunggu untuk mengirim email tindak lanjut. Jika Anda menunggu sesuatu dari seorang kolega, masuk akal untuk memiliki jendela 24 hingga 48 jam untuk tindak lanjut. Sebaliknya, jika Anda mengirim email ke seseorang yang dingin, yang terbaik adalah menunggu satu atau dua minggu sebelum berputar kembali untuk menghindari mengganggu penerima. Dan beberapa orang tidak responsif terhadap email sama sekali. Jika memungkinkan, mintalah metode komunikasi yang mereka sukai dan atur harapan di muka.

8 Beri diri Anda istirahat.

Email adalah alat yang hebat untuk komunikasi, tetapi kesempurnaan bukanlah tujuannya. Ini tentang membangun hubungan dan menyelesaikan sesuatu. Butuh waktu untuk mengembangkan skillset email Anda. Seperti yang dikatakan oleh penulis lepas Boogaard, "Email mungkin tidak akan membunuhmu, jadi tarik napas dalam -dalam. Semuanya akan baik -baik saja."