โปรดค้นหาสิ่งที่แนบมา: คุณต้องแจ้งผู้ชมของคุณหรือไม่?

เมื่อฉันยังใหม่กับตลาดงานและส่งประวัติย่อ (แม้ว่าฉันจะออกเดทกับตัวเองฉันจะยอมรับว่านี่เป็นสิ่งที่ดีก่อนวันอีเมล) ฉันส่งจดหมายปกที่สร้างขึ้นอย่างระมัดระวังพร้อมกับบันทึกที่อ่าน:

แนบโปรดค้นหาประวัติย่อของฉัน

การส่งจดหมายฉบับหนึ่งส่งผลให้เกิดการสัมภาษณ์ ที่นั่นฉันอยู่ในสำนักงานไม้ของทนายความที่ได้รับการดูแลเป็นอย่างดี ในขณะที่ฉันรออย่างใจจดใจจ่อในเก้าอี้ปีกหลังหนังขนาดใหญ่เขานั่งที่โต๊ะของเขาคลิกที่ปากกาของเขาและสแกนประวัติย่อและจดหมายสมัครงานของฉัน เขาเงยหน้าขึ้นมองขึ้นมาและยิ้มกว้างชี้ไปที่จดหมาย “ ฉันรักมันเมื่อมีคนเขียน 'สิ่งที่แนบมา โปรดค้นหาประวัติย่อของฉัน' ฉันไม่รู้ด้วยซ้ำว่าประวัติย่อของคุณหายไป!”

มันเป็นช่วงเวลาที่น่าอาย ฉันจะเลียนแบบรูปแบบจดหมายธุรกิจที่ฉันได้รับการสอนในชั้นเรียนพิมพ์มัธยมปลายไม่ต้องพูดถึงจดหมายธุรกิจอื่น ๆ ที่ฉันเห็นหรือได้รับ แต่ผู้สัมภาษณ์คนนี้ชี้ให้เห็นว่าการพูดคุยทางธุรกิจที่ไร้สาระและน่าเบื่อเป็นอย่างไร ฉันไม่เคยใช้สิ่งที่แนบมาโปรดหาอีกครั้ง

วันนี้เรามีแนวโน้มที่จะต้องการเรียกร้องความสนใจไปยังไฟล์แนบมากกว่ารายการที่มาพร้อมกับจดหมายที่ส่งทางไปรษณีย์ แต่ผู้คนยังคงใช้โปรดค้นหาสิ่งที่แนบมาตลอดเวลา การเขียนธุรกิจนี้จำเป็นหรือไม่?

มีเหตุผลใดที่จะใช้โปรดค้นหาสิ่งที่แนบมา?

ไม่! ไม่จำเป็นสำหรับวลีนี้ และมีเหตุผลที่ยอดเยี่ยมหลายประการในการทิ้งมัน

สำหรับผู้เริ่มต้นมันฟังดูน่าเบื่อและล้าสมัย แม้ในการติดต่ออย่างเป็นทางการเป้าหมายของคุณควรจะสื่อสารอย่างตรงไปตรงมาการสนทนาโดยปราศจาก คำพูด หรือ ศัพท์ แสงโปรดค้นหาสิ่งที่แนบมาเป็นคำศัพท์ที่เลวร้ายที่สุด นอกจากนี้ยังค่อนข้างซ้ำซ้อนที่จะบอกว่ามีบางอย่างติดอยู่แล้วนำผู้รับไปหามัน

ความแปลกประหลาดอีกอย่างที่แนบมาโปรดพบว่ามันเป็นคำสั่งเมื่อไม่จำเป็นต้องเป็น บล็อกภาษาอังกฤษยอดนิยม ซึ่งคั่นด้วยภาษาทั่วไป ใช้วิธีนี้:

ไม่จำเป็นต้องเจ้านายคนอื่น ๆ ในการค้นหาสิ่งต่าง ๆ เนื่องจากประโยคเป็นเพียงการสื่อสาร“ ฉันได้แนบเอกสารให้คุณ” ในความเป็นจริงมันคงเป็นเรื่องแปลกที่จะนำสิ่งนี้ลงในแบบฟอร์มคำขออื่นเช่น

ภาษาที่จำเป็น "โปรดพบ" เป็นภาษาที่จำเป็นหรือไม่?

แนบโปรดค้นหาการอ่านเช่น Legalese ดังนั้นคุณอาจสงสัยว่าจำเป็นในเอกสารทางกฎหมายหรือไม่ การเขียนผู้เชี่ยวชาญ Bryan Garner กล่าวว่าไม่

คุณจะเห็นวลีกระป๋องเช่น

โปรดค้นหาสิ่งที่แนบมาอย่างถูกต้องตามไวยากรณ์ หรือ ไม่?

ในทางเทคนิคไม่มีอะไรผิดปกติกับการพูดอะไรบางอย่างเช่น“ โปรดค้นหาเอกสารที่แนบมา” แม้ว่าการค้นหาอาจหมายถึงการมาหาบางสิ่งบางอย่างโดยการค้นหา (ดังนั้นการยืนยันของทนายความอัจฉริยะในอัลเค่นว่าเรซูเม่ของฉันจะต้องหายไป)พบว่าหมายถึงการรับรู้หรือค้นพบว่ามีบางอย่างอยู่ เนื่องจากคุณต้องการให้ผู้รับของคุณค้นพบสิ่งที่คุณแนบมาโปรดค้นหาผลงาน

แต่ด้วยเหตุผลที่ฉันเพิ่งให้คุณข้างบนคุณยังดีกว่าที่จะหลีกเลี่ยง

มีทางเลือกอะไรบ้างในการค้นหาสิ่งที่แนบมา?

เป็นเรื่องง่ายที่จะหลีกเลี่ยงวลีนี้ เพียงใช้ภาษาโดยตรงและวางศัพท์แสงธุรกิจ นี่คือทางเลือกบางอย่าง:

• ฉันแนบ [รายการ]
• โปรดดูที่ [รายการ] ที่แนบมา
• [รายการ] ที่คุณขอคือแนบ
• โปรดดูที่รายการที่แนบมา [รายการ] สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม
• [รายการ] ที่แนบมารวมถึง - -

Etiquette Attachment 101

มีแนวทางมารยาทไม่กี่อย่างที่จะปฏิบัติตามเมื่อใช้ไฟล์แนบ

1ให้หัวขึ้นก่อนที่จะส่งไฟล์แนบถ้ามันไม่คาดคิด

การแจ้งให้ผู้รับทราบเมื่อคุณส่งไฟล์แนบเป็นรูปแบบที่ดี ไวรัสที่ส่งต่อสิ่งที่แนบมาทำให้เราระมัดระวังในการเปิดสิ่งที่เราไม่คาดหวัง (หากงานของคุณเกี่ยวข้องกับการส่งไฟล์แนบไปมาเป็นประจำสิ่งนี้อาจไม่จำเป็น)

2 เรียกความสนใจไปที่ไฟล์แนบ

แจ้งให้ผู้รับของคุณทราบว่ามีสิ่งที่แนบมาอยู่ที่นั่น ผู้คนมักจะคิดถึงพวกเขาดังนั้นการแจ้งเตือนเล็กน้อย (ผ่านวลีทางเลือกที่แนะนำข้างต้น) จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความสับสน

3 ถ้าคุณพูดถึงสิ่งที่แนบมาอย่าลืม!

เราทุกคนทำสิ่งนี้แล้ว (ฉันเรียกมันว่า "atthedmentitis.") ถ้าคุณพูดถึงสิ่งที่แนบมาในอีเมลของคุณอย่าลืมที่จะแนบจริง หากคุณลืมและจับความผิดพลาดของคุณหลังจากที่คุณกดส่งการตอบกลับอย่างรวดเร็วของเธรดที่พูดว่า“ นี่คือสิ่งที่แนบมาขออภัยด้วย!” ควรทำเคล็ดลับ

4 อย่าแนบไฟล์ขนาดใหญ่

ไคลเอนต์อีเมลไม่เพียง แต่มีขีด จำกัด ขนาดไฟล์ แต่ไฟล์ขนาดใหญ่อาจใช้เวลานานในการดาวน์โหลดโดยเฉพาะบนมือถือ (คุณไม่ต้องการกินการจัดสรรข้อมูลมือถือของผู้รับคุณหรือไม่) ถ้าคุณมีไฟล์ขนาดใหญ่ที่จะถ่ายโอนใช้บริการเช่น Dropbox หรือส่งผ่านลิงก์ไปยังเอกสารออนไลน์เช่น Google เอกสาร