添付を見つけてください：視聴者に通知する必要がありますか？
公開: 2017-10-03私が雇用市場に慣れていて履歴書を郵送したとき（私は自分自身と付き合っていますが、これは電子メールの時代のかなり前のことを認めます）、私は注意して作成されたカバーレターを読んだメモで送りました：
囲まれている私の履歴書を見つけてください。
そのような郵送の1つはインタビューになりました。そこに私は、wood的な手入れの行き届いた弁護士の木製パネルのオフィスにいました。私が特大の革のウィングバックチェアで心配そうに待っている間、彼は机に座ってペンのトップをクリックして履歴書とカバーレターをスキャンしました。彼は突然見上げて笑い、手紙を指していた。 「人々が「囲まれている」と書くとき、私はそれが大好きです。私の履歴書を見つけてください」あなたの履歴書が失われたことさえ知りませんでした！」
それは恥ずかしい瞬間でした。私は、私が見たことや受け取った他のすべてのビジネスレターは言うまでもなく、高校のタイピングクラスで教えられたビジネスレタースタイルを模倣しました。しかし、このインタビュアーは、ビジネススピーキングがいかに不活性であり、息苦しいビジネススピークができるかを指摘しました。囲まれたことはありません。もう一度見つけてください。
最近では、郵送された手紙に含まれているアイテムよりも添付ファイルに注意を喚起したいと思う可能性が高くなりますが、人々はまだ添付されています。このビジネスライティングホールドオーバーは必要ですか？
使用する理由はありますか？
いいえ！このフレーズは必要ありません。そして、それを捨てるいくつかの大きな理由があります。
まず第一に、それは息苦しくて昔ながらのように聞こえます。正式な通信においてさえ、あなたの目標は、言葉遣いや専門用語のない、単純で会話的な方法でコミュニケーションをとることです。最悪の言葉が言葉白されているのを見つけてください。また、何かが添付されていると言ってから、受信者にそれを見つけてください。
添付されているもう1つの奇妙さは、そうする必要がないときにコマンドであるということです。一般的な言語で区切られた人気のある英語のブログは、このようにそれを置きます：
この文は「私はあなたのためにドキュメントを添付した」と伝えているだけなので、他の人の周りに物事を見つけるために上司をする必要はありません。実際、これを別のリクエストフォームに入れて、
ドキュメントを添付してください。または、ドキュメントが添付されているのを見つけると、とても感謝しています。これは、添付されていることを見つけてください、これはあまり要求ではありません。代わりに、それほど多くの正反対の仕事をするのは、命令的な形式のセットフレーズです。
「添付されてください」不可欠な法的言語はありますか？
添付されているのは、Legaleseのような読み物を見つけてください。法的文書でそれが必要かどうか疑問に思うかもしれません。専門家のブライアン・ガーナーはノーと言います。
囲まれたような 缶詰のフレーズが見られます
。彼らはハイサウンドですが、低いパフォーマンスです。あなたの手紙は、それらなしではるかに明確で魅力的です。
文法的に正しい添付を見つけてください？
技術的には、「添付のドキュメントを見つけてください」のようなことを言うことには何の問題もありません。発見は、それを検索することで何かに出くわすことを意味しますが（したがって、私の履歴書を失う必要があるというスマートアレック弁護士の主張は）、発見は何かが存在することを認識または発見することも意味します。受信者にあなたが添付したものを発見してもらいたいので、作品を見つけてください。
しかし、私がちょうどあなたに上に与えた理由のために、あなたはそれを避ける方がまだ良いです。
添付されているものを見つけてください。
このフレーズを避けるのは簡単です。直接言語を使用して、ビジネス用語をドロップしてください。ここにいくつかの選択肢があります：
- [アイテム]を添付しました。
- 添付の[アイテム]をご覧ください。
- あなたが求めた[アイテム]が添付されています。
- 詳細については、添付[アイテム]を参照してください。
- 添付の[アイテム]が含まれます。 。 。
アタッチメントエチケット101
添付ファイルを使用するときに従うべきいくつかのエチケットガイドラインがあります。
1添付ファイルを送信する前に、予期しない場合はヘッドアップを与えます。
添付ファイルを送信するときに受信者に通知するのは良い形です。アタッチメントを伝達したウイルスは、私たちが期待していないものを開くことに警戒しています。 （あなたの仕事が添付ファイルを定期的に前後に送信することを伴う場合、これはおそらく必要ではありません。）
2添付ファイルに注意してください。
添付ファイルがあることを受信者に知らせてください。人々はしばしばそれらを見逃すので、少し通知（上記の別のフレーズを介して）は、混乱を避けるのに役立ちます。
3添付ファイルに言及した場合は、忘れないでください！
私たちは皆これをやった。 （私はそれを「アタッチメント炎」と呼びます。）メールに添付ファイルに言及する場合は、実際に添付することを忘れないでください。忘れて、送信をヒットした後にのみ間違いをキャッチした場合、スレッドへの迅速な返信「ここに添付ファイルがあります。ごめんなさい！」トリックをする必要があります。
4巨大なファイルを添付しないでください。
電子メールクライアントにはファイルサイズの制限があるだけでなく、特にモバイルで大規模なファイルがダウンロードに時間がかかる場合があります。 （受信者のモバイルデータ割り当てを食べたくないですか？）転送する大きなファイルがある場合は、Dropboxなどのサービスを使用するか、Google Docsなどのオンラインドキュメントにリンクを送信してください。