Veuillez trouver ci-joint: avez-vous besoin d'informer votre public?

Quand j'étais nouveau sur le marché du travail et envoyez des curriculum vitae (bien que je sors avec moi-même, je dois admettre que c'était bien avant les jours de courrier électronique), j'ai envoyé mes lettres de motivation soigneusement conçues avec une note qui disait:

Ci-joint Veuillez trouver mon CV.

Un tel envoi a abouti à une entrevue. J'étais là dans le bureau lambrissé d'un avocat impeccablement soigné. Pendant que j'attendais avec anxiété dans une chaise en cuir surdimensionnée, il s'est assis à son bureau en cliquant sur son dessus de stylo et en scannant mon CV et une lettre de motivation. Il leva les yeux soudainement et sourit, pointant la lettre. «J'adore quand les gens écrivent« joints, veuillez trouvermon CV ». Je ne savais même pas que votre CV était perdu! "

Ce fut un moment embarrassant. J'avais imité le style de lettre commerciale qui avait été enseigné dans le cours de dactylographie au lycée, sans parler de toutes les autres lettres commerciales que j'avais vues ou reçues. Mais cet intervieweur a souligné à quel point les entreprises inquiets et étouffantes peuvent être. Je n'ai jamais utiliséci-joint, veuillez retrouver.

Ces jours-ci, nous sommes plus susceptibles de vouloir attirer l'attention sur les pièces jointes que les articles inclus avec une lettre postale, mais les gens utilisent toujours,veuillez trouvertout le temps ci-joint. Cette entreprise rédigeait-elle le respect?

Y a-t-il une raison à utilisers'il vous plaît trouver ci-joint?

Non! Il n'y a pas besoin de cette phrase. Et il y a plusieurs grandes raisons de le jeter.

Pour commencer, cela semble étouffé et démodé. Même dans la correspondance formelle, votre objectif devrait être de communiquer d'une manière simple et conversationnelle, sans verrouillage ou jargon .Veuillez trouverle jargon verbal de verrouillage à son pire. Il est également un peu redondant de dire que quelque chose est attaché, puis de demander au destinataire de le trouver.

Une autre bizarrerie avecjointe, veuillez trouverque c'est une commande quand elle n'a pas besoin de l'être. Le blog populaire de la langue anglaise, séparé par une langue commune , le dit de cette façon:

Il n'est pas nécessaire de se diriger autour de l'autre personne pour trouver des choses, car la phrase communique simplement «J'ai joint un document pour vous». En fait, il serait tout simplement bizarre de mettre cela dans un autre formulaire de demande, comme

Est-ce que «s'il vous plaît trouver un langage juridique essentiel joint»?

Je suis joint, veuillez trouverdes lectures comme le législateur, donc vous vous demandez peut-être si cela est nécessaire dans un document juridique. L'expert en écriture Bryan Garner dit non.

Vous voyez des phrases en conserve comme

S'ilvous plaît, trouvez-vous ci-jointgrammaticalement correct?

Techniquement, il n'y a rien de mal à dire quelque chose comme «Veuillez trouver le document ci-joint». Bien quetrouverpuisse signifier sur quelque chose en le recherchant (d'où l'affirmation de l'avocat intelligent selon lesquelles mon CV doit être perdu),trouvezégalement signifie reconnaître ou découvrir que quelque chose est présent. Parce que vous voulez que votre destinataire découvre ce que vous avez joint,veuillez trouverdes œuvres.

Mais, pour les raisons que je viens de vous donner ci-dessus, vous feriez mieux de l'éviter.

Quelles sont les alternatives àtrouver ci-jointes?

Il est facile d'éviter cette phrase. Utilisez simplement un langage direct et déposez le jargon commercial. Voici quelques alternatives:

• J'ai joint [article].
• Veuillez consulter le [article] ci-joint.
• Le [article] que vous avez demandé est joint.
• Veuillez vous référer à l'élément ci-joint pour plus de détails.
• Le [article] ci-joint comprend. . .

Étiquette d'attachement 101

Il existe quelques directives d'étiquette à suivre lors de l'utilisation des pièces jointes.

1Donnez une tête-à-tête avant d'envoyer une pièce jointe si elle est inattendue.

Donner votre avis de destinataire lorsque vous envoyez une pièce jointe est un bon formulaire. Les virus transmissibles en attachement nous ont fait des méfiants d'ouvrir ceux que nous n'attendons pas. (Si votre travail consiste à envoyer des pièces jointes régulièrement, ce n'est probablement pas nécessaire.)

2 Attendez l'attention sur les pièces jointes.

Faites savoir à votre destinataire que la pièce jointe est là. Les gens les manquent souvent, donc une petite notification (via les phrases alternatives suggérées ci-dessus) vous aidera à éviter la confusion.

3 Si vous mentionnez un attachement, ne l'oubliez pas!

Nous avons tous fait cela. (Je l'appelle «pièce jointe».) Si vous mentionnez une pièce jointe dans votre e-mail, n'oubliez pas de la joindre. Si vous oubliez et n'attrapez votre erreur qu'après avoir frappéSend, une réponse rapide au fil disant "Voici la pièce jointe. Désolé pour ça!" devrait faire l'affaire.

4 N'attachez pas d'énormes fichiers.

Non seulement les clients de messagerie ont des limites de taille de fichiers, mais les fichiers volumineux peuvent prendre beaucoup de temps à télécharger, en particulier sur mobile. (Vous ne voulez pas manger l'attribution des données mobiles de votre destinataire, n'est-ce pas?) Si vous avez un grand fichier à transférer, utilisez un service comme Dropbox ou envoyez-le via un lien vers un document en ligne, comme Google Docs.