Trova allegato: devi avvisare il tuo pubblico?

Quando ero nuovo sul mercato del lavoro e per spedire i curriculum (anche se sto uscendo con me stesso, ammetterò che questo era ben prima dei giorni di e -mail), ho inviato le mie lettere di copertura accuratamente realizzate con una nota che leggeva:

Allegato per favore trova il mio curriculum.

Uno di questi mailing ha portato a un'intervista. Lì ero nell'ufficio con pannello in legno di un avvocato immacolato. Mentre aspettavo con ansia su una sedia di oversize in pelle di cuoio, si sedette alla sua scrivania facendo clic sulla sua cima e scansionando il mio curriculum e la lettera di accompagnamento. Alzò lo sguardo improvvisamente e sorrise, indicando la lettera. "Mi piace quando le persone scrivono" chiuse per favore trovail mio curriculum. " Non sapevo nemmeno che il tuo curriculum fosse perso! "

È stato un momento imbarazzante. Avrei imitato lo stile delle lettere di business che mi era stato insegnato in classe di battitura del liceo, per non parlare di ogni altra lettera di business che avevo visto o ricevuto. Ma questo intervistatore ha sottolineato quanto possa essere insano e soffocante. Non ho mai usatochiuso per favore ritrovarti.

In questi giorni, abbiamo maggiori probabilità di voler richiamare l'attenzione sugli allegati rispetto agli articoli inclusi in una lettera posta, ma le persone usano ancoraper favore trovatesempre allegate. Questo business scrive è necessario?

C'è qualche motivo da usareper favore trovati allegato?

No! Non c'è bisogno di questa frase. E ci sono diversi ottimi motivi per scaricarlo.

Per cominciare, sembra soffocante e vecchio stile. Anche nella corrispondenza formale, il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di comunicare in modo semplice e conversazionale, libero da parole o gergo .Trova allegatoè il gergo prolisso nel peggiore dei casi. È anche un po 'ridondante dire che qualcosa è allegato e quindi dirigere il destinatario per trovarlo.

Un'altra stranezza conallegata, per favore, trovache è un comando quando non è necessario. Il popolare blog in lingua inglese, separata da una lingua comune , lo dice in questo modo:

Non c'è bisogno di boss con l'altra persona per trovare cose, dal momento che la frase sta solo comunicando "Ho allegato un documento per te". In effetti, sarebbe semplicemente strano metterlo in un altro modulo di richiesta come

"Trova allegato" è un linguaggio legale essenziale?

Allegato Trovaletture come legale, quindi potresti chiederti se è necessario in un documento legale. Scrivere l'esperto Bryan Garner dice di no.

Vedi frasi in scatola come

Siprega di trovaregrammaticalmente corretto?

Tecnicamente, non c'è niente di sbagliato nel dire qualcosa come "Per favore trova il documento allegato". Sebbenescoprirepuò significare qualcosa cercandolo (da cui l'affermazione dell'avvocato intelligente che il mio curriculum deve essere perso),trovaanche significa riconoscere o scoprire che qualcosa è presente. Perché vuoi che il tuo destinatario scopra cosa hai allegato,ti preghiamo di trovareopere.

Ma, per i motivi che ti ho appena dato sopra, stai ancora meglio evitandolo.

Quali sono alcune alternative pertrovare allegate?

È facile evitare questa frase. Usa il linguaggio diretto e lascia cadere il gergo aziendale. Ecco alcune alternative:

• Ho allegato [articolo].
• Si prega di dare un'occhiata al [articolo] allegato.
• L'elemento [articolo] che hai chiesto è allegato.
• Per ulteriori dettagli, consultare [articolo] allegato.
• L'elemento allegato include. . .

Etichetta di attaccamento 101

Ci sono alcune linee guida di etichetta da seguire quando si utilizzano gli allegati.

1Dare un avvertimento prima di inviare un allegato se è inaspettato.

Dare al tuo destinatario preavviso quando si invia un allegato è un buon modulo. I virus trasmessi in attacco ci hanno fatto diffidare di aprire coloro che non ci aspettiamo. (Se il tuo lavoro prevede l'invio di allegati avanti e indietro regolarmente, questo probabilmente non è necessario.)

2 richiama l'attenzione sugli allegati.

Fai sapere al tuo destinatario che l'attacco è lì. Le persone spesso li mancano, quindi una piccola notifica (tramite le frasi alternative suggerite sopra) ti aiuterà a evitare la confusione.

3 Se menzioni un allegato, non dimenticarlo!

Lo abbiamo fatto tutti. (Lo chiamo "allegato".) Se menzioni un allegato nella tua e -mail, non dimenticare di allegarlo effettivamente. Se dimentichi e prendi il tuo errore solo dopo aver colpitol'invio, una rapida risposta al thread che dice "Ecco l'allegato. Ci scusiamo!" dovrebbe fare il trucco.

4 Non allegare file enormi.

Non solo i client di posta elettronica hanno limiti di dimensioni dei file, ma i file di grandi dimensioni possono richiedere molto tempo per scaricare, in particolare sui dispositivi mobili. (Non vuoi consumare l'assegnazione dei dati mobili del tuo destinatario, vero?) Se hai un file di grandi dimensioni da trasferire, utilizzare un servizio come Dropbox o inviarlo tramite un link a un documento online, come Google Documenti.