Znajdź załączony: czy musisz powiadomić odbiorców?

Kiedy byłem nowy na rynku pracy i wysyłanie wznowień (chociaż się spotykam, przyznam, że to było na długo przed czasami e -maila), wysłałem starannie wykonane listy motywacyjne z notatką, która brzmi:

Załączone proszę znaleźć moje CV.

Jedno takie wysyłki zaowocowało rozmową. Tam byłem w biurze drewnianym nieskazitelnie zadbanego prawnika. Podczas gdy z niepokojem czekałem na zbyt dużym skórzanym krześle, usiadł przy biurku, klikając jego pióro i skanując moje CV i list motywacyjny. Nagle podniósł wzrok i uśmiechnął się, wskazując na list. „Uwielbiam to, gdy ludzie piszą„ zamknięty , znajdźmoje CV ”. Nawet nie wiedziałem, że twoje CV zostało utracone! ”

To był krępujący moment. Naśladowałem styl listu biznesowego, którego nauczyłem się w liceum, nie wspominając o każdym innym liście biznesowym, który widziałem lub otrzymałem. Ale ten ankieter zwrócił uwagę, jak bezskuteczny i duszny biznes może być. Nigdy nie używałemzamkniętego, znajdźponownie.

W dzisiejszych czasach chcielibyśmy zwrócić uwagę na załączniki niż przedmioty dołączone do listu pocztowego, ale ludzie nadal używają,należy znaleźćcały czas dołączony. Czy ten biznesowy pisanie jest konieczne?

Czy jest jakiś powód do użycia,znajdź załączony?

Nie! Nie ma potrzeby tego zdania. I jest kilka wspaniałych powodów, aby go zrzucić.

Na początek brzmi duszno i ​​staromodne. Nawet w formalnej korespondencji celem powinno być komunikowanie się w prosty, konwersacyjny sposób, wolny od słów lub żargonu .Uważaj, że załączonyjest w najgorszym wypadku. Mówienie, że coś jest załączone, a następnie skierować odbiorcę, jest nieco zbędne.

Kolejną osobliwością zzałączonym należy znaleźć, że jest to polecenie, gdy nie musi być. Popularny blog języka angielskiego, oddzielony wspólnym językiem , stawia go w ten sposób:

Wokół drugiej osoby nie ma potrzeby znalezienia rzeczy, ponieważ zdanie jest po prostu komunikowanie „Załączałem dla ciebie dokument”. W rzeczywistości byłoby po prostu dziwne, aby umieścić to w innym formularzu żądania, takim jak

Czy „proszę znaleźć dołączony” niezbędny język prawny?

Załączono, znajdźodczyty takie jak legalese, więc możesz się zastanawiać, czy jest to konieczne w dokumencie prawnym. Bryan Garner, ekspert od pisania, mówi nie.

Widzisz frazy w puszkach, takie jak

Czymożesz znaleźć załączonygramatycznie poprawny?

Technicznie nie ma nic złego w powiedzeniu czegoś w stylu „Proszę znaleźć załączony dokument”. Chociażznalezieniemoże oznaczać coś, szukając tego (stąd twierdzenie Smart-Alec prawnika, że ​​moje CV musi zostać utracone),znalezienieoznacza również rozpoznanie lub odkrycie, że coś jest obecne. Ponieważ chcesz, aby Twój odbiorca odkrył to, co załączyłeś,znajdźprace.

Ale z powodów, które właśnie ci dałem powyżej, wciąż lepiej jest uniknąć tego.

Jakie są alternatywy, abyznaleźć załączone?

Łatwo jest uniknąć tego zdania. Po prostu użyj języka bezpośredniego i upuść lingo biznesowe. Oto kilka alternatyw:

• Załączałem [przedmiot].
• Spójrz na załączony [przedmiot].
• [Przedmiot], o który prosiłeś, jest załączony.
• Więcej informacji można znaleźć w załączonym [elemencie].
• Załączony [pozycja] obejmuje. . .

Etykieta przywiązania 101

Podczas korzystania z załączników należy przestrzegać kilku wytycznych etykiet.

1daj głowę przed wysłaniem załącznika, jeśli jest to nieoczekiwane.

Po wysyłce załącznika jest powiadomieniem odbiorcy, jest dobrą formą. Wirusy przenoszone przez przywiązanie sprawiły, że obawialiśmy się otwierania tych, których nie oczekujemy. (Jeśli Twoja praca polega na regularnym wysyłaniu załączników tam iz powrotem, prawdopodobnie nie jest to konieczne).

2 Zwróć uwagę na załączniki.

Poinformuj odbiorcę, że przywiązanie tam jest. Ludzie często za nimi tęsknią, więc małe powiadomienie (za pomocą alternatywnych wyników sugerowanych powyżej) pomoże ci uniknąć zamieszania.

3 Jeśli wspomniałeś o załączniku, nie zapomnij o tym!

Wszyscy to zrobiliśmy. (Nazywam to „zapaleniem przywiązania”.) Jeśli zapomnisz i złap swój błąd dopiero po uderzeniu wyślij,szybką odpowiedź na wątek z napisem „Oto załącznik. Przepraszam za to!” powinien załatwić sprawę.

4 Nie dołącz ogromnych plików.

Klienci e -mail mają nie tylko limity rozmiaru pliku, ale duże pliki mogą zająć dużo czasu, szczególnie na telefonie komórkowym. (Nie chcesz jeść przydziału danych mobilnych swojego odbiorcy, prawda?)