7 noiosi cliché e -mail e come evitare di usarli

Quando la tua giornata prevede l'invio di più e -mail, può essere una sfida non inadempiente alle frasi quotidiane che utilizziamo sempre nella comunicazione scritta. Ma ti starai mai a scrivere all'infinito "Spero che tu stia andando bene" e "Buona giornata?"

Alcuni sostengono che i cliché e -mail, sebbene siano per lo più insignificanti, hanno uno scopo. Anche se potresti non chiederti attivamente se la persona che stai inviando via email sta facendo bene o se avranno una grande giornata, eri almeno abbastanza ponderato per iniziare e terminare la tua email con quei sentimenti educati.

Ma se sei stanco di digitare le stesse linee di stock - una sorta di autopilota e -mail - ci sono alcuni modi semplici per cambiare le cose e portare la tua email da utilitaristica a unica.

Saluti

"Ciao, nome" è un modo perfettamente legittimo per iniziare la maggior parte delle e -mail, anche se ciò può dipendere dal contesto dell'email. Ma cosa succede direttamente dopo il saluto? Come saluti il ​​tuo destinatario? Ecco alcuni cliché di saluto comuni e alcune alternative.

1 "Come stai?" o "Come stai?"

Usiamo molto questo. In effetti, è così pervasivo che la maggior parte di noi lo scambia mentre leggiamo le nostre e -mail in arrivo. È accettato come educato e poche persone ne si infastidiscono definitivamente, ma ci sono opzioni se desideri cambiare le cose.

Alternative:

• Salta dentro.Non c'è niente di sbagliato nel mettersi direttamente al lavoro. Basta leggere la tua e -mail prima di inviarla per assicurarti di non essere imbattuto in brusco o ostile.
• Usa un po 'di chiacchiere.Se conosci il destinatario, non fa mai male ricordare loro che hai una relazione esistente. "Sono contento che abbiamo avuto la possibilità di chattare al pranzo di vendita di Acme il mese scorso. Spero che ti sia piaciuto il resto del tuo soggiorno a San Francisco."

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2 "Sono il nome e lavoro per la compagnia."

Sebbene di solito siano necessari in qualche forma o nell'altro quando inviare un'e -mail a qualcuno che non conosci bene (o affatto), le presentazioni possono essere noiose. Ecco alcuni trucchi da provare.

Alternativa:

• Lascia cadere un nome.Se hai una conoscenza reciproca o qualcuno ti ha fatto riferimento, prova "Ella Quint ai widget ABC mi ha suggerito di mettermi in contatto".
• Di 'loro perché stai inviando un'email.Le persone impegnate apprezzano quando arriviamo al punto. "Sto raggiungendo perché ..." o "Sto scrivendo per saperne di più ..."

3 "per la nostra conversazione ..."

Questo sembra troppo ufficiale e formale. Peggio ancora, può rivelarsi impegnativo o addirittura aggressivo.

Alternativa:

• Riaffermare la conversazione educatamente."Quando abbiamo chiacchierato la scorsa settimana, abbiamo concordato che avremmo redatto il rapporto trimestrale entro il 15 luglio."

Ci scusiamo

Hai incasinato. Succede. Ma le scuse in scatola non devono.

4 "Scusa per la risposta tardiva."

Di tanto in tanto dimentichiamo di rispondere a e -mail importanti. Ma richiamare l'attenzione sul tuo errore peggiora le cose.

Alternativa:

• Non chiedere scusa, ringrazia."Grazie per la pazienza mentre mi sono imbattuto nel mio diluvio della posta in arrivo."

5 "Mi dispiace che tu ti senta ..." o "Mi dispiace, ma ..."

Quando dici "Mi dispiace che ti senta arrabbiato" sembri come se dici "Sono arrabbiato per avere a che fare con la tua rabbia". E, naturalmente, "Mi dispiace, ma ...". significa "Non mi dispiace e farò una scusa."

Alternativa:

• Dì solo che ti dispiace.Possederlo e sii specifico. "Mi dispiace che il mio ritardo ti abbia disturbato ieri."

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Sign-off

Ti sei preso il tempo di elaborare un'e-mail unica, quindi non essere cliché per la firma.

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6 "Non vedo l'ora di sentirti."

A nessuno piace questo, perché sembra implicare "Faresti meglio a scrivere".

Alternativa:

• Usa un invito all'azione.Se vuoi sentire indietro dal tuo destinatario, dì loro cosa vuoi che facciano. "Per favore, fammi sapere entro il 13 settembre se potrai partecipare?"

7 "Grazie in anticipo."

Sebbene uno studio dell'email App Boomerang ha valutato "grazie in anticipo" come firma con il più alto tasso di risposta, non è il miglior firma per la creazione di buona volontà. Come "non vedo l'ora di sentire da te", ha un tono di "Mi aspetto che tu lo faccia".

Alternativa:

• Offrire apprezzamento.Invece di sembrare impegnativo, apprezzato. "Sono grato per il tuo aiuto su ..."

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