7 كليشيهات البريد الإلكتروني الممل ، وكيفية تجنب استخدامها

عندما يتضمن يومك إرسال رسائل بريد إلكتروني متعددة ، يمكن أن يكون تحديًا عدم الافتراضي للعبارات اليومية التي نستخدمها طوال الوقت في التواصل المكتوب. ولكن هل سبق لك أن سئمت من كتابة ما لا نهاية "أتمنى أن تكون بخير" و "أتمنى لك يومًا رائعًا؟"

يجادل البعض بأن كليشيهات البريد الإلكتروني ، على الرغم من أنها لا معنى لها في الغالب ، لها غرض. على الرغم من أنك قد لا تتساءل بنشاط عما إذا كان الشخص الذي ترسله عبر البريد الإلكتروني يعمل بشكل جيد ، أو ما إذا كان سيكون له يوم عظيم ، إلا أنك على الأقل مدروس بما يكفي لبدء وإنهاء بريدك الإلكتروني مع تلك المشاعر المهذبة.

ولكن إذا كنت قد سئمت من كتابة خطوط الأسهم نفسها - نوع من الطيار الآلي للبريد الإلكتروني - فهناك بعض الطرق البسيطة لتغيير الأشياء وأخذ بريدك الإلكتروني من النفعية إلى الفريدة.

تحيات

"مرحبًا ، الاسم" هي طريقة مشروعة تمامًا لبدء معظم رسائل البريد الإلكتروني ، على الرغم من أن ذلك قد يعتمد على سياق البريد الإلكتروني. ولكن ماذا يحدث مباشرة بعد التحية؟ كيف تحية المستلم الخاص بك؟ فيما يلي بعض الكليشيهات المعايدة الشائعة وبعض البدائل.

1 "كيف حالك؟" أو "كيف حالك؟"

نستخدم هذا كثيرًا. في الواقع ، من الانتشار إلى درجة أن معظمنا يتخطى ما وراءه حيث نقرأ رسائل البريد الإلكتروني الواردة لدينا. تم قبولها على أنها مهذبة ، وعدد قليل من الناس يشعرون بالضيق التام من ذلك ، ولكن هناك خيارات إذا كنت ترغب في تغيير الأمور.

البدائل:

• القفز مباشرة.لا حرج في الانتقال مباشرة إلى العمل. ما عليك سوى قراءة بريدك الإلكتروني قبل إرساله للتأكد من أنك لم تصادفها بشكل مفاجئ أو غير ودي.
• استخدم القليل من الحديث الصغير.إذا كنت تعرف المستلم ، فلا يضر أبدًا بأن لديك علاقة حالية. "أنا سعيد لأن لدينا فرصة للدردشة في غداء مبيعات ACME الشهر الماضي. آمل أن تكون قد استمتعت ببقية إقامتك في سان فرانسيسكو."

ذات الصلة: 5 بدائل أفضل لـ "آمل أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا"

2 "أنا الاسم وأعمل لدى الشركة."

على الرغم من أنها عادة ما تكون ضرورية في شكل أو آخر عند إرسال بريد إلكتروني إلى شخص لا تعرفه جيدًا (أو على الإطلاق) ، فقد تكون المقدمات باهتة. فيما يلي بعض الحيل التي يجب تجربتها.

بديل:

• إسقاط اسم.إذا كان لديك أحد معارفك المتبادل أو أحالك شخص ما ، فحاول "Ella Quint at ABC Widgets اقترحت الاتصال".
• أخبرهم لماذا ترسل بريدًا إلكترونيًا.الناس المشغولين يقدرون عندما نصل إلى هذه النقطة. "أنا أتواصل بسبب." أو "أنا أكتب لمعرفة المزيد عن.."

3 "لكل محادثتنا."

هذا واحد يبدو مسكيا جدا ورسميا. والأسوأ من ذلك ، يمكن أن تصادفها على أنها مطالبة ، أو حتى عدوانية.

بديل:

• أعد المحادثة بأدب."عندما تجاذبنا أطراف الحديث الأسبوع الماضي ، اتفقنا على أن نقوم بصياغة التقرير الفصلي بحلول 15 يوليو."

الاعتذار

لقد أفسدت. يحدث ذلك. لكن الاعتذار المعلب لا يجب أن.

4 "آسف على الرد المتأخر."

ننسى جميعًا الرد على رسائل البريد الإلكتروني المهمة من وقت لآخر. لكن لفت الانتباه إلى خطأك يجعل الأمور أسوأ.

بديل:

• لا تقل آسف ، قل شكرا."شكرا لصبرك أثناء خوضها من خلال طوفتي في صندوق الوارد."

5 "أنا آسف لأنك تشعر.". أو "أنا آسف ، لكن."

عندما تقول "أنا آسف لأنك تشعر بالغضب" ، فأنت تبدو كما لو كنت تقول "أنا منزعج من أنني يجب أن أتعامل مع غضبك". وبالطبع ، "أنا آسف ، لكن." يعني "أنا لست آسف وسأحمل عذرًا".

بديل:

• فقط قل أنك آسف.تملكها ، وكن محددًا. "أنا آسف تأخرني عن إزعاجك بالأمس."

ذات الصلة: كيفية كتابة خطاب اعتذار

تسجيلات

لقد قضيت الوقت الكافي لصياغة بريد إلكتروني فريد من نوعه ، لذلك لا تتخلى عن تسجيل الدخول.

ذات الصلة: كيفية إنهاء البريد الإلكتروني: 9 أفضل وأسوأ تسجيلات البريد الإلكتروني

6 "نتطلع إلى الاستماع منك."

لا أحد يحب هذا ، لأنه يبدو أنه "من الأفضل أن تكتب".

بديل:

• استخدم دعوة إلى العمل.إذا كنت تريد أن تسمع من المستلم ، فأخبرهم بما تريد أن يفعلوه. "هل من فضلك أخبرني بحلول 13 سبتمبر إذا كنت ستتمكن من الحضور؟"

7 "شكرا مقدما".

على الرغم من أن دراسة أجراها تطبيق البريد الإلكتروني Boomerang تم تصنيفها "شكرًا مقدماً" على أنها تسجيل الدخول بأعلى معدل استجابة ، فإنه ليس أفضل تسجيل لإنشاء حسن النية. مثل "نتطلع إلى الاستماع منك" ، فإن له نغمة "أتوقع منك أن تفعل ذلك".

بديل:

• تقديم التقدير.بدلا من السبر المتطلب ، والكمية التقديرية. "أنا ممتن لمساعدتكم."

المزيد من القواعد النحوية:

12 أشياء تكتب عنها عندما تكون جديدًا من الأفكار

إليك كيفية إنهاء أي شيء تبدأه

دليل الكاتب لإنشاء نسخة وسائل التواصل الاجتماعي من IDEA إلى النشر