7 clichés par e-mail ennuyeux, et comment éviter de les utiliser

Lorsque votre journée implique d'envoyer plusieurs e-mails, il peut être difficile de ne pas défaut aux phrases quotidiennes que nous utilisons tout le temps dans la communication écrite. Mais vous en avez jamais assez de taper sans cesse "J'espère que vous allez bien" et "Passez une bonne journée?"

Certains soutiennent que les clichés par e-mail, bien qu'ils soient principalement dénués de sens, aient un but. Bien que vous ne puissiez pas activement vous demander si la personne que vous envoyez un e-mail se porte bien, ou si elle aura une excellente journée, vous étiez au moins assez réfléchi pour commencer et mettre fin à votre e-mail avec ces sentiments polis.

Mais si vous en avez assez de taper les mêmes lignes de stock - une sorte de pilote automatique de courrier électronique - il y a des moyens simples de changer les choses et de passer votre e-mail de l'utilitaire à unique.

Salutations

«Salut, Nom» est un moyen parfaitement légitime de commencer la plupart des e-mails, bien que cela puisse dépendre du contexte de l'e-mail. Mais que se passe-t-il directement après la salutation? Comment saluez-vous votre destinataire? Voici quelques clichés de salutation courants et quelques alternatives.

1 "Comment vas-tu?" ou "Comment vas-tu?"

Nous utilisons beaucoup celui-ci. En fait, il est si omniprésent que la plupart d'entre nous le dépassent tout en lisant nos e-mails entrants. Il est accepté comme poli, et peu de gens en sont purement agités, mais il y a des options si vous souhaitez changer les choses.

Alternatives:

• Sautez bien.Il n'y a rien de mal à passer directement aux affaires. Lisez simplement votre e-mail avant de l'envoyer pour vous assurer que vous n'avez pas apparu comme abrupte ou hostile.
• Utilisez un peu de petite conversation.Si vous connaissez le destinataire, cela ne fait jamais de mal de leur rappeler que vous avez une relation existante. «Je suis content que nous ayons eu la chance de discuter lors du déjeuner de vente d'ACME le mois dernier. J'espère que vous avez apprécié le reste de votre séjour à San Francisco.»

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2 «Je suis un nom et je travaille pour l'entreprise.»

Bien qu'ils soient généralement nécessaires sous une forme ou une autre lorsque vous envoyez un e-mail à quelqu'un que vous ne connaissez pas bien (ou pas du tout), les présentations peuvent être ternes. Voici quelques astuces à essayer.

Alternative:

• Déposez un nom.Si vous avez une connaissance mutuelle ou si quelqu'un vous a référé, essayez «Ella Quint at ABC Widgets a suggéré de contacter.»
• Dites-leur pourquoi vous envoyez un e-mail.Les gens occupés apprécient quand nous arrivons au point. «Je tends la main parce que ...» ou "J'écris pour en savoir plus sur ..."

3 ”par notre conversation ..."

Celui-ci semble trop officieux et formel. Pire, il peut apparaître comme exigeant, voire agressif.

Alternative:

• Reposez poliment la conversation."Lorsque nous avons discuté la semaine dernière, nous avons convenu que nous rédigerions le rapport trimestriel d'ici le 15 juillet."

Excuses

Vous avez gâché. Ça arrive. Mais des excuses en conserve n'ont pas à le faire.

4 "Désolé pour la réponse tardive."

Nous oublions tous de répondre à des e-mails importants de temps en temps. Mais attirer l'attention sur votre erreur ne fait qu'empirer les choses.

Alternative:

• Ne dites pas désolé, dites merci.«Merci pour votre patience pendant que je pataugeais dans mon déluge de boîte de réception.»

5 «Je suis désolé que vous vous sentiez ...» ou "Je suis désolé, mais ..."

Quand vous dites "je suis désolé que vous vous sentiez en colère", vous avez l'air de dire "je suis bouleversé de devoir faire face à votre colère." Et, bien sûr, "Je suis désolé, mais ..." signifie "Je ne suis pas désolé et je vais faire une excuse."

Alternative:

• Dites simplement que vous êtes désolé.Possédez-le et soyez précis. «Je suis désolé que mon retard vous ait dénoncé hier.»

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Panneaux

Vous avez pris le temps de créer un e-mail unique, alors ne vous faites pas cliché sur le panneau.

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6 "Au plaisir de vous entendre."

Personne n'aime celui-ci, car cela semble impliquer «vous feriez mieux de réécrire».

Alternative:

• Utilisez un appel à l'action.Si vous voulez entendre votre destinataire, dites-leur ce que vous voulez qu'ils fassent. «Pourriez-vous me faire savoir d'ici le 13 septembre si vous pourriez y assister?»

7 «Merci d'avance».

Bien qu'une étude de l'application de messagerie Boomerang ait évalué «merci à l'avance» comme déconnexion avec le taux de réponse le plus élevé, ce n'est pas la meilleure panneau de signalisation pour créer de la bonne volonté. Comme «Au plaisir de vous entendre», il a un ton de «Je m'attends à ce que vous fassiez cela».

Alternative:

• Offrir une appréciation.Au lieu de sembler exigeant, sonore d'appréciation. «Je suis reconnaissant de votre aide sur ...»

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